مدیریت مؤثر مکاتبات، مستندات و گردش کار در سازمان‌ها بدون اتوماسیون اداری بسیار مشکل است. بنابراین تعجبی ندارد که مدیران دیر یا زود به سراغ اتوماسیون بروند. در این شرایط یکی از اولین پرسش‌هایی که باید پاسخ داده شود، این است: تفاوت نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب و نصبی چیست؟ چرا که این انتخاب فقط یک موضوع فنی ساده نیست، بلکه تصمیمی است استراتژیک که بر بهره‌وری روزانه، امنیت داده‌ها، سرعت اجرای پروژه‌ها و حتی آینده رشد سازمان تأثیر می‌گذارد.
در این مقاله از سماتوس قصد داریم به این سوال پاسخ بدهیم تا مشخص شود نسخه تحت وب و نصبی چه مزایا و محدودیت‌هایی دارند و چرا در بسیاری از موارد نسخه تحت وب انتخاب بهتری است.
تفاوت‌های اصلی بین نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب و نصبی
پیش از ورود به جزئیات، باید بدانیم که اصلی‌ترین تفاوت نرم‌افزار تحت وب و نصبی در شیوه دسترسی و نحوه مدیریت است؛ نسخه نصبی روی سیستم داخلی سازمان نصب می‌شود و معمولاً نیازمند تیم پشتیبانی IT و زیرساخت سخت‌افزاری است. اما نسخه تحت وب روی بستر اینترنت و مرورگر اجرا می‌شود و کاربران می‌توانند بدون توجه به مکان و دستگاه، به آن دسترسی داشته باشند. این تفاوت ظاهراً ساده، روی مواردی مثل دسترسی، هزینه‌ها، امنیت، سرعت راه‌اندازی، نگهداری و حتی قابلیت توسعه نرم‌افزار اثر می‌گذارد. در ادامه برخی از مهم‌ترین تفاوت‌های بین نرم‌افزار اتوماسیون تحت وب و نصبی را مرور می‌کنیم.
۱. دسترسی و کاربری؛ کدام گزینه دسترسی آسان‌تری دارد؟
اولین تفاوت نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب و نصبی در زمینه دسترسی و کاربری است. اتوماسیون قرار است کارها را ساده‌تر و سریع‌تر کند، اما اگر کاربران نتوانند در هر لحظه و از هر مکان وارد سیستم شوند، خودِ نرم‌افزار به مانعی در کار روزانه تبدیل می‌شود.
در نسخه نصبی، کارمندان تنها در صورتی می‌توانند به سامانه دسترسی داشته باشند که پشت یک رایانه سازمانی بنشینند یا از طریق شبکه داخلی متصل شوند. این یعنی کارکنانی که در سفر هستند، مدیرانی که جلسه خارجی دارند یا حتی کارمندان دورکار، در عمل از چرخه کاری کنار گذاشته می‌شوند و هر بار که نیاز فوری به امضا یا تأیید وجود دارد، فرآیند متوقف می‌شود تا فرد به دفتر برگردد و به سیستم دسترسی پیدا کند. این محدودیت به‌ویژه در سازمان‌های امروزی که همکاری از راه دور و سرعت تصمیم‌گیری اهمیت زیادی دارد، می‌تواند اثرات منفی‌ای روی عملکرد بگذارد.
در مقابل، نسخه تحت وب با اتکا به دسترسی آنلاین از طریق مرورگر، این محدودیت‌ها را از میان برمی‌دارد؛ کارمند یا مدیر فارغ از اینکه پشت میز کار است یا در مسیر سفر، فقط کافی است اینترنت داشته باشد تا بتواند وارد سیستم شود.
برای درک بهتر موضوع تصور کنید یک بانک منطقه‌ای برای اتوماسیون اداری خود نسخه نصبی تهیه می‌کند. مدیران وقتی در سفر کاری هستند، برای امضای یک سند مهم باید به دفتر مرکزی برگردند چون دسترسی فقط از طریق شبکه داخلی ممکن است. همین رفت‌وآمد باعث تأخیر در امضاها می‌شود و بعضی تصمیم‌ها هفته‌ها عقب می‌افتد.
حالا همان بانک اتوماسیون اداری تحت وب پیوند را جایگزین می‌کند و مدیر در هر نقطه‌ای که باشد تنها با مرورگر وارد سیستم می‌شود، اسناد را بررسی می‌کند و همان روز امضا می‌زند. این تغییر ساده دسترسی، فرآیند تصمیم‌گیری را از حالت کند و مقطعی به یک جریان روان و بدون مرز تبدیل می‌کند.
۲. هزینه‌ها و منابع مورد نیاز؛ کدام نسخه به‌صرفه‌تر است؟
وقتی صحبت از هزینه‌های اتوماسیون اداری می‌شود، نباید فقط به قیمت خرید اولیه نرم‌افزار سازمانی توجه کرد. نسخه‌های نصبی معمولاً نیازمند زیرساخت سخت‌افزاری قوی هستند؛ سرور اختصاصی، تجهیزات ذخیره‌سازی، سیستم‌های پشتیبان برق و حتی فضای فیزیکی مناسب.
علاوه بر این‌ها، سازمان باید تیم IT آموزش‌دیده هم داشته باشد که بتواند نصب، نگهداری و به‌روزرسانی‌های دوره‌ای را انجام دهد. همه این موارد هزینه‌های ثابت و جاری را بالا می‌برد و فشار مالی قابل توجهی به سازمان تحمیل می‌کند. این در حالی است که بسیاری از سازمان‌ها به‌ویژه شرکت‌های کوچک و متوسط، ترجیح می‌دهند منابع خود را صرف توسعه خدمات یا محصولات اصلی کنند، نه نگهداری یک زیرساخت پیچیده. نسخه تحت وب از این نظر به‌صرفه‌تر است، که اغلب یکبار خریداری می‌شود. البته خدمات پشتیبانی به صورت اشتراک دوره‌ای ارائه می‌شود و باید برای آن هزینه جدا بپردازید اما در مجموع هزینه‌ها قابل پیش‌بینی و کنترل هستند.
۳. پشتیبان‌گیری و امنیت اطلاعات؛ کدام نسخه مطمئن‌تر است؟
تفاوت نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب و نصبی در زمینه امنیت نیز چشمگیر است؛ امنیت داده‌ها یکی از جدی‌ترین دغدغه‌های سازمان‌ها در انتخاب نرم‌افزارهای اداری است. در مدل نصبی، مسئولیت کامل حفاظت از داده‌ها بر عهده سازمان است. این یعنی تیم IT باید به‌طور منظم بکاپ بگیرد، به تهدیدهای امنیتی پاسخ دهد و در صورت وقوع حادثه‌ای مثل قطع برق یا خرابی سرور، سریعاً اطلاعات را بازیابی کند. کوچک‌ترین سهل‌انگاری می‌تواند منجر به از دست رفتن داده‌های حیاتی یا حتی نارضایتی مشتریان شود.
در مقابل، نسخه‌های تحت وب معمولاً روی سرورهای امن و استاندارد میزبانی می‌شوند که تیم‌های تخصصی آن‌ها به‌طور ۲۴ ساعته مسئول امنیت و پشتیبان‌گیری هستند. همین باعث می‌شود احتمال از دست رفتن داده‌ها به حداقل برسد و سازمان بتواند با اطمینان بیشتری فعالیت کند.
۴. سرعت راه‌اندازی و شروع به کار؛ کدام مدل سریع‌تر است؟
یکی از معیارهای مهم برای سازمان‌ها، سرعت بهره‌برداری است. در نسخه نصبی، فرایند پیاده‌سازی اتوماسیون اداری طولانی و پرهزینه است؛ چرا که نرم‌افزار باید روی سیستم نصب شود، پیکربندی شبکه انجام گیرد و هر کاربر نرم‌افزار را روی دستگاه خود نصب کند. این فرایند ممکن است هفته‌ها یا حتی ماه‌ها طول بکشد و در این مدت، کارکنان مجبورند همچنان با روش‌های قدیمی کار کنند. چنین تاخیری می‌تواند پروژه‌های حیاتی سازمان را کند یا حتی متوقف کند.
در مقابل، نسخه تحت وب تقریباً در مدت کوتاهی قابل استفاده است. کافی است نرم‌افزار روی سرور و سایر سیستم‌های سازمان نصب و همگام‌سازی شود. پس از انجام تنظیمات شبکه، یک لینک دعوت در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد که می‌توانند با مرورگر وارد لینک شوند و بدون نیاز به نصب یا پیکربندی پیچیده شروع به کار کنند.
۵. به‌روزرسانی و نگهداری؛ کدام نسخه مناسب‌تر است؟
تفاوت نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب و نصبی در زمینه به‌روزرسانی و نگهداری نیز مشهود است؛ در نسخه‌های نصبی، تیم IT باید همه سیستم‌ها را به‌طور جداگانه به‌روزرسانی کند. این یعنی هماهنگی گسترده، صرف زمان زیاد و در بسیاری موارد توقف موقت فعالیت سیستم. گاهی هم به دلیل مشغله یا خطا، بعضی دستگاه‌ها دیرتر به‌روز می‌شوند و همین ناسازگاری نسخه‌ها باعث ایجاد اختلال در کار می‌شود.
اما نسخه‌های تحت وب با به‌روزرسانی مرکزی این چالش را حل می‌کنند؛ به این صورت که به‌محض اینکه نسخه جدید منتشر شود، همه کاربران بدون دخالت دستی به آن دسترسی پیدا می‌کنند. این یعنی سازمان همیشه با آخرین امکانات و بالاترین سطح امنیت کار می‌کند، بدون اینکه نیازی به صرف منابع و زمان اضافی باشد.
۶. انعطاف و قابلیت توسعه؛ کدام نسخه پاسخگوی تغییرات آینده سازمان است؟
سازمان‌های پربازده در طول زمان دائما در حال رشد و توسعه‌اند و مدام تغییر می‌کنند. در نتیجه نیازهای جدید به وجود می‌آید، واحدهای تازه شکل می‌گیرند و سیستم‌های دیگر باید با اتوماسیون هماهنگ شوند. در نسخه نصبی، هر تغییری به معنی صرف هزینه، زمان و منابع زیاد است؛ از خرید سخت‌افزار گرفته تا توسعه ماژول‌های سفارشی.
این محدودیت باعث می‌شود سازمان‌ها در مواجهه با تغییرات کند عمل کنند. اما نسخه‌های تحت وب معمولاً APIها و ماژول‌های آماده ارائه می‌کنند و در نتیجه انعطاف بیشتری دارند. هر وقت سازمان به قابلیت جدیدی نیاز داشته باشد، می‌تواند آن را به‌سرعت اضافه کند و با سیستم‌های دیگر یکپارچه سازد. این انعطاف به‌ویژه در بازارهای رقابتی امروز یک ضرورت است نه یک انتخاب.
مثلا یک شرکت فناوری را تصور کنید که برای افزودن قابلیت جدید در نسخه نصبی باید هفته‌ها منتظر تیم توسعه بماند تا ماژول‌های تازه را نصب و دوباره همه سیستم‌ها را پیکربندی کنند. این روند وقت‌گیر باعث می‌شود پاسخگویی به نیازهای جدید مشتریان با تأخیر صورت گیرد.
همان شرکت وقتی نسخه تحت وب را نصب می‌کند، امکانات جدید به‌صورت فوری و روی همان بستر آنلاین اضافه می‌شوند. مثلا اگر واحد فروش نیاز به اتصال به CRM داشته باشد یا بخش مالی بخواهد گزارش تازه‌ای تولید کند، سیستم در کمترین زمان این قابلیت‌ها را فعال می‌کند. نتیجه این است که شرکت همواره آماده انطباق با تغییرات بازار باقی می‌ماند.
جدول مقایسه انواع نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و نصبی
در جدول زیر به طور خلاصه اتوماسیون اداری نصبی و تحت وب را مقایسه کرده‌ایم:
معیار مقایسه | نسخه تحت وب | نسخه نصبی |
دسترسی | از هر دستگاه و مکان با اینترنت | محدود به شبکه داخلی |
هزینه‌ها و منابع مورد نیاز | اشتراک سالانه یا خرید یکباره، بدون نیاز به سرور و تیم IT بزرگ | هزینه خرید سرور، نگهداری و نیروی انسانی |
امنیت و پشتیبان‌گیری | بکاپ خودکار و متمرکز در چند سرور | وابسته به تیم داخلی، ریسک خطای انسانی |
سرعت راه‌اندازی و شروع به کار | سریع، در حد چند روز | زمان‌بر، گاهی چند ماه |
به‌روزرسانی و نگهداری | بروزرسانی خودکار و بدون توقف سیستم | نیازمند نصب دستی و توقف‌های موقت |
انعطاف و قابلیت توسعه | اتصال آسان به سایر سیستم‌ها | محدودیت در یکپارچه‌سازی و هزینه بالا |
جمع‌بندی
در این مقاله دیدیم که تفاوت نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب و نصبی تنها در نحوه نصب یا استفاده نیست، بلکه روی همه ابعاد سازمان اثر می‌گذارد. از دسترسی آسان و هزینه‌های کمتر گرفته تا امنیت بهتر، سرعت راه‌اندازی، به‌روزرسانی بدون دردسر و امکان توسعه سریع؛ نسخه تحت وب در بیشتر این موارد به نسخه نصبی برتری دارد.
البته این به آن معنا نیست که نسخه نصبی هیچ کاربردی ندارد؛ سازمان‌هایی با الزامات امنیتی خاص یا زیرساخت‌های داخلی قوی ممکن است همچنان نسخه نصبی را ترجیح دهند. اما برای بیشتر شرکت‌ها و به‌ویژه کسب‌وکارهایی که به دنبال سرعت، انعطاف و کاهش هزینه‌ها هستند، انتخاب نسخه تحت وب هوشمندانه‌تر است؛ چنین انتخابی نه‌تنها بهره‌وری روزانه را افزایش می‌دهد و مقرون به صرفه است، بلکه زمینه رشد پایدار و انطباق با تغییرات آینده را نیز فراهم می‌سازد.
اگر می‌خواهید درباره مقایسه انواع نرم افزار اتوماسیون اداری در ایران بیشتر بدانید، با همکاران ما در سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
تفاوت نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب و نصبی در شش بخش اصلی خلاصه می‌شوند:
- دسترسی و کاربری
- هزینه‌ها و منابع مورد نیاز
- امنیت و پشتیبان‌گیری
- سرعت راه‌اندازی و شروع به کار
- به‌روزرسانی و نگهداری
- انعطاف و قابلیت توسعه
به خاطر دسترسی آسان، هزینه پایین‌تر، امنیت بیشتر و قابلیت توسعه سریع، نسخه تحت وب برای اکثر سازمان‌ها انتخاب بهینه‌تری است.
نسخه نصبی نیاز به هزینه‌های سخت‌افزار، تیم پشتیبانی و نگهداری دارد، اما نسخه تحت وب تنها با یک یکبار هزینه برای خرید یا اشتراک دوره‌ای و بدون تجهیزات سنگین اداره می‌شود؛ بنابراین ارزان‌تر است.
سازمان‌هایی با الزامات امنیتی خاص یا زیرساخت‌های قوی داخلی همچنان نسخه نصبی را ترجیح می‌دهند، هرچند این گزینه برای اکثر شرکت‌ها مقرون‌به‌صرفه نیست.