ما قصد داریم در این پست درباره نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان یک دستیار وفادار صحبت کنیم که به شروع، اجرا و تکمیل پروژه های بزرگ و کوچک شما کمک می کند. شما می خواهید یاد بگیرید که نرم افزار مدیریت پروژه چیست، چه کسی به آن نیاز دارد، از چه مسائلی جلوگیری می کند، چه مواردی را در انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه در نظر بگیرید.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه ( Project Management Software ) به تسهیل گردش کار تیمی که در یک پروژه همکاری می کنند کمک می کند. این نرم افزارها برای تیمهای استارتآپ کوچک، همچنین تیمهای بزرگ و حتی چندین تیم مختلف که برای تکمیل یک پروژه نیاز به همکاری دارند، مناسب است. این نرم افزار اجازه می دهد تا وظایف را تخصیص داده ، مهلت های زمانی را به راحتی پیگیری و مطمئن شوید که آنها را رعایت می کنی. البته می توانید کل فرآیند را از محل مدیریت مرکزی کنترل کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه برای کارمندان و مدیران عالی است. این به هدایت پروژه ها، دستیابی به اهداف تیمی و همگام سازی وظایف جداگانه کمک می کند. یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب مجموعه ای از ابزارها را فراهم می کند که به شما امکان می دهد منابع را توزیع کنید، خروجی ها را کنترل و بارهای کاری را مدیریت کنید.
استقلال کار یکی از بزرگترین ویژگی های نرم افزار در نظر گرفته می شود. می توانید از آن برای انجام وظایف مرتبط با پروژه بزرگتر استفاده کنید.
این نرم افزار پروژه های متعددی را اجرا می کند، عملکرد تیم را تجزیه و تحلیل می کند و پیشرفت یک فرد یا به طور کلی یک تیم را ردیابی می کند. نرم افزار مدیریت پروژه را می توان در هر نوع کسب و کاری که نیاز به تعمیر پروژه ها همراه با وظایف درون آن پروژه ها دارید، استفاده کرد. این نرم افزار به تقسیم پروژه ها به وظایف جداگانه، تجزیه و تحلیل بهره وری، ایجاد جدول زمانی و برقراری ارتباط بین اعضای تیم کمک می کند.
نرم افزار مدیریت پروژه گردش کار را خودکار می کند. به عنوان مثال، زمانی که مرحله خاصی تمام شد و زمان تعیین وظایف جدید فرا رسیده است، به همه افراد درگیر کار اطلاع می دهد.
به کمک این نرم افزار کاربران مجاز به اظهار نظر در مورد وظایف و پروژه ها هستند. سپس مدیران می توانند نظرات را به وظایف تبدیل کنند و به سرعت و به راحتی آنها را به متخصصان مورد نظر خود محول کنند.
بیشتر بخوانید : مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه
تمام نرم افزارهای مدیریت پروژه را می توان به دو نوع بزرگ تقسیم کرد:
1. نرم افزار در محل
این نرم افزار در سرور شرکت قرار دارد و توسط تیمی از متخصصان فناوری اطلاعات نگهداری می شود.
2. نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین
این نرم افزار در بین مشاغل متوسط و کوچک شاغل در صنایع مختلف محبوبیت دارد. این نوع نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بر روی فناوری مبتنی بر ابر کار می کند. این نرم افزار در قالب SaaS (نرم افزار به عنوان یک سرویس) توسط ارائه دهندگان خدمات برنامه ارائه می شود.
دسته بندی نرم افزارهای مدیریت پروژه
نرم افزار های مدیریت پروژه به دو دسته تقسیم می شوند :
- نرم افزار مدیریت وظایف
- نرم افزار مدیریت پروژه
نرم افزار مدیریت وظایف
نرم افزار مدیریت وظایف برای همکاری بسیار مفید است. این نرم افزار به شما امکان می دهد وظایف ایجاد کنید، ضرب الاجل تعیین کنید و افراد را به وظایف ایجاد شده اضافه کنید. نرم افزار تاریخ های سررسید را به شما نشان می دهد اما نمی گوید که آیا می توان این تاریخ ها را برآورده کرد یا خیر.
نرم افزار زمان بندی پروژه
در مورد نرم افزار زمان بندی پروژه، وابستگی های کار و در دسترس بودن کارکنان را در نظر می گیرد. سپس کل جدول زمانی پروژه را محاسبه می کند. به عبارت دیگر، نرم افزار برنامه ریزی پروژه به شما نشان می دهد که با در دسترس بودن تیم، ساعات کاری و برنامه تعطیلات، به چه مهلت هایی می توانید دست پیدا کنید. با داشتن این داده ها می توانید با اطمینان در مورد تاریخ تحویل بدون احتساب همه حدس و گمان مذاکره کنید.
اگر پروژه شما محدودیت زمانی ندارد، می توانید نرم افزار مدیریت وظایف را انتخاب کنید. اما اگر ضربالاجل سختی دارید، بهتر است یک نرمافزار زمانبندی پروژه مناسب را انتخاب کنید، که تاریخهایی را که میتوانید به دست آورید به شما نشان میدهد و شما را در مسیر نگه میدارد تا آنها را از دست ندهید.
چه مسائلی را می توان به راحتی با نرم افزار مدیریت پروژه مناسب حل کرد
اگر شما یک مدیر پروژه با تجربه هستید، مطمئناً موافقید که اجرای پروژه مشتری گاهی اوقات چالش برانگیز است. با این حال، یک نرم افزار مدیریت پروژه ممتاز می تواند به شما کمک کند تا همه کارها را بدون دردسر انجام دهید و احساس راحتی کنید.
ابزارهای مدیریت پروژه دقیقاً چه کاری انجام می دهند تا فرآیند سازمان شما به خوبی اجرا شود؟
- آنها از طریق اعلان های بلادرنگ وضعیت همه کارها را به شما اطلاع می دهند.
- برای گفتگو با افراد درگیر در پروژه نیازی به استفاده از هیچ برنامه ارتباطی شخص ثالثی ندارید. آن را فوراً در همان پلتفرم انجام دهید.
- برای تیم شما و شما آسان تر خواهد بود که روی وظایفی که بر اساس اولویت و ضرب الاجل هستند کار کنید، داده هایی که هنگام ایجاد کارها بیان شده است.
- با نرم افزار مدیریت پروژه هیچ مشکلی را از دست نخواهید داد زیرا ردیابی آنها را راحت تر می کند. شما مشکل را در زمان تشخیص خواهید داد و وظایف را به اعضای تیم که مسئول رفع آن هستند، محول می کنید.
- شما می توانید در زمان پرداختن به کارهای مکرر صرفه جویی کنید. فقط یک دنباله ایجاد کنید.
- هر لحظه که احساس کردید، می توانید وضعیت کار هر کارمند و زمانی را که برای کار خاصی صرف کردهاند، ببینید.
نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه
اگر به دنبال بهترین نرم افزار مدیریت پروژه هستید، با تجزیه و تحلیل نیازهای خاص خود شروع کنید. برای رسیدگی به نکات مدیریت پروژه خاص به چه ویژگی هایی نیاز دارید؟ فقط نگاه کردن به تمام ابزارهای موجود در بازار کارآمد نیست. یک توصیه نیز کار نمی کند – یک نرم افزار کامل برای دفتر وکالت ممکن است گزینه خوبی برای یک شرکت ساختمانی نباشد.
تعداد پروژه هایی که باید در یک زمان انجام دهید را در نظر بگیرید و نرم افزاری را انتخاب کنید که بتواند در تعدادی از آنها به شما کمک کند. نرم افزار مدیریت پروژه تنها در صورتی می تواند مورد علاقه شما باشد که جدیدترین ویژگی هایی را ارائه دهد که مدیریت پروژه را به یک تکه کیک تبدیل می کند.
نرم افزار مدیریت پروژه انتخابی شما باید گزینه های مختلفی را برای سازماندهی وظایف و ایجاد کارهای تکراری ارائه دهد.
شما باید بتوانید تابلوهایی را برای انواع پروژه های مختلف ایجاد کنید، ضرب الاجل ها، وظایف فرعی، اعضا و … جداگانه داشته باشید.
سایر ویژگی های اصلی که از یک راه حل عالی مدیریت پروژه انتظار می رود:
- امکان انجام وظایف تاثیرگذار و همچنین وظایف فرعی و تقسیم بندی وظایف تکراری.
- امکان اضافه کردن کارهای برنامه ریزی نشده.
- مقرون به صرفه و کاربر پسند.
- گزینه اضافه کردن پیوستها یا موارد تحویلی ضروری برای اشتراکگذاری سریع داده با اعضای تیم.
- امکان اضافه شدن افراد، ضرورت این گزینه از همان ابتدا آشکار نیست، اما بعداً ضروری می شود.
- سازگار با پلتفرم های مختلف
ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه خوب
نرم افزار های مدیریت پروژه ویژگی های مختلفی را ارائه می دهد برخی از نرم افزار ها ویژگی گزارش دهی خوبی دارند وبرخی دیگر ابزار همکاری تیمی خوبی را ارائه می دهند . در این جا چند ویژگی ضرروی نرم افزار مدیریت پروژه بیان شده است.
برنامه ریزی و زمانبدی پروژه
یکی از ویژگی های اصلی نرم افزار های مدیریت پروژه برنامه ریزی و زمان بندی مراحل پروژه است . اساسی ترین بخش نرم افزار های مدیریت پروژه زمانبندی است و یکی از دلایل اصلی شکست پروژه زمانبندی نادرست است . ایجاد یک زمانبدی درست در پروژه برای پیشرفت و رشد ان بسیار مهم است.
مدیریت وظایف
یکی از ویژگی های مهم نرم افزار های مدیریت پروژه , مدیریت وظایف است .مدیریت وظایف به شما در تقسیم کردن پروژه به وظایف کوچک و قایل اجرا کمک می کند و می توانید وظایف را به افراد تیم تقسیم کنید.
همکاری بهتر بین تیم ها
ابزار همکاری و ارتباط بین کارمندان از اجزای اصلی نرم افزار مدیریت کارهای گروهی است. ویژگی های ارتباط تیمی برای موفقیت یک پروژه ضروری است. ارتباط ضعیف بین افراد، گروه و بخش های مختلف در یک پروژه می تواند منجر به اجرای بد پروژه شود.
گزارش و تجزیه و تحلیل پروژه
گزارش پروژه یکی ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه خوب است .با استفاده از ابزار گزارش دهی مدیر پروژه می تواند عملکرد پروژه را پیگیری و ارزیابی و تنظیم کند.
مدیریت منابع
مدیریت منابع توانایی تخصیص، مدیریت، پیگیری و به حداکثر رساندن منابع موجود برای دستیابی به اهداف و مقاصد پروژه است.
ویژگی مدیریت منابع به مدیر پروژه کمک می کند تا منابع را به افراد و تیم های مناسب تخصیص دهد.
چندتا از بهترین نرم افزار های مدیریت پروژه :
نرم افزار مدیریت پروژه Smartsheet
Smartsheet یک نرم افزار مدیریت پروژه است که با ویژگی های مدیریت کار در زمان واقعی قوی، گزارش دهی پیشرفته، همکاری و … را دارد. این ابزار با نمایش مختلف دادههای بیدرنگ در نمایهای گانت، کارت، شبکه و تقویم و.. اجازه میدهد تا انواع مختلف کارها و تیمها را در خود جای دهد.
Smartsheet همچنین درخواستهای بهروزرسانی خودکار دارد و میتواند برای پروژههای مبتنی بر Agile، راهاندازی محصول، برنامهریزی اسپرینت و موارد دیگر استفاده شود.
نرم افزار مدیریت پروژه Click up
ClickUp یک نرم افزار مدیریت پروژه است, که در آن تیم ها برای برنامه ریزی، سازماندهی و همکاری در کار با استفاده از وظایف، اسناد، چت، تخته های سفید و موارد دیگر،که همه در یک ابزار گرد هم آمده استفاده می کنند.
علاوه بر برنامه ریزی، مدیریت وظایف و عملکردهای گزارش که هسته اصلی هر سیستم مدیریت پروژه است، ClickUp در توانایی خود در خودکارسازی فرآیندهای چند مرحله ای که نیاز به اقدام توسط چندین کاربر دارد، می درخشد.
نرم افزار مدیریت پروژه Jira
Jira یک نرم افزار مدیریت پروژه قدرتمند است. به این ترتیب، قدرت آن در ردیابی مسائل برای تیم های فنی و توسعه استفاده می شود. نرم افزار مدیریت پروژه جیرا، کاربران را قادر میسازد تا وظایف را برنامهریزی، پیگیری، مدیریت و تکمیل کنند، از جمله وظایف را تکرار کنند.
Jira به کاربران اجازه می دهد تا وظایف و پروژه های نامحدود ایجاد و مدیریت کنند. کاربران می توانند برای دیدگاه های مختلف به چندین نما، مانند لیست ها، جدول زمانی، تقویم ها و تابلوها دسترسی داشته باشند.
نرم افزار مدیریت پروژه پیوند
نرم افزار مدیریت پروژه پیوند یکی از زیر سیستم های نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند است , و ابزارهای مهمی است که به برنامه ریزی و سازماندهی و مدیریت کارهای تیم تان به شما کمک می کند . با کمک مدیریت پروژه پیوند می توانید وظایف هر فرد را تعیین کنید و بررسی کنید که هر شخص چه کاری انجام می دهد.
امکانات مدیریت پروژه پیوند :
- تعریف چند پروژه به صورت مستقل و تفکیک شده
- ثبت اطلاعات کاربران هر پروژه
- تعریف وظایف برای هر کاربر (tasks)
- تعریف بازه زمانی مشخص برای هر وظیفه
- امکان مدیریت دسترسی ها برای هر کاربر
- ثبت وظیفه توسط هر کاربر
- تعریف تاریخ پیگیری برای هر وظیفه
- طرح فوریت برای هر وظیفه (عادی، فوری، آنی)
- مدیریت وظایف
- مدیریت کاربران
- دریافت گزارش از عملکرد کاربران
- الصاق مستندات
نتیجه گیری
با خلاصه کردن همه چیزهایی که در بالا گفته شد، میتوان نتیجه گرفت که نرمافزار مدیریت پروژه میتواند برای کارآفرینان معاصر آرامش ایجاد کند. به پیوستن نیروها در پروژه ها، ایجاد ارتباطات داخلی و خارجی خوب، مدیریت بودجه، نظارت بر هر مرحله از پروژه، به اشتراک گذاری اسناد، ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان، بهینه سازی تصمیم گیری و غیره کمک می کند.
با این حال، شما لزوماً به گران ترین و پر ویژگی ترین نرم افزار برای پروژه خود نیاز ندارید. انتخاب بستگی به نیازهای کسب و کار و بودجه شما دارد.