حفظ و مدیریت داده ها به صورت یک فرآیند ثابت در تمام شرکت ها و سازمان ها به صورت دستی و الکترونیکی وجود داشته است . با پیشرفت تکنولوژی و اینترنت و بایگانی الکترونیکی اسناد به یک ضرورت تبدیل شده است.
بایگانی الکترونیکی مسئول حفظ داده ها برای دسترسی آسان و در عین حال جلوگیری از هرگونه از دست دادن و فساد اطلاعات در سازمان ها است.
بنابراین استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد DMS با راه‌حل بایگانی الکترونیکی ,پاسخگویی به چالش‌های حفظ و امنیت اطلاعات ارا در طولانی‌مدت را تضمین می‌کند
در این مقاله ما راهنمای جامعی برای پاسخ به سوال بایگانی الکترونیکی چیست و هدف آن بررسی می کنیم با ما در ادامه همراه باشید .
بایگانی الکترونیکی چیست ؟
بایگانی اسناد و مدارک به فرآیندی گفته می شود که اسناد و مدارکی که قابل استفاده نیست و کمتر استفاده می شود را به صورت دیجیتالی بایگانی می کند.
بایگانی الکترونیکی فرآیند حفظ و سازماندهی داده های دیجیتال برای دسترسی طولانی مدت و بازیابی است. به عبارت ساده، جایگزینی برای آرشیو کاغذی است که شامل ذخیره سازی سیستمی سوابق و اطلاعات الکترونیکی می شود.
بایگانی الکترونیکی شامل ایجاد یک رویکرد ساختاریافته برای ذخیره اسناد دیجیتال و در عین حال حفظ یکپارچگی ایمن است. این فرآیند با پیاده‌سازی کامل ابزارها و استراتژی‌هایی که به بهترین وجه با نیازهای سازمان شما سازگار هستند، به دست می‌آید. به عبارت ساده، بایگانی الکترونیکی نه تنها یک فایل را در دستگاه شما آپلود و ذخیره می کند، بلکه وسیله ای برای برآورده کردن خواسته های سازمان ها است.
بیشتر بخوانید : انواع روش های بایگانی اسناد و مدارک
هدف از بایگانی الکترونیکی اسناد چیست ؟
بایگانی الکترونیکی اسناد اهداف مختلفی دارد. هدف اولیه آن، تضمین حفظ طولانی مدت داده ها و در عین حال جلوگیری از فساد داده ها می باشد .
یکپارچگی داده ها برای سازمان ها بسیار مهم است، اما چگونه می توان به آن دست پیدا کرد ؟ جمع آوری داده ها به حفظ یکپارچگی داده ها کمک می کند. دومین هدف اصلی بایگانی الکترونیکی این است که داده ها را برای بازیابی کارآمد در دسترس قرار دهیم. دیجیتالی کردن داده های فیزیکی به صرفه جویی در هزینه کمک می کند.
چرا استفاده از بایگانی الکترونیکی اهمیت دارد ؟
حفظ طولانی تر اسناد
ممکن است زمان جستجو اسناد، با اطلاعاتی از سال های گذشته مواجه شوید. در بایگانی سنتی, اسناد به مرور زمان پوسیده و از بین می روند اما با سیستم بایگانی الکترونیک این محدویت از بین رفته و اسناد همیشه در دسترس خواهند بود.
بازیابی و اشتراک گذاری راحت تر
با دیجیتالی شدن اسناد، بازیابی و اشتراک گذاری داده ها آسان تر از همیشه شده است.با روش های سنتی باید از سند چند کپی بگیرید و برای افراد مورد نظر ارسال کنید اما در بایگانی الکتروونیکی اشتراک گذاری اسناد ساده تر و سریع تر انجام می شود.
طبقه بندی اسناد
سیستم بایگانی الکترونیکی این قابلیت را دارد که اسناد را با نظم خاصی طبقه کنید تا جستوجو و بازیابی اسناد راحت تر باشد.
مزایای بایگانی الکترونیکی اسناد
با تغییر زمان و بزرگ تر شدن سازمان حفظ داده ها ضروری شده است. بایگانی الکترونیکی کمک می کند تا ضمن حفاظت از اسناد ، عملکرد سازمان ها را نیز بهبود می بخشد. مزایای زیر اهمیت فوق العاده حفظ داده ها را برجسته می کندک
بیشتر بخوانید : انواع روش های بایگانی اسناد و مدارک
جلوگیری از دست دادن داده ها
در طول زمان، ما آموخته‌ایم که چگونه داده‌ها نقش حیاتی در ساختار زندگی روزمره ما دارند. با این حال، توجه به این نکته مهم است که داده ها در هر شکلی آسیب پذیر هستند.
بایگانی الکترونیکی از داده‌ها محافظت می‌کند و اطلاعات را در برابر تهدیدات محافظت می‌کند و در عین حال تضمین می‌کند که بدون تغییر باقی می‌مانند.
یکپارچگی داده های پیشرفته
با تغییر زمان، نگهداری داده ها به شکل اصلی آن ضروری است. حفظ داده ها از خراب شدن داده ها و اصلاح آن ها جلوگیری می کند.
یکپارچگی داده ها همچنین شامل کنترل دسترسی کاربران به داده ها می شود. مکانیسم های کنترل دسترسی بایگانی الکترونیکی، مانند احراز هویت و مجوز کاربر، نقشی مهمی را در حفظ یکپارچگی داده ها ایفا می کنند.
قابلیت دسترسی و بازیابی
اگر شیوه های نگهداری از اسناد قدیمی باشد، دسترسی و بازیابی داده ها دشوار است. بنابراین، بایگانی الکترونیکی حفظ بر ارائه یک چارچوب قوی و در عین حال سریع برای بازیابی موثر و دسترسی قابل اعتماد به داده ها تمرکز می کنند.
جستجو سریع تر
کارایی و قابلیت جستجو شامل استفاده از مدیریت داده است. این قابلیت نمایه سازی و جستجو را آسان و سریع می کند. با یک نمایه ساختار یافته مناسب، کاربران به راحتی می توانند اطلاعات مورد نیاز را پیدا کنند.
صرفه جویی در هزینه ها
امروزه شرکت های زیادی از به الکترونیکی کردن اسناد روی آورده اند. سازمان ها با استفاده از روش های ذخیره سازی سنتی نیاز به حجم زیادی از کاغد و نیرو انسانی دارند, اما این سیستم کمک می کند تا مقدار زیادی از هزینه های سازمان کاهش پیدا کند .
معایب بایگانی الکترونیکی اسناد چیست؟
نرم افزار بایگانی اسناد در کنار مزایای زیادی که دارد , یک سری معایبی هم دارد که شامل :
- ناآشنایی به نرم افزار بایگانی اسناد
- نياز به صرف هزينه (خرید نرم افزار بایگانی اسناد )
- نیاز به آموزش کارکنان
نحوه بایگانی الکترونیکی اسناد
بایگانی الکترونیکی یک رویکرد سیستماتیک است که هم حفظ و هم دسترسی به اطلاعات و دارایی های دیجیتالی شده را تضمین می کند. در اینجا چند مرحله برای بایگانی موثر وجود دارد:
بازیابی داده های فعلی
مرحله اول در بایگانی الکترونیکی ذخیره سازی داده های موجود است. در حین انجام این کار عواملی وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند:
- با شناسایی منابع داده های خود شروع کنید. داده ها می‌تواند روی حافظه ابری یا سرور یا … ذخیره شوند. پس از شناسایی منابع، روی دسته بندی داده های خود بر اساس انواع آن کار کنید. داده ها می توانند در هر فرمتی باشند، اعم از اسناد، تصاویر یا حتی فیلم ها.درک ماهیت داده ها به منظور اتخاذ تصمیمات آگاهانه برای آرشیو ضروری است.
- حجم داده ها را برای انتخاب واحد ذخیره سازی مناسب برای راه حل های بایگانی بدانید. آیا داده های شما مربوط به بایگانی است؟ گاهی اوقات ممکن است داده ها قدیمی یا منسوخ شده باشند و بایگانی کردن آنها فقط فضا را مصرف می کند. ارتباط داده ها را در نظر بگیرید.
انتخاب روش بایگانی
پس از دسترسی به داده ها، مرحله بعد انتخاب روش مناسب برای بایگانی داده های سازمان می باشد.
در اینجا باید گزینه های زیر را در نظر بگیرید:
- آیا داده های شما اغلب ، به روز رسانی و استفاده می شود؟ اگر بله، باید تکنیک‌های بایگانی فعال را انتخاب کنید. اگر نه، بایگانی غیرفعال گزینه مناسبی برای شماست.
- تنظیمات ذخیره سازی شما چیست؟ آیا به داده های یک سرور راه دور با کاهش هزینه و به روز رسانی خودکار نیاز دارید؟ اگر بله، مدیریت اسناد تحت وب راه حل مناسبی برای شما است. اگر ترجیح می دهید در یک زیرساخت شناخته شده با هزینه پیش بینی شده و نرخ تأخیر پایین ذخیره کنید، باید به سراغ بایگانی در محل بروید.
بیشتر بخوانید : ویژگی های مهم سیستم مدیریت اسناد
بایگانی الکترونیکی
با انتخاب روش بایگانی، زمان اجرای روش های بایگانی فرا رسیده است:
- با ایجاد خط مشی های آرشیو شروع کنید. این خط‌مشی‌ها باید داده‌هایی را که نیاز به بایگانی دارند، نحوه بایگانی کردن آنها را برجسته کرده و سپس در مورد کنترل دسترسی تصمیم بگیرند. به یاد داشته باشید که این سیاست ها را با اهداف و الزامات سازمان هماهنگ کنید.
- گام بعدی در این مجموعه شامل مدیریت دادها برای نمایه سازی موثر است.
نظارت و نگهداری اسناد
پس از بایگانی داده ها، به طور منظم داده ها را نظارت کنید.
- به طور منظم داده های خود را بررسی کنید تا از یکپارچگی، دسترسی و مطابقت داده ها اطمینان حاصل کنید.
- نرم افزار و سیستم های خود را برای رفع آسیب پذیری های امنیتی به روز نگه دارید.
- ظرفیت ذخیره سازی خود را زیر نظر داشته باشید و در صورت افزایش بایگانی، همیشه برنامه ریزی برای گسترش آن داشته باشید.
الکترونیکی اسناد با اتوماسیون اداری پیوند
اتوماسیون اداری پیوند با ارائه زیر سیستم مدیریت اسناد قابلیت ذخیره سازی و مدیریت اسناد را برای کاربران فراهم کرده است .
سیستم آرشیو اسناد پیوند یکی از بهترین سیستم های بایگانی اسناد در ایران است که ویژگی های زیادی در اخیتار کاربران قرار می دهد . شامل: جستوجو پیشرفته و گزارشات متنوع و ورود اسناد و … است .
در اتوماسیون اداری پیوند برای دیجیتالی کردن اسناد کاغذی کافیست اسناد را اسکن و در سامانه ذخیره کنید .