منابع انسانی “HR” در سازمان یکی از واحد های استراتژیک در ارتقای کسب و کار است. موفقیت، اثربخشی و کارایی سازمان شما به شدت به کیفیت افرادی که استخدام می کنید بستگی دارد , همچنین اگر فرآیند منابع انسانی قوی نداشته باشید، تأثیر زیادی در عملکرد سازمان خواهد داشت.
واحد منابع انسانی در سازمان فرایند های تجاری زیادی را مدیریت می کند, به عنوان مثال استخدام افراد مناسب برای سازمان , غربالگری افراد و گزارش گیری و ……. در این واحد انجام می شود . کارهایی که در بالا ذکر شده یک فرایند کاملا طولانی است و نیاز به کمک چندین واحد در سازمان دارد.
اما نگران نباشید ابزارهای زیادی برای ساده کردن فرآیندهای سازمان وجود دارد. در این وبلاگ، ما با جزئیات خواهیم دید که فرایند های منابع انسانی چیست، چرا نرم افزار bpms برای سازمان مهم است و چگونه باعث افزایش کارایی می شود .
قبل از بررسی مزایای مدیریت فرایند کسب و کار در منابع انسانی نگاهی به برخی از فرایند های که به طور مستقیم یا غیرمستقیم در واحد منابع انسانی از آن استفاده می شود بیاندازیم . این فرآیند ها شامل:
- استخدام
- استعفا و فسخ قرار داد
- مدیریت سوابق کارکنان
- حقوق و دستمزد
- گزارش زمان و مرخصی
- برنامه ریزی
- آموزش و توسعه
- عملکرد و ارزیابی ها
- زمان بندی منابع
- بودجه بندی و کنترل موقعیت ها
- انطباق
- و…
فهرست بالا نقش منابع انسانی را در برخی از فرآیندهای سازمان نشان می دهد. اگر یکی از این فرایند ها به درستی انجام نشود، ممکن است مشکلاتی در عملکرد سازمان ایجاد کند.
فرآیند های که در بالا بیان شده را را می توان به عنوان مستندسازی وظایف یا گردش کاری تعریف کرد که توسط واحد منابع انسانی مدیریت می شود.
بیشتر بخوانید : دلایل مهم مکانیزه کردن فرآیند های سازمانی
نقش سیستم bpms در منابع انسانی
سیستم bpms برای مدیریت و تعریف فرایند های گوناگون و خودکار سازی آن ها طراحی شده است . کسب و کار ها با استفاده از سامانه bpms می توانند فرم های الکترونیکی مورد نظر خود را طراحی و فرایند های مختلف در سازمان را خودکار کنند . برخی از فرم های طراحی شده با نرم افزار مدیریت فرایند bpms شامل : دریافت و ثبت رزومه، درخواست مرخصی و اضافه‌کاری و …
برخی از کاربرد های نرم افزار bpms که در نرم افزار منابع انسانی نیز قابل استفاده است :
- دریافت رزومه و بررسی برای استخدام کارکنان
- برگزاری آزمون‌های آنلاین برای آموزش
- مدیریت قراردادها و حقوق
- مدیریت حضور و غیاب کارکنان
- مدیریت درخواست های کارکنان
مزایای استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار درمدیریت منابع انسانی
مزیت های سامانه bpms در مکانیزه کردن فرآیند HR شامل :
استانداردسازی
مکانیزه کردن فرآیند منابع انسانی به استانداردسازی کار سازمان کمک می‌کند، زمانی که برخی از فرآیندها به دلیل تغییرات پرسنل مختل می‌شود، به راحتی می‌توانید مشکلات را شناسایی کنید.
مسئولیت پذیری
با کمک نرم افزار BPMS بررسی فرایند ها و رفع مشکلات موجود در سازمان راحت تر می شود ، همچنین مسئولیت پذیری افزایش می یابد زیرا راحت تر می توانید پیدا کنید که هر فرد چه مسئولیت و وظایفی را بر عهده گرفته است.
پیشرفت
استفاده از نرم افزار BPMS در منابع انسانی ، بسیاری از کارها ساده می شود. به عنوان مثال استخدام افراد جدید و یا فرایند تایید مرخصی و.. ساده تر و انجام می شود . این نرم افزار پیشرفت یکپارچه را از نظر گردش کار امکان پذیر می کند.
گاهی اوقات گزارشات موجود در BPMS مانند داده‌ها،فعالیت افراد و … را نشان می‌دهند تا کارمندان با خطای کمتری کار کنند.
ارائه راه‌حل‌های بهتر
با کمک سامانه BPMS، بخش منابع انسانی در سازمان زمان و منابع بیشتری برای ارائه راه حل های بهتر در صورت بروز مشکلات یا تغییر خواهد داشت.
کاهش هزینه
با خودکار شدن برخی از فرایند های سازمان و افزایش سرعت انجام آن بسیاری از هزینه های سازمان نیز کاهش پیدا می کند . از سوی دیگه خودکار شدن فرایندها و غیر حضوری شدن درخواست و پیگیری آن یکی از دلایل به کاهش هزینه به کمک سامانه BPMS است .
بهبود کیفیت
سازمان‌ها با نرم‌افزار BPMS می‌توانند بسیاری از فرآیندهای مربوط با واحد منابع انسانی را به صورت الکترونیکی طراحی کنند ؛ همچنین فرم‌های الکترونیکی برای ثبت درخواست‌ها و ذخیره‌سازی استفاده کنند، که این موارد باعث بهبود کیفیت فرآیندها و افزایش سرعت رسیدگی می شود.
چرا BPM برای مدیریت منابع انسانی مهم است؟
به عنوان یک کارکرد کلیدی در هر سازمان، انتظار می رود منابع انسانی نقش مهمی در هدایت اهداف کسب و کار ایفا کند. منابع انسانی می تواند به سازمان ها کمک کند تا با بهینه سازی فرآیندهای تجاری خود به کارایی بیشتری دست یابند.
نرم افزار BPMS می تواند متناسب با نیازهای کسب و کار شما سفارشی شود و با ارائه یک راه حل منعطف و یکپارچه نرم افزار به سازمان کمک کند . ارائه کنترل بیشتر بر فرآیند و بهبود ارتباطات بین بخش ها می تواند به بهینه سازی عملیات، افزایش کارایی و دستیابی به نتایج بهتر برای سازمان کمک کند.
استفاده از اتوماسیون اداری در منابع انسانی می تواند با اطمینان از جمع آوری اطلاعات مناسب از کارکنان در طول فرآیند استخدام، به نرم افزار BPMS نیز کمک کند.
این اطلاعات همچنین می تواند برای بررسی عملکرد کارکنان، پاداش و فرصت های شغلی آینده مورد استفاده قرار گیرد. اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS در منابع انسانی می تواند به بهبود کارایی کلی کسب و کار کمک کند.
بیشتر بخوانید : نرم افزار bpms چیست؟
نرم افزار BPMS پیوند , موفقیت در مدیریت منابع انسانی
سیستم BPMS پیوند براساس نیاز های سازمان و شرکت ها شخصی سازه شده . با استفاده از نرم افزار BPMS پیوند در کنار نرم افزار های دیگر سازمان می توانید فرآیند های مختلفی در اتوماسیون تعریف کنید . این سیستم با ایجاد فرم هایی با مراحل مختلف به ساده سازی عملکرد سازمان کمک می کند.
- مبتنی بر تکنولوژیهای متن باز
- سرعت بسیار بالا
- مبتنی بر وب و مستقل از سکو
- دارای گواهی امنیت آزمایشگاه آپا دانشگاه فردوسی مشهد
- رابط کاربری ساده
- امکان طراحی و پیاده سازی انواع فرم های سازمانی بدون محدودیت تعداد فرم
- پشتیبانی از کنترل نسخه
- تعریف انواع مجوزهای دسترسی برروی تک تک فیلدهای اطلاعاتی فرم ها
- گزارش ساز پویا
- یکپارچگی کامل با سامانه گردش مکاتبات
- و….
نتیجه گیری
بهینه سازی عملیات برای به حداکثر رساندن نتایج سازمان چیز جدیدی نیست . با این حال،فرآیندهای جدیدی به طور خاص در بخش های منابع انسانی وجود دارد که به دنبال بهبود میزان رضایت و کمک به شرکت ها برای عملکرد کارآمدتر هستند. به عنوان مثال، استفاده از فناوری جدید برای خودکارسازی فرآیندها در هر کسب و کاری رو به افزایشی است.
سریعترین راه برای ایجاد تغییرات، داشتن یک استراتژی بهتر و استفاده از نرم افزار BPMS است.