نرم افزار مدیریت وظایف برنامه ای است که به سازماندهی، ساده سازی و اولویت بندی وظایف مورد نیاز برای رسیدن به یک هدف یا تکمیل یک پروژه کمک می کند.
اگر مدیریت کار شبیه مدیریت پروژه به نظر می رسد، به این دلیل است که آنها شباهت های زیادی دارند، اما یکسان نیستند.
ابزارهای مدیریت وظیفه در اشکال مختلفی مانند صفحات گسترده اولیه یا برنامه های مدیریت پروژه آنلاین وجود دارند. در هر سطحی، ابزارهای مدیریت وظیفه به افراد کمک می کنند:
- کارآمد کار کنید
- منظم بمانید
- اطمینان حاصل کنید که از تیم ها و افراد به روش های صحیح استفاده می شود
نرم افزار مدیریت وظایف چیست ؟
نرم افزار مدیریت وظایف نرم افزاری است که به شما کمک می کند تا وظایف با اولویت بالا را شناسایی و تکمیل کنید و کار خود را به طور موثر مدیریت کنید.
هر روز بخش بزرگی از زمان خود را صرف کارهای فوری اما کم اهمیت تر می کنیم. این می تواند منجر به نادیده گرفتن کار واقعا مهم شود.
سامانه مدیریت وظایف آنلاین به شما کمک می کند تا با ویژگی های کلیدی مانند یادآوری، جدول زمانی وضعیت و ردیابی زمان، این وظایف را اولویت بندی و مدیریت کنید تا به شما در رعایت مهلت های زمانی کمک کند.
بیشتر بخوانید : معرفی بهترین نرم افزار مدیریت وظایف
اجزای کلیدی یک ابزار مدیریت وظیفه
ابزارهای مدیریت وظیفه نیاز کلی به سازماندهی، اولویت بندی و تجسم کار را برطرف می کنند. از طریق تجزیه و تحلیل، می آموزید که چگونه کارها را به روش های مؤثرتری انجام دهید.
در ابتدایی‌ترین سطح خود، از ابزار مدیریت وظیفه برای کمک به افراد، تیم‌ها یا کسب‌وکارها استفاده می‌شود. بخشی از سازماندهی شامل تعیین اولویت ها برای وظایف، تجسم پیشرفت کارها در حین گذر از مراحل تکمیل و جمع آوری تجزیه و تحلیل یا گزارش ها برای هدایت وظایف و گردش کار آینده است.
چرا به نرم افزار مدیریت کارها نیاز دارید ؟
- اولویت بندی و مدیریت تمام وظایف
- تعیین کار بر اساس و مهارت های کارمند
- تخصیص و ثبت زمان مورد استفاده برای تکمیل وظایف و جلوگیری از تاخیر
- تنظیم یادآورها و اعلان های خودکار برای انجام به موقع کار
- همکاری موثر با اعضای تیم
نرم افزار مدیریت وظیفه در مقابل مدیریت پروژه
وقتی پروژه ای را مدیریت می کنید، یک تاریخ و یک هدف – تصویر بزرگ – در ذهن دارید. مدیریت پروژه دامنه وسیع تری دارد که در آن مدیر باید به عواملی مانند کنترل هزینه، گردش کار و منابع موجود نگاه کند.
مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یک جنبه از یک پروژه در یک زمان است. به عنوان مثال، هنگام مدیریت وظایف، باید به ضرب الاجل و اولویت، تکلیف و پیشرفت کار نگاه کنید. این مقدار زیادی برای مدیریت است، اما یک ابزار مدیریت کار می تواند کار شما را آسان تر کند.
اولویت بندی
یک صفحه کار به شما امکان می دهد وظایف خود را بر اساس اولویت سازماندهی کنید تا بتوانید اطمینان حاصل کنید که مهم ترین چیزها ابتدا انجام شده است. همانطور که گفته شد، ابزارهای مدیریت وظایف به راحتی به روز می شوند. با اولویت‌بندی کارها، می‌توانیم به جای اینکه بدون هیچ جهتی از یک مورد به مورد دیگر بپریم، بر نحوه کار تمرکز کنیم.
تجسم
نه تنها تجسم وظایف به شما کمک می کند آنچه را که باید انجام دهید به خاطر بسپارید، بلکه به شما کمک می کند تا یک پروژه را به عنوان یک کل بهتر درک کنید. این بدان معناست که ابزارهای مدیریت وظیفه به راحتی توسط همه قابل دسترسی است. وقتی هر مورد به گونه ای طراحی شود که درک آن آسان باشد، وابستگی ها واضح می شوند و همکاری طبیعی است.
تحلیل و بررسی
ابزارهای نرم افزار مدیریت task همیشه شکلی از تجزیه و تحلیل را ارائه می دهند، خواه فرمولی باشد که شما ایجاد کرده اید یا چیزی که در ابزار تعبیه شده است.
بیشتر بخوانید : نرم افزار مدیریت جلسات چیست و چه مزایای دارد ؟
مزایای نرم افزار مدیریت کارها وظایف
نرم افزار های مدیریت کارها و وظایف منبع مؤثری برای تیم ها هستند، اما می توانند توسط افراد نیز مورد استفاده قرار گیرند. ابزارهای مدیریت وظایف به کاربران نهایی کمک می‌کنند هوشمندتر کار کنند، کارهای بیشتری انجام دهند و موفقیت بیشتری را تجربه کنند.
مدیریت و سازماندهی حجم کاری
بدانید که چه کاری باید انجام دهید و کدام موارد دارای اولویت هستند. اختصاص داده و اجرا کنید.
افزایش کارایی و تولید
استفاده از مقدار بهینه منابع و زمان برای یک کار مساوی است با چرخش های کوچکتر در چرخه تولید.
بهبود کیفیت کار
هنگامی که وظایف سازماندهی می شوند و از اطلاعات به درستی استفاده می شود، کیفیت هرگز قربانی سرعت تولید نمی شود.
ایجاد همکاری
تیم ها زمانی بهتر کار می کنند که درک مشترکی از آنچه باید انجام شود وجود داشته باشد و ایده ها به راحتی از طریق یک سیستم مدیریت کار بصری منتقل شوند.
کاهش اتلاف
زمان صرف شده برای فکر کردن به کارهای بعدی یا انجام مجدد کارهایی که در اولین تلاش به درستی انجام نشده اند را حذف کنید.
رعایت مهلت ها
با یک سیستم مدیریت کار سازمان‌یافته، شما و تیمتان کارآمدتر کار می‌کنید
هنگامی که ابزارهای مدیریت وظیفه به درستی اعمال شوند، می توانند
نرم افزار مدیریت تسک به شما امکان می دهد تمام جنبه های مدیریت کار را از یک داشبورد واحد نظارت کنید، اما این همه چیز نیست. چیزهای بیشتری در مورد نرم افزار مدیریت کار وجود دارد:
خطر از دست دادن اطلاعات را کاهش می دهد
ممکن است تعداد گیج کننده ای از اسناد، گذرواژه ها و اطلاعاتی وجود داشته باشد که شما در حین انجام وظایف خود با مامورین رد و بدل می کنید. یک ابزار مدیریت کار خطر از دست دادن اطلاعات را کاهش می دهد زیرا شما می توانید تمام اطلاعات را در یک مکان جمع آوری کنید.
تفویض آسان و همکاری بهبودیافته
نیازی به ارسال ایمیل به اعضای تیم یا تماس آنها با دفتر برای واگذاری وظایف فردی ندارید. هنگامی که با استفاده از ابزار مدیریت وظیفه، کاری را به عضوی اختصاص می‌دهید، آنها یک اعلان برای انجام وظیفه دریافت می‌کنند. سپس می توانید از بخش نظرات برای همکاری در کارهای تیمی از راه دور استفاده کنید.
اولویت بندی موثر
توانایی اولویت بندی وظایف برای کارمندان یکی از قابل توجه ترین مزایای ابزار مدیریت کار است. اعضای تیم شما ممکن است تغییر بین وظایف را چالش برانگیز بدانند. اولویت بندی اعضای تیم را قادر می سازد تا زمان خود را بهتر مدیریت کنند و به آنها ایده واضح تری از ترتیب انجام تکالیف می دهد.
تمرکز بهبود یافته
یک ابزار مدیریت کار، این تصور را از بین می برد که باید یک کار بزرگ را در یک چارچوب زمانی خاص انجام دهید. دلیل آن این است که اجازه می دهد وظایف را به کارهای کوچکتر و قابل هضم تر تقسیم کنید که تمرکز را آسان تر می کند.
نتیجه گیری
در این مقاله به تعریف نرم افزار پیکیری وظایف و مزایای آن پرداختیم .
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین پیوند یکی از زیر سیستم های اتوسیون اداری پیوند است و با ۲۰ سال سابقه در زمینه تولید نرم افزار های سازمانی توانسته مشتریان زیادی در طیف های مخالف داشته باشد . با نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین پیوند می توانید به طور کارآمدتری تیم خود را مدیریت می کنید؛ و از همه مهم تر کارآمدی تیم شما نیز هم افزایش پیدا می کند.
بعد از اینکه نرم افزار مدیریت وظایف مناسبی را پیدا کردید، مطمئن شوید که تمام مراحل لازم در فرآیند پیاده سازی نرم افزار را انجام دادید و برای همه ابزارهای جدید، استقبال بالایی از کاربر ایجاد کنید.