مدیریت فرآیند کسبوکار (BPM) چیست و چرا برای سازمانها اهمیت دارد؟ سازمانها از فرآیندهای مختلفی تشکیل شده‌اند که به پیشرفت و ادامه فعالیت‌های کاری کمک می‌کنند. با استفاده از مدیریت فرآیند کسبوکار می‌توان مراحل اضافی در فرآیندهای سازمان را شناسایی و حذف کرد که همین موضوع حداقل موجب صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
به همین دلیل مدیریت فرآیند کسبوکار از واجبات یک سازمان است و اهمیت زیادی دارد. در این مقاله به‌صورت کامل و جامع با مدیریت فرآیند کسبوکار (BPM) و مراحل و مزایای آن آشنا خواهید شد.
BPM چیست؟
وبسایت techtarget در پاسخ به این سوال که BPM چیست می‌گوید BPM در واقع روشی ساختار یافته برای بهبود فرآیندها و فعالیت‌هایی است که یک سازمان برای انجام خدمات خود استفاده می‌کند.BPM باعث می‌شود تا فعالیت‌ها به طوری شفاف‌تر و سریع‌تر انجام شوند. همچنین یک فرآیند مستمر است که در طول زمان منجر به بهبود نتایج کسبوکار می‌شود.
فرآیند کسبوکار شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به اهداف خود نزدیک شوند. با استفاده از BPM، می‌توانید فرآیندهای موجود در سازمان را برای یافتن راه‌هایی شامل بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و خطاها و حمایت از تلاش‌های تحول دیجیتال ارزیابی کنید.
انواع مدیریت فرآیند کسبوکار (BPM)
از آنجایی که BPM بسیار گسترده است و ابزارهای گوناگونی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار دارد، ، به دسته‌بندی‌های مختلفی تقسیم می‌شود. در ادامه با انواع مدیریت فرآیند کسبوکار آشنا خواهید شد.
- مدیریت فرآیند کسبوکار سیستم محور ( System-Centric BPM ): تمرکز اصلی این مدل روی اتصال و هماهنگی بین سیستم‌های سازمان است. در اکثر سازمانها، هرکدام از واحدها از یک یا چند نرم افزار برای انجام کارها مانند CRM، حسابداری، انبارداری، ERP و… استفاده می‌کنند. این مدل کاری می‌کند تا بدون دخالت انسان تمامی این نرم افزارها با هم ارتباط برقرار کنند و داده ها را به درستی رد و بدل کنند.
- مدیریت فرآیند کسبوکار انسان محور (Human-Centric BPM): مدل انسان محور بر فرآیندهایی که افراد مدیریت می‌کنند تمرکز دارد. این فرآیندها شامل ویژگی‌هایی هستند که برای تعاملات انسانی طراحی شده‌اند؛ مانند رابط کاربری ، هشدارها و اعلان‌ها.
در این نوع BPM، سیستم بیشتر به‌عنوان یک ابزار کمکی عمل می‌کند و کار اصلی را کارکنان انجام می‌دهند. هدف اصلی این مدل این است که کارها برای افراد ساده‌تر شود، نقش و مسئولیت‌ها مشخص باشد که این امر باعث بهبود همکاری بین پرسنل و تیم‌ها خواهد بود.
- مدیریت فرآیند کسبوکار ترکیبی ( Hybrid BPM ): مدیریت فرآیند کسبوکار ترکیبی یعنی ترکیب کردن انواع مختلف BPM و استفاده از آنها به طوری که فرآیندها همزمان هم انسان محور باشند و هم سیستم محور. در واقع گاهی خود سیستم‌ها باهم ارتباط بگیرند و گاهی انسان وارد فرآیند می‌شود و تصمیم‌گیری می‌کند.
بیشتر بخوانید: چگونه می‌توانیم فرآیندها را در نرم افزار bpms طراحی کنیم؟
چرخه عمر BPM: مراحل پیاده‌سازی مدیریت فرآیند کسبوکار
در چرخه عمر BPM چهار مرحله شناسایی و تحلیل فرآیندها، طراحی و مدلسازی فرآیند، پیاده‌سازی و توسعه و بهینه‌سازی و بهبود مستمر وجود دارد.
- شناسایی و تحلیل فرآیندها: در مرحله اول شما تلاش بر پیدا کردن نیازها برای حل کردن مشکلات و افزایش بهره‌وری سازمان خود دارید. درواقع شما موقعیت‌هایی را در سازمان پیدا کرده و آنها را برای بهبود امکان‌سنجی می‌کنید.
- طراحی و مدلسازی فرآیند: در مرحله بعد که طراحی و مدلسازی فرآیند است یک برنامه‌ای دقیق و کامل برای پیاده‌سازی راه‌حل‌های انتخابی در مرحله اول را طراحی و می‌نویسید تا واحد مربوطه برای انجام آن برنامه بدانند که دقیقا چه‌کاری را باید انجام دهند.
- پیاده سازی و توسعه: در مرحله سوم یعنی پیاده‌سازی و توسعه، شما با استفاده از روش‌ها و فناوری‌های جدید و نصب آنها در محیط کار خود تمامی ایده‌های خود را پیاده‌سازی می‌کنید.
- بهینه سازی: در مرحله آخر شما باید همواره به دنبال بهینه سازی روش پیاده شده و پیدا کردن ایده‌هایی بهینه تر باشید تا در نهایت به افزایش کارایی و کاهش خطا دست یابید.
مزایای استفاده از مدیریت کسبوکار چیست ؟
اگر BPM به خوبی در سازمان اجرا شود می‌توان خطاها را کاهش داد، در زمان صرفه جویی کرد، چابکی را افزایش داد و در نهایت به ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان رسید. این مزایا را می‌توان به صورت زیر دسته‌بندی کرد:
- بهبود کارایی و کیفیت: تغییر و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمان برای همگام شدن با شرایط ضروری است. BPM به سازمانها اجازه میدهد تا فرآیندهای کسبوکار را متوقف کنند، تغییرات را اعمال کنند و مجدد آنها را اجرا کنند. تغییر گردش کار، و همچنین استفاده مجدد و سفارشی کردن آنها، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا سرعت بیشتری داشته باشند.
- مدیریت مالی: مدیریت فرآیند کسبوکار،می‌تواند به‌طور قابل توجهی هزینه‌ها را در طول زمان کاهش دهد. تأثیر مدیریت فرآیند در سازمانها می‌تواند کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریع مشتریان به خدمات و محصولات باشد که منجر به فروش بالاتر و بهبود درآمد می‌شود.
- کارایی بیشتر: واضح است که شناسایی و پیاده‌سازی فرآیندهای کسبوکار باعث افزایش کارایی می‌شود. با داشتن اطلاعات دقیق، مدیران می‌توانند مشکلات سازمان را شناسایی کرده و بر آنها نظارت داشته باشندو در صورت لزوم می‌توانند کارهای غیرضروری را حذف کنند؛ حذف فعالیت‌های تکراری و غیرضروری به بهبود بهره‌وری کمک شایانی می‌کند.
- افزایش شفافیت: از آنجا که تمامی مراحل فرآیند کسبوکار به وضوح در دسترس هستند و مدیران کسبوکار می‌توانند مراحل مختلف یک فرآیند را مشاهده و پیگیری کنند،طبیعتا شفافیت و مسئولیت‌پذیری در سازمان افزایش خواهد یافت.
استراتژی های موفق در پیاده‌سازی BPM
اکثر سازمانها این علم را دارند که استقرار نرم افزار BPMS و سیستم BPM باعث ایجاد منافع طولانی مدت برای سازمان می‌شود. اما ما باور داریم در صورتی که شما اهداف معقولی را تعیین کنید و استراتژی مناسبی را برای رسیدن به هدف انتخاب کنید می‌توانید امیدوار باشید که به هدف خود برسید. در ادامه با چند استراتژی موفق آشنا خواهید شد:
- هم‌راستایی با اهداف کسبوکار: برای پیاده‌سازی موفق BPM در سازمان، ابتدا باید نیازهای واقعی کسبوکار شناسایی شود. این کار با برگزاری جلسات با مدیران ارشد و صاحبان فرآیندها آغاز می‌شود تا اهداف کلیدی سازمان مشخص شود. سپس، فرآیندهای مرتبط با این اهداف شناسایی و اولویت‌بندی می‌شوند تا تمرکز بر فرآیندهای با بیشترین تأثیر گذاشته شود. در نهایت، وضعیت فعلی فرآیندها مستند و خروجی‌های مطلوب تعریف می‌شود تا مسیر بهبود به‌وضوح مشخص شود.
- تعهد مدیریت ارشد: حمایت مدیریت ارشد برای موفقیت BPM حیاتی است و باید فراتر از شعار باشد. ابتدا با ارائه گزارش جامع از اهداف و مزایای BPM، اهمیت آن برای مدیران شفاف شود. سپس یک مدیر ارشد به‌عنوان اسپانسر پروژه تعیین گردد تا هماهنگی بین واحدها و رفع موانع را بر عهده بگیرد. تعریف نقش و انتظارات دقیق از مدیران و برگزاری جلسات بازخورد منظم، تضمین می‌کند که مشارکت آنها مؤثر و پایدار باشد.
- تحلیل و مدلسازی فرآیندها: قبل از اجرای BPM، باید تیمی متشکل از کارشناسان اجرایی، متخصصان IT و نمایندگان واحدهای مرتبط تشکیل شود. این تیم مسئول مستندسازی و تحلیل فرآیندهای موجود با ابزارهایی مانند BPMN است. در این مرحله، گلوگاه‌ها، نقاط ضعف و فعالیت‌های زائد شناسایی می‌شوند. سپس، فرآیندهای بهینه‌شده طراحی می‌شوند تا اجرای BPM بر اساس داده‌های واقعی و شفاف پیش برود.
- اتخاذ رویکرد تدریجی: یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در پیاده‌سازی BPM، پرهیز از تغییرات یکباره و بزرگ است. بهترین روش این است که ابتدا یکی از فرآیندهای ساده و کم‌ریسک به‌عنوان پایلوت انتخاب شود. این فرآیند به‌صورت آزمایشی اجرا می‌شود تا نقاط ضعف احتمالی شناسایی شود. پس از بررسی نتایج پایلوت، درس‌آموخته‌ها استخراج شده و اصلاحات لازم اعمال می‌شود. بعد از موفقیت پایلوت، به‌تدریج فرآیندهای پیچیده‌تر و گسترده‌تر وارد برنامه BPM می‌شوند. این رویکرد تدریجی باعث می‌شود کارکنان بهتر با تغییرات همراه شوند و ریسک شکست کاهش پیدا کند.
- یکپارچه‌سازی با فناوری‌های دیجیتال: برای موفقیت در پیاده‌سازی BPM، بهتر است از تغییرات یکباره و بزرگ پرهیز کرد. ابتدا یک فرآیند ساده و کم‌ریسک به‌عنوان پایلوت انتخاب و به‌صورت آزمایشی اجرا شود تا نقاط ضعف شناسایی و اصلاحات لازم اعمال گردد. پس از موفقیت پایلوت، به‌تدریج فرآیندهای پیچیده‌تر وارد برنامه می‌شوند. این رویکرد تدریجی همراهی کارکنان را افزایش و ریسک شکست را کاهش میدهد.
- مشارکت و آموزش کارکنان: مشارکت کارکنان برای موفقیت BPM ضروری است. ابتدا باید اهداف و دلایل تغییر به‌طور شفاف به آنها اطلاع‌رسانی شود تا نگرانی‌ها کاهش یابد. سپس، جلسات آموزشی و توجیهی برای آشنایی با ابزارها و فرآیندهای جدید برگزار شود. آموزش عملی همراه با تئوری و ایجاد مکانیزم دریافت بازخورد کارکنان، به رفع سریع مشکلات و همراهی بیشتر آنها کمک می‌کند.
- پایش و بهبود مستمر: BPM یک پروژه یکباره نیست و نیاز به پایش مستمر دارد. برای موفقیت پایدار، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف و داشبوردهای مدیریتی طراحی می‌شوند تا عملکرد فرآیندها به‌صورت لحظه‌ای رصد شود. جلسات منظم بازبینی عملکرد برگزار می‌شود تا انحرافات شناسایی و بازخوردهای کارکنان بررسی گردد. بر این اساس، اقدامات اصلاحی سریعاً اجرا می‌شوند تا فرآیندها همواره بهبود یابند.
بیشتر بخوانید: عوامل موفقیت پروژه BPM
اهمیت BPM در سازمانها
با توجه به نکات و مزایای BPM در سازمانها گفته شد می‌توان نتیجه گرفت که BPM اهمیت زیادی در سازمان دارد. از اهمیت های آن می‌توان به تغییرات به‌موقع در سازمان، هماهنگی داخلی و بهبود ارتباطات و… اشاره کرد. اما در ادامه به چند مورد اشاره می‌کنیم:
- تغییرات به‌موقع در سازمان: BPM به عنوان یک چارچوب ساختار یافته و فرآیند محور کمک می‌کند تا تغییرات به‌صورت سیستماتیک، سریع و با کمترین اختلال در عملیات جاری سازمان مدیریت شوند و سازمان بتواند در فضای پرتحول امروزی چابک باقی بماند.
- هماهنگی داخلی و بهبود ارتباطات: تاثیر BPM در بهبود ارتباطات واقعا چشمگیر است چون فلسفه اصلی bpm بر این است که تمامی فرآیندهای کسبوکار را به شکل یکپارچه و شفاف تعریف کند تا هر واحد آگاه باشد که چه کاری را باید انجام دهد.
- رشد و توسعه سازمان: BPM مانند یک نقشه راه هوشمند برای رشد و توسعه سازمان می‌ماند. این نقشه به شما نشان میدهد کی سازمان باید اصلاح شود و کی سازمان آماده برای توسعه است بدون آنکه کیفیت و رضایت مشتری قربانی شود.
آیا BPM مانند مدیریت وظیفه یا پروژه است؟
مدیریت فرآیند کسبوکار (BPM) با مدیریت وظایف و مدیریت پروژه تفاوت‌های مهمی دارد. مدیریت وظایف بر انجام فعالیت‌های فردی و روزمره تمرکز دارد و معمولاً شامل وظایف کوچک و مشخصی است که افراد باید انجام دهند. این وظایف می‌توانند بخشی از یک پروژه یا فرآیند باشند، اما به‌تنهایی ساختار و تکرارپذیری خاصی ندارند.
مدیریت پروژه، برعکس BPM، بر روی فعالیت‌هایی تمرکز دارد که دارای زمان‌بندی مشخص بوده و پس از تکمیل، به پایان می‌رسند. پروژه‌ها معمولاً منحصر‌به‌فرد و غیرتکراری هستند و برای اجرای آنها از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌شود.
در مقابل، BPM بر فرآیندهای تکراری و مداوم سازمان تمرکز دارد که از یک الگوی مشخص پیروی می‌کنند. هدف BPM ایجاد یک ساختار منظم برای بهینه‌سازی و بهبود مستمر فرآیندهای سازمانی است، در حالی که مدیریت پروژه و وظایف بیشتر بر اجرای فعالیت‌های مقطعی و غیرتکراری تأکید دارند.
BPM و BPA چه تفاوتی دارند؟
BPM تمرکز بر روی بهینه‌سازی فرآیندهای کسبوکار دارد اما BPA یا اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار تمرکز خود را فقط بر روی خودکارسازی فعالیت‌ها گذاشته است. یعنی کارهایی که به‌صورت دستی انجام می‌شوند را با استفاده از سیستم‌ها، ربات‌ها و هوش مصنوعی به‌صورت خودکار انجام شوند. در ادامه جدولی برای درک بهتر تفاوت ها خواهید دید:
BPM | BPA | |
تعریف | رویکردی مدیریتی برای بهبود فرآیندهای کسبوکار | استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرآیندهای تکراری و دستی |
هدف | بهبود مستمر فرآیندها | افزایش سرعت و دقت در انجام فرآیندها |
تمرکز | بهینه سازی و مدیریت فرآیندها | اتوماسیون شدن فرآیندها |
زمان اجرا | یک فرآیند مداوم و چرخه‌ای برای بهبود فرآیندها | یک راه‌حل فوری برای خودکارسازی فرآیندهای خاص |
برای مثال فرض کنید فرآیند خرید کالا در شرکت شما شش مرحله دارد که به شرح زیر است:
1.ثبت درخواست خرید توسط واحد نیازمند
2.تایید مدیر مالی
3.استعلام قیمت از چند تأمین‌کننده
4.انتخاب بهترین پیشنهاد
5.ثبت سفارش و پرداخت
6.دریافت کالا و ثبت در انبار
حال با استفاده از BPM می‌توان فهمید که آیا تمامی مراحل این فرآیند درست و بهینه است یا خیر. سپس در صورت وجود مشکل بهترین راه‌حل را ارائه میدهد. اما با استفاده از BPA در این فرآیند به این نتیجه می‌رسید که مرحله استعلام قیمت از چند تامین‌کننده بهتر است بصورت اتوماتیک و سیستمی انجام شود.
بیشتر بخوانید: BPM ،BPMN و BPMS به چه معناست و چه تفاوتی با یک دیگر دارند؟
سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار (BPMS) چیست؟
BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار نرم افزاری است که فرآیندهای قابل پیش‌بینی در سازمان را خودکارسازی می‌کند. این نرم افزار به سازمانها کمک می‌کند تا تمامی مراحل چرخه عمر BPM را به آسانی اجرا کنند و از نتایج آن برخوردار شوند. در تعریف روان‌تر، BPMS ابزاری برای پیاده‌سازی BPM در سازمان می‌باشد.
با وجود BPMS در سازمان فرآیندها با استفاده از نمودار و دیاگرام دقیق‌تر و واضح‌تر طراحی می‌شوند، اجرای تمامی فرآیندها به‌صورت خودکار و سیستمی انجام می‌شود و اعمال تغییرات برای بهبود فرآیندها و فعالیت‌ها راحت‌تر انجام می‌شود.
سامانه الکترونیک پیوند به‌عنوان یک راه‌حل جامع و پیشرفته، از قابلیت‌های گسترده‌ای در حوزه‌های مختلف کسبوکار برخوردار است که از جمله آنها می‌توان به پشتیبانی از سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS) اشاره کرد. این سامانه با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین و معماری منعطف، امکان طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی را به‌صورت یکپارچه فراهم می‌کند و به سازمانها کمک می‌نماید تا با بهبود کارایی و چابکی، به اهداف استراتژیک خود دست یابند.
بیشتر بخوانید:نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسبوکار (bpms) پیوند
جمع بندی
مدیریت فرآیند کسبوکار (BPM) به عنوان یک استراتژی جامع و ضروری در بهبود عملکرد سازمانها شناخته می‌شود. این رویکرد با تحلیل دقیق فرآیندهای موجود، شناسایی نقاط ضعف و حذف مراحل غیرضروری، امکان افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان را فراهم می‌کند.
استفاده از BPM موجب می‌شود تا تمامی فعالیت‌های سازمان به صورت شفاف، دقیق و هماهنگ اجرا شوند؛ امری که به افزایش رضایت مشتریان و بهبود کیفیت خدمات منجر می‌گردد.
در نتیجه، سازمان‌هایی که به صورت جامع از BPM بهره می‌برند، نه تنها در کاهش خطا و افزایش کارایی موفق خواهند بود، بلکه با ایجاد تحول دیجیتال و هماهنگی میان واحدهای مختلف، می‌توانند مزیت رقابتی پایدار کسب کنند. اجرای صحیح BPM، زمینه‌ساز رشد، توسعه و بهبود مستمر سازمان در عصر تغییرات سریع و رقابت‌های فراگیر است.
سوالات متداول
مدیریت فرآیند کسبوکار (BPM) یک روش ساختار یافته برای بهبود فرآیندها و فعالیت‌هایی است که یک سازمان برای ارائه خدمات و دستیابی به اهداف خود استفاده می‌کند. BPM به سازمانها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را شفاف‌تر، سریع‌تر و کارآمدتر کنند و به طور مداوم آنها را بهبود بخشند.
سه نوع اصلی BPM وجود دارد:
- مدیریت فرآیند کسبوکار سیستم محور (System-Centric BPM): تمرکز بر هماهنگی و اتصال سیستم‌های مختلف نرم‌افزاری در سازمان برای تبادل خودکار داده‌ها.
- مدیریت فرآیند کسبوکار انسان محور (Human-Centric BPM): تمرکز بر فرآیندهایی که توسط افراد مدیریت می‌شوند و ساده‌سازی کارها برای کارکنان با تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها.
- مدیریت فرآیند کسبوکار ترکیبی (Hybrid BPM): ترکیبی از دو نوع قبلی، که در آن هم سیستم‌ها با هم ارتباط برقرار می‌کنند و هم انسان‌ها در فرآیند تصمیم‌گیری نقش دارند.
چرخه عمر BPM شامل چهار مرحله اصلی است:
- شناسایی و تحلیل فرآیندها: شناسایی مشکلات و فرصت‌های بهبود در سازمان و امکان‌سنجی آنها.
- طراحی و مدلسازی فرآیند: طراحی برنامه‌های دقیق و کامل برای پیاده‌سازی راه‌حل‌های انتخاب شده.
- پیاده‌سازی و توسعه: اجرای برنامه‌ها با استفاده از روش‌ها و فناوری‌های جدید در محیط کار.
- بهینه‌سازی و بهبود مستمر: بهبود مداوم فرآیندها برای افزایش کارایی و کاهش خطاها.
مزایای BPM شامل:
- بهبود کارایی و کیفیت: بهینه‌سازی فرآیندها برای افزایش سرعت و کیفیت انجام کارها.
- مدیریت مالی: کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمد از طریق بهبود فرآیندها.
- کارایی بیشتر: شناسایی و حذف فعالیت‌های غیرضروری و تکراری برای افزایش بهره‌وری.
- افزایش شفافیت: وضوح مراحل فرآیند و افزایش مسئولیت‌پذیری در سازمان.
استراتژی‌های موفق شامل:
- هم‌راستایی با اهداف کسبوکار: شناسایی نیازهای واقعی کسبوکار و تمرکز بر فرآیندهای با بیشترین تاثیر.
- تعهد مدیریت ارشد: حمایت و مشارکت فعال مدیریت ارشد در پروژه BPM.
- تحلیل و مدلسازی فرآیندها: تشکیل تیم کارشناسی برای تحلیل دقیق و مستندسازی فرآیندها.
- اتخاذ رویکرد تدریجی: شروع با فرآیندهای ساده و کم‌ریسک و گسترش تدریجی به فرآیندهای پیچیده‌تر.
- یکپارچه‌سازی با فناوری‌های دیجیتال: استفاده از فناوری‌های نوین برای بهبود فرآیندها.
- مشارکت و آموزش کارکنان: اطلاع‌رسانی، آموزش و دریافت بازخورد از کارکنان درگیر در فرآیندها.
- پایش و بهبود مستمر: اندازه‌گیری عملکرد فرآیندها و اعمال بهبودهای مداوم.
- BPM: یک رویکرد مدیریتی برای بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کسبوکار است که هدف آن بهبود مستمر فرآیندها می‌باشد.
- BPA: استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرآیندهای تکراری و دستی است که هدف آن افزایش سرعت و دقت در انجام فرآیندهای خاص می‌باشد. به عبارت دیگر، BPM به دنبال بهبود کلی فرآیندها است، در حالی که BPA بیشتر بر خودکارسازی بخش‌هایی از فرآیندها تمرکز دارد.
سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار (BPMS) یک نرمافزار است که برای خودکارسازی فرآیندهای قابل پیش‌بینی در سازمانها طراحی شده است. BPMS به سازمانها کمک می‌کند تا چرخه عمر BPM را به آسانی اجرا کنند، فرآیندها را با استفاده از نمودار طراحی کنند، اجرای فرآیندها را خودکار کنند و اعمال تغییرات برای بهبود فرآیندها را تسهیل نمایند. به طور خلاصه، BPMS ابزاری برای پیاده‌سازی عملی BPM در سازمان است.