با توجه به استفاده از راه‌حل‌های نرم‌افزاری کارآمد و بهبود عملکرد آن‌ها، تغییرات فناوری‌های مورد استفاده در کسب‌وکار، با برخی فراینده در حال گسترش است. سامانه اتوماسیون اداری، یک سامانه اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیکی و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین کاربران، گروه‌های کاری و سازمانها بر عهده دارد. این سامانه‌ها، عموماً شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.
عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزارها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری بکار برده می‌شود اطلاق شده که امکان پردازش داده‌های نوشتاری دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیوتر امکان‌پذیر می‌سازد.
بیشتر بخوانید: سیستم اتوماسیون اداری چیست
به‌طورکلی آن چه در ایران از آن به‌عنوان سامانه اتوماسیون اداری یاد می‌شود شکل تکامل‌یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری بکار می رود. امروزه سامانه‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به‌طورکلی اسناد اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی‌شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شود.
اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری تحت وب ابزاری است که داده ها به صورت خودکار از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند این ابزار به سازمانها کمک می کنند تا وظایف و فرآیندهای روزمره را به طور ایمن جمع آوری و تجزیه تحلیل کنند. اتوماسیون اداری وظیفه ذخیره ،بازیابی، مبادله اسناد و اطلاعات اداری را دارند.
مهمترین اجزای اتوماسیون اداری چیست ؟
- موتور گردش کار
- موتور جستوجوی اسناد
- موتور مدیریت گزارش ها
- اطلاعات پایه
- تنظیمات
1- موتور گردش کار
موتور گردش کار، ابزاری مناسب به‌منظور خودکارسازی فرایندهای سازمانی در به جریان انداختن اسناد و داده‌های سازمانی برای افراد مرتبط، در زمان معین و قابل پیگیری است. مدیریت الکترونیکی فرآیندها امروز تبدیل به یک نیاز مهم در سازمانها شده که این نیاز به واسطه مدل موتور گردش کار مرتفع می‌شود. نکته قابل‌توجه این است که نباید این سامانه را با سامانه‌های مکاتبات اشتباه نمود زیرا سامانه مدیریت گردش کار جز لاینفک و هسته اصلی هر سازمان الکترونیک و سامانه‌های مدیریت منابع انسانی و مالی است.
این موتور جریان ساده‌ای از عملیات یا وظایف است که به‌صورت خودکار و سیستمی به‌عنوان یک امکان جانبی در سامانه اتوماسیون اداری در نظر گرفته می‌شود. این موتور به‌همراه سرویس کارپوشه و همچنین سرویس‌های مورد نیاز برای مدیریت و پایش گردش کارهای در حال اجرا و گزارش‌های مختلف است .
مهم ترین قابلیت‌های موتور گردش کار
- کاهش حجم گردش کاغذی و دستی اسناد
- کاهش خطاهای انسانی و افزایش صحت و امنیت داده‌های ارجاع شده
- تسهیل و تسریع در ارتباطات اداری و سازمانی
- بهبود مدیریت و افزایش پردازش‌ها و حذف مراحل غیرضروری
- بهبود خدمات ارائه‌شده سازمانی به ارباب‌رجوع
- ایجاد پل ارتباطی بین فرایندهای درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
- طراحی نماد‌های قابل‌درک برای تمامی کاربران با استفاده از BPMN جهت پیاده‌سازی فرآیندهای دبیرخانه
- طراحی نماد‌های قابل‌درک برای تمامی کاربران با استفاده از BPMN جهت پیاده‌سازی فرآیندهای دبیرخانه
- قابلیت توانمندسازی مدیران درجهت تعیین نقش‌ها و دسترسی‌های گوناگون در لایه‌های مختلف سازمان
- پشتیبانی از انواع واکشی پایگاه‌های اطلاعاتی و جداول آن‌ها به‌منظور پیوند آن‌ها
- پشتیبانی از معماری ۳ لایه با امکان تغییر و جایگزینی هر کدام از لایه‌ها در صورت نیاز در موتور گردش کار
- قابلیت غیرفعال و یا فعال کردن یک گردش کار تعریف‌شده یا حتی نمونه‌ای از یک گردش کار در حال اجرا
- پشتیبانی از معماری SOA جهت ارتباط با نرم‌افزارهای دیگر موجود در سازمان
بیشتر بخوانید: مزایا و معایب سیستم های اتوماسیون اداری
2- موتور جستجوی اسناد
پیکربندی و تنظیم موتور جستجوی پیشرفته به‌منظور تعیین فیلدهای مورد جستجو برای هر نوع سند فرم و یا پیش‌نویس است. این موتور به‌منظور جستجوی پیشرفته اسناد موجود در بایگانی‌های مختلف، دفاتر اندیکاتور، کارپوشه است. با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد در سازمان ها ، می توان جستجوهای هدفمندی بر روی فیلدهای اطلاعاتی نامه‌ها، فرم‌ها، گزارش‌های عملکردی افراد و اسناد مختلف سازمان انجام داد.
مهم ترین قابلیت‌های موتور جستجوی اسناد
- جستجوی ساده و پیشرفته جهت دسترسی به مدارک و اسناد موجود در زیرسامانه‌های مکاتبات بایگانی و آرشیو اسناد
- جستوجوی نامه‌ها، اسناد و فرم‌ها به‌صورت پارامتریک و براساس تمامی فیلدهای اطلاعاتی به‌صورت جداگانه یا ترکیبی از فیلدهای مورد نظر
- جستجوی پیشرفته براساس کلمات مندرج در موضوع و متن پیش‌نویس های ثبت و صدور شده یا نشده
- جستجو براساس نام کاربران و ساختارهای سازمانی
- جستجو براساس شرح نمایه یا کلیدواژه‌های نامه
- جستجو در پوشه‌های شخصی و سازمانی براساس دسترسی‌ها
3- گزارش ساز
با استفاده از نرم افزار گزارش ساز، تمامی گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهیانه و سفارشی تهیه می‌شود.
مهم ترین قابلیت‌های موتور گزارش ساز
- گزارشگیری در سطوح مختلف مدیریتی
- تهیه و ارسال گزارش های سفارشی روزانه، هفتگی و ماهانه برای کاربران درخواست کننده
1-3 موتور گزارش ساز
موتوری است که گزارش های متفاوتی با فیلترهای مورد نظر، برای انواع سامانه ها (مکاتبات، حسابداری، حقوق و دستمزد و …) ایجاد می کند.
مهم ترین قابلیت‌های موتور گزارش ساز
- طراحی فرم های گزارش سازی مختلف براساس نیاز کاربر
- طراحی گزارش آسان براساس روش ویزاردی و خودکار
- طراحی قالب های خروجی گزارش
- ذخیره سازی الگوهای گزارش جهت استفاده های بعدی
- طراحی پیشرفته گزارش با تمامی امکانات تصویری و نموداری
- طراحی فرمت ورودی/خروجی گزارش ها
- استفاده از موتورهای گردش کار، گزارش ساز پویا و سایر ابزارهای گزارش ساز
- کنترل سطح دسترسی کاربران جهت استفاده از گزارش های طراحی شده
- امکان استفاده از هر نوع تصویر و یا متن مورد نیاز کاربران برای تغییر ظاهری در گزارش های مطابق استانداردهای موجود
- طراحی امکان ذخیره و بازیابی نتایج گزارش ها در محدوده زمانی مورد نظر
2-3 سامانه گزارش مدیریتی
سامانه ای که تمامی گزارش های مورد نیاز کاربران را مدیریت می کند.
مهم ترین قابلیت‌های سامانه گزارش مدیریتی
- گزارش گیری براساس نوع، وضعیت( در دست اقدام و یا بدون پاسخ) و سوابق نامه
- گزارش گیری از ارجاعات نامه
- گزارش گیری از عملکرد کاربران
- گزارش گیری از پیش نویس نامه ها، پیام ها و یادداشت ها
- گزارش گیری از میزان مکاتبات انجام شده در واحدهای سازمانی و تعداد نامه های ورودی و خروجی
- مرتب سازی نتایج گزارش ها براساس فیلدهای موجود
4- اطلاعات پایه
امکان تعریف تمامی اطلاعات پایه مورد نیاز در سامانه اتوماسیون از قبیل فیلدهای طبقه بندی امنیتی(عادی، محرمانه و …) انواع فوریت ها (عادی، فوری، آنی و …)، روش های ارسال و دریافت، انواع روابط فی‌مابین(عطف، پیرو، بازگشت و …)، شرح ارجاع، پاراف ها، وضعیت نامه و فرمت های گوناگون برای شماره سریال و کلید واژگان است.
5- تنظیمات
با استفاده از تنظیمات می توان برخی از فعالیت های جاری در اتوماسیون اداری را به اختیار خود تعریف نمود. این تنظیمات در سه دسته زیر می تواند تعریف شود:
5-1 تنظیمات سیستمی
تنظیماتی که باید توسط مدیر سامانه اعمال شود.شامل :
- ذخیره و تغییر تنظیمات مربوط به خاتمه نشست کاربر
- ارائه فهرست کاربران فعال سامانه به همراه تعداد ورود از رایانه شخصی و رایانه های دیگر موجود در سازمان
- ارائه هشدار به هنگام ورود با شناسه کاربری و رمز عبور توسط افراد غیرمجاز
- پشتیبانی از کیبورد فارسی
5-2 تنظیمات دبیرخانه ای
تنظیماتی که باید توسط کاربران دبیرخانه به منظور ثبت و ورود اطلاعات مکاتبات تنظیم شود.
- مرتب سازی و اولویت بندی نامه ها براساس ستون های شماره، تاریخ، نوع نامه و غیره
- تعریف پیش فرض های موجود در پنجره ثبت مکاتبات از قبیل نوع نامه، واحد ثبت، نحوه ارسال و دریافت، طبقه بندی و سال پیش فرض در جستجوی سوابق نامه
اتوماسیون اداری چگونه در سازمان ها استفاده می شود ؟
انتشارات الکترونیکی : انتشارات الکترونیکی یکی از پرکاربردترین انواع استفاده اتوماسیون اداری در سازمان ها است.
ارتباط الکترونیکی و همکاری : یک جریان یکپارچه و ثابت ارتباط در سراسر یک سازمان باعث بهبود بهره وری می شود.با کمک اتوماسیون اداری می توانند ارتباط و همکاری را افزایش دهند.
پردازش تصویر و ذخیره اسناد : راه‌حل‌های پردازش تصویر و ذخیره‌سازی اسناد شامل فناوری‌هایی مانند سیستم‌های مدیریت گردش کار اسناد و ابزارهای تصویربرداری مانند اسکنرها می‌شوند. سازمان‌هایی که هنوز به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ یا غیراستاندارد متکی هستند، هزینه‌های بیش از حد، بهره‌وری از دست رفته، خطاهای پرهزینه را تجربه می‌کنند.
مدیریت : این دسته شامل زمان‌بندی و راه‌حل‌های مدیریت وظایف می‌شود. با مدیریت وظایف، سازمان ها به راحتی می توانند وظایف را تعیین و نظارت کنند و همچنین داده های جمع آوری شده را تجزیه و تحلیل کنند. راه‌حل‌های BPMS به سازمانها برای بهبود فرآیند ها کمک می کند و سازمان را یک قدم جلوتر می‌برد.
جمع بندی
اجزای اتوماسیون اداری یکی از مهم ترین جزئیاتی است که باید قبل از خرید نرم افزار به آن توجه کنید , در این مقاله سعی کردیم که با تمام اجزای اتوماسیون اداری آشنا شوید .
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند با ایجاد فضای مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی باعث سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی و امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم میکند.