چرا به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم؟

با افزایش پیچیدگی فرآیندها، روش‌های سنتی مدیریت مکاتبات (استفاده از کاغذ، ایمیل‌های‌ پراکنده، یادداشت‌های دستی) به موانع جدی تبدیل شده‌اند. در چنین شرایطی نیاز به اتوماسیون اداری محسوس است؛ چرا که در محیط کار امروزی، زمان پاسخ‌گویی باید کوتاه باشد، دقت اطلاعات حیاتی است و هماهنگی بین واحدها بیش از پیش اهمیت دارد. روش‌های قدیمی باعث تأخیر، گم شدن اسناد، دوباره‌کاری و سردرگمی در گردش کار می‌شوند. 

وقتی پرونده در دست چند نفر بچرخد، نسخه‌های متفاوت از سند پدید می‌آید و پیگیری‌ها به معضلی برای کارکنان تبدیل می‌شوند. در چنین شرایطی، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مانند نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند به عنوان سیستم مدیریت گردش کار وارد ماجرا می‌شوند تا فرآیندها را استاندارد، مؤلفه‌ها را به هم متصل و وظایف را به‌صورت خودکار به مسئول بعدی ارسال کنند؛ کاری که در روش‌های سنتی تقریباً غیرممکن است.

هر سازمانی در نقطه‌ای از رشد خود به مرحله‌ای می‌رسد که روش‌های دستی دیگر پاسخ‌گوی حجم کار نیستند. تصمیم برای پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری زمانی معنا پیدا می‌کند که نشانه‌های مشخصی در جریان کار ظاهر شوند؛ نشانه‌هایی که به وضوح نشان می‌دهند زمان آن رسیده تا سیستم سنتی کنار گذاشته شود.

اگر در سازمان، پیگیری وضعیت نامه‌ها یا درخواست‌ها همیشه به تماس تلفنی و پیام‌های مکرر منجر می‌شود، اگر اسناد در پوشه‌های پراکنده یا میان افراد مختلف گم می‌شود، یا اگر مدیران برای تصمیم‌گیری باید زمان زیادی صرف جمع‌آوری اطلاعات کنند، این‌ها همگی نشانه‌ نبود یک سیستم اتوماسیون اداری کارآمد است.

همچنین زمانی که سازمان به دنبال گسترش شعب، افزایش حجم مکاتبات یا استقرار فرآیندهای جدید است، ضرورت اتوماسیون اداری خودش را نشان می‌دهد؛ چرا که نبود بستر یکپارچه برای مدیریت فرایند کسب‌وکار، نظم‌بخشی و افزایش شفافیت باعث کاهش سرعت و افزایش خطا می‌شود.