مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک چالش بزرگ در اکثر سازمان ها است. بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می کنند که این یک هزینه هنگفت است یا فقط برای فرآیندهای بزرگ ارزش دارد. با این حال، BPM بدون توجه به اندازه کسب و کار شما مهم است. در اینجا با مدیریت فرایند کسب و کار بیشتر آشنا می شوید
مدیریت فرآیند کسب و کار BPM چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار و یا همان Business Process Management (BPM) یک رشته سازمانی است که در آن شرکت یک گام به عقب بر میدارد و به همه ی فرآیندها به طور کلی و جداگانه نگاه میکند. وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمدتر و مؤثرتر شناسایی می کند.
BPM یک فرآیند مستمر است که در طول زمان منجر به بهبود نتایج کسب و کار شود.همچنین فرآیند کسب و کار شامل مجموعه ای از فعالیت است که به کسب و کارها کمک می کند تا به اهداف خود برسند. با استفاده از BPM، میتوانید فرآیندهای موجود سازمان را برای یافتن راههایی شامل بهبود کارایی، کاهش هزینهها و خطاها و حمایت از تلاشهای تحول دیجیتال ارزیابی کنید.
با مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، می توانید شیوه های مدیریت گردش کار موقت را حذف کنید و عملیات تجاری را به منظور ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان خود بهینه کنید.
همین حالا وقتشه که از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزار های مدیریت سریع و آسان سازمان آشنا شوید
انواع مختلف مدیریت فرایند کسب و کار
از آنجایی که BPM بسیار گسترده است و معمولاً شامل استفاده از ابزارهای مختلف می شود. مدیریت فرایند کسب کار دسته بندی های مختلفی دارد که شامل :
مدیریت فرآیند کسب و کار سیستم محور
BPM سیستم محور بر فرآیندهای مربوط به گردش کار در سیستم های تجاری که بدون دخالت انسان عمل می کنند و با برنامه های سازمانی ادغام می شوند، تمرکز دارد. فرآیندهای خودکار در مدیریت ارتباط با مشتری و سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) دو نمونه از دسته بندی سیستم محور هستند. به عنوان مثال اتصال SAP به سیستم های دیگر سازمان .
مدیریت فرآیند کسب و کار انسان محور
BPM انسان محور بر فرآیندهایی که افراد مدیریت می کنند تمرکز دارد. این فرآیندها شامل ویژگیهایی هستند که برای تعاملات انسانی طراحی شدهاند، مانند رابط کاربری ، هشدارها و اعلانها می باشد. این نوع فرآیند تضمین می کند که وظایف توسط فرد مناسب در زمان مناسب انجام می شود. به عنوان مثال حضور کارکنان
مدیریت فرآیند کسب و کار سند محور
BPM سند محور بر اسنادی مانند فرآیند قالب بندی، امضا و تأیید قراردادها متمرکز است. اغلب، ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار در یک کار سند محور، مانند امضای اسناد، تخصص دارند.مدیریت فرآیند سندمحور گردش کار تایید اسناد را مدیریت می کند و امکان کنترل سند را فراهم می کند. به عنوان مثال مدیریت قرار دادها
بیشتر بخوانید: چرا مدیریت فرایندهای تجاری مهم است؟
مراحل چرخه عمر BPM
مرحله 1: طراحی
اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده ها و یک گردش کار برای پردازش آن هستند. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی صاحب هر وظیفه در گردش کار خواهد شد.
مرحله 2: مدل سازی
فرآیند را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیاتی مانند ضربالاجلها و شرایط را اصلاح کنید تا ایده روشنی از توالی رویدادها و جریان دادهها در طول فرآیند ارائه دهید.
مرحله 3: اجرا
ابتدا فرآیند را به صورت زنده با یک گروه کوچک آزمایش کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده اید.
مرحله 4: نظارت
همانطور که در کار انجام می شود، مراقب فرآیند باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه گیری کارایی و تعیین گلوگاه ها استفاده کنید.
مرحله 5: بهینه سازی
همانطور که تجزیه و تحلیل می کنید، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار خود انجام دهید تا کارآمدتر شوند، توجه کنید. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید.
بیشتر بخوانید: BPMS چیست
مزایای استفاده از مدیریت کسب و کار چیست ؟
BPM روشی است برای مدیریت فرآیندها که کیفیت و کارایی عملیاتی سازمان ها را بهبود می بخشد.
BPM به خوبی در سازمان اجرا شود می توان خطاها را کاهش دهد، در زمان صرفه جویی کند، انطباق را بهبود بخشد، چابکی را افزایش دهد و در نهایت به ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان کمک کند.برخی دیگر مزایای BPM شامل :
بهبود کارایی و کیفیت
تغییر و بهینه سازی فرآیندهای سازمان برای همگام شدن با شرایط ضروری است. BPM به سازمان ها اجازه می دهد تا فرآیندهای کسب و کار را متوقف کنند، تغییرات را اعمال کنند و مجدد آنها را اجرا کنند. تغییر گردش کار، و همچنین استفاده مجدد و سفارشی کردن آنها، فرآیندهای کسب و کار را قادر می سازد تا سرعت بیشتری داشته باشند.
مدیریت مالی
مدیریت فرآیند کسب و کار،می تواند مشکلات سازمان را رفع کند، که به طور قابل توجهی هزینه ها را در طول زمان کاهش می دهد. تاثیر مدیریت فرایند در سازمان ها می تواند کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریع مشتریان به خدمات و محصولات باشد که منجر به فروش بالاتر و بهبود درآمد می شود.
کارایی بیشتر
ادغام فرآیندهای کسب و کار این قابلیت را دارد که کارایی فرایندها بهبود ببخشد. با اطلاعات درست، صاحبان فرآیند می توانند مشکلات سازمان را از نزدیک نظارت کنند و در صورت نیاز کارهای اضافی را حذف کنند. حذف کارهای تکراری، به کارایی بیشتر در فرآیند کسب و کار می افزاید.
افزایش شفافیت
از آنجایی که تمامی مراحل فرآیند کسب و کار به وضوح در دسترس هستند و مدیران کسب و کار می توان مراحل مختلف یک فرایند را مشاهد و پیگیری کنند. این امر شفافیت و مسئولیت پذیری بیشتری را در طول یک فرآیند فراهم می کند. این باعث ایجاد ارتباط بیشتر بین تیم ها می شود.
فرآیندهای مقیاسپذیرتر
ابزارهای مدیریت فرآیند کسبوکار میتوانند نقشها را در سازمان شفاف کند، از ثبات در طول فرآیند اطمینان حاصل کنند، و همچنین میتوانند فرصتهایی را برای ترکیب قوانین کسبوکار برای اتوماسیون ایجاد کنند و به تیمها اجازه میدهند بیشتر روی نوآوری تمرکز کنند.
چرا مدیریت فرایند کسب و کار اهمیت دارد؟
هنگامی که فرآیندهای تجاری ضعیف، سازماندهی نشده و سیستماتیک باقی می مانند، می توانند منجر به آشفتگی شوند. در سطح فردی، افراد فقط یک بخش از یک فرآیند را می بینند و تعداد کمی از آنها می توانند اثرات کامل یک فرآیند، شروع و پایان آن، داده های کلیدی مورد نیاز، و جایی که گلوگاه ها و ناکارآمدی های بالقوه نهفته است را بررسی کنند و ببینند.
فرآیندهای مدیریت نشده و آشفته به کسب و کار آسیب می زند و منجر به یک یا چند مورد از این سناریوها می شود:
- زمان تلف شده
- خطاهای بیشتر
- افزایش سرزنش
- کمبود داده
- کارکنان بی روحیه
با بکارگیری مدیریت فرآیندهای کسب و کار، سازمان ها می توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشند و تمامی جنبه های عملیات را به صورت بهینه حفظ کنند
آیا BPM مانند مدیریت وظیفه یا پروژه است؟
مدیریت فرآیند کسب و کار نه مدیریت وظیفه است (که بر وظایف فردی متمرکز است) و نه مدیریت پروژه (که جریان های یکباره یا غیرقابل پیش بینی را مدیریت می کند).
مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه ای از فعالیت هایی است که از یک پروژه ناشی می شود. این پروژه ها اغلب یک بار و غیر قابل تکرار هستند. هنگامی که این پروژه ها مانند کارهای ساختمانی به خوبی سازماندهی شده باشند، از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می شود.
مدیریت فرآیند کسب و کار بیشتر بر فرآیندهای تکراری و مداومی که از یک الگوی قابل پیش بینی پیروی می کنند متمرکز است.
استراتژی BPM مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
استراتژی مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) شامل تعریف، طراحی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار برای افزایش کارایی، اثربخشی و چابکی است.
BPM و BPA چه تفاوتی با یک دیگر دارند ؟
بسیاری مفاهیم BPM و BPA را یکسان می دانند در صورتی که BPM , BPA دو مفهوم متفاوت در مدیریت فرآیندهای کسب و کار هستند . همانطور که می دانیم BPA در مورد خودکار کردن فرآیندها است و روشی برای تحلیل و مدل سازی فرآیندها است، در حالی که BPM در مورد مدیریت فرآیندها است و روشی برای طراحی و اجرا و بهبود بهروی فرایند های کسب و کار است. به بیان ساده، BPA را می توان نوعی BPM در نظر گرفت.
- BPA به روشی برای ساده سازی فرآیندهای تجاری گفته می شود. که می توان طیف گسترده ای از برنامه ها و ابزارها را به کار گیرد و هدف آنها دستیابی به دستاوردهایی در بهره وری، چابکی، کارایی و هماهنگی در وظایف روزانه یک کسب و کار است.نمونههای رایج فرآیندهایی که از BPA سود میبرند عبارتند از : ورود و خروج کارکنان , درخواست های مرخصی, درخواست های منابع انسانی , تشکیل پرونده هزینه , درخواست تجهیزات جدید, درخواست های پشتیبانی IT
- BPM یک رویکرد مدیریتی برای بهبود فرآیندهای تجاری می باشد. هنگامی که فرایندها با موفقیت اجرا می شود، همه بهتر می فهمند که چگونه در دستیابی به اهداف سازمانی مشارکت می کنند. این به طور کلی منجر به درآمد بالاتر و هزینه های کمتر می شود.
بیشتر بخوانید: راهنمای کامل اتوماسیون فرآیند های کسب و کار BPA
نمونه های از مدیریت فرایند کسب و کار
- منابع انسانی : منابع انسانی می تواند از BPM برای ساده سازی اسناد و مدیریت گردش کار استفاده کند. به کارگیری مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPM)، به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای منابع انسانی را از ابتدا تا انتها خودکار کنند و در نتیجه هزینه، زمان و فرم های کاغذی را کاهش می دهد.
- بخش فروش :در اکثر سازمان ها، تیم فروش زمان زیادی را صرف هماهنگی با تیم مالی می کند تا فاکتورهای فروش تایید شود. حتی یک اشتباه تایپی کوچک در فاکتورها باعث مشکل می شود. استفاده از مدیریت فرآیند کسب وکار تأیید فاکتور را خودکار میکند و در نتیجه احتمال خطا بین تیم فروش و مالی را از بین میبرد.
- امور مالی : شرکت ها می توانند مدل های مختلفی را برای استاندارد سازی سفارش های ارسالی از تیم های مختلف ایجاد کنند. علاوه بر این، سفارشی کردن گردش کار می تواند برای سناریوی منحصر به فرد ایجاد شود.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار bpms چیست ؟
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یا bpms یکی از ابزار های مهم برای مدیریت فرآیند های کسب و کار می باشد . bpms شامل مدل سازی و بهینه سازی و پیاده سازی و اجری فرایند های کسب کار است.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار bpms پیوند یکی از بهترین نرم افزار های ایرانی است و یکی از زیر سیستم های اتوماسیون اداری پیوند است , با این نرم افزار امکان مدل سازی فرایند های پیچیده و یا ساده سازمانی قابل اجرا ست .
برخی از ویژگی ها و قابلیت های سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار پیوند شامل :
- اجرای فرآیند های سازمانی
- ابزار طراحی فرم
- ایجاد گزارش های تخصصی
- واکنش گرا بودن
- طراحی چارت سازمانی
- و…
نتیجه گیری
در این مقاله ما با مدیریت فرایند کسب کار bpm و مزایای آن آشنا شدیم . هدف کلی از استفاده مدیریت فرایند کسب و کار بهینه سازی فرایند ها , کاهش هزینه و افزایش بهره وری در سازمان ها است .