آموزش نحوه طبقه‌بندی اسناد اداری

بایگانی اسناد شامل مجموعه اقداماتی است که از لحظه صدور سند تا جایگاه نهایی نگهداری و بازیابی آن را شامل می‌شود. در ایران معمولاً روش‌های زیر برای آرشیو اسناد به کار می‌رود:

1. تقسیم‌بندی بر اساس گروه‌های موضوعی یا واحدهای سازمانی: ابتدا اسناد را به گروه‌های اصلی (مانند پرسنلی، مالی، آموزشی، مهندسی و غیره) تقسیم می‌کنند. هر گروه موضوعی ممکن است زیرپوشه‌های بیشتری داشته باشد (مثلاً زیرمجموعه منابع انسانی می‌تواند شامل «استخدام»، «انتقالات»، «خروج از خدمت» باشد).
2. شماره‌گذاری و کدگذاری: هر سندی در هنگام صدور یا بایگانی یک «شماره پرونده» یا «کد راهنما» خاص دریافت می‌کند که معمولاً شامل سال، گروه موضوعی و شمارۀ مسلسل است. به این ترتیب می‌توان بر اساس شماره‌گذاری اسناد را مرتب و بازیابی کرد.
3. ترتیب زمانی: پس از تنظیم پرونده‌های اصلی، اغلب اسناد هر پرونده به ترتیب تاریخ چیدمان می‌شوند. معمولاً اولین صفحه شامل سند اصلی صادره (مانند نامه یا فرم اصلی) و سپس پیوست‌ها و پاسخ‌های بعدی قرار می‌گیرد.
4. استفاده از پوشه و فایل: اسناد مرتبط در یک پوشه فیزیکی (زونکن، فایل، یا پوشه مقوایی) نگهداری می‌شوند. رعايت اصول تشکیل پرونده ضروری است؛ یعنی هر پرونده مجموعه اسنادی باشد که «یک وجه اشتراک خاص» مانند موضوع یا نام داشته باشند. این وجه اشتراک ممکن است «موضوع» پرونده باشد (در پرونده‌های موضوعی) یا «نام شخص/واحد» (در پرونده‌های اسمی).
5. بایگانی سری و محرمانه: اسناد طبقه‌بندی‌شده (سری یا محرمانه) باید مطابق مقررات حفاظتی ویژه نگهداری شوند. مثلاً طبق آیین‌نامه دولت مصوب ۱۳۵۴، اسناد دارای طبقات کاملاً سری، سری، فوق محرمانه و محرمانه تعریف می‌شوند که روش نگهداری هر طبقه (صندوق امن، اتاق قفل‌شده و غیره) مشخص شده است.
6. بایگانی الکترونیکی (اتوماسیون اداری): امروزه در کنار بایگانی سنتی، بسیاری از ادارات از سامانه‌های مدیریت الکترونیکی اسناد استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری زیرسیستم مدیریت اسناد دارند که مراحل اسکن، دسته‌بندی (برچسب‌گذاری موضوعی، واحدی و …) و ذخیره اسناد را دیجیتالی می‌کنند. به طور مثال در سیستم‌های مدرن می‌توان قالب‌های از پیش تعریف‌شده (مثل فرم حکم کارگزینی یا قرارداد) را ایجاد و اطلاعات سند را یا با اسکن مستندات و یا به صورت دستی وارد نمود، سپس اسناد را در پوشه‌ها و درختواره‌های مجازی مرتب کرد.

به طور خلاصه، در سازمان‌های ایرانی برای بایگانی اسناد معمولاً از ترکیبی از روش‌های موضوعی (طبقه‌بندی بر اساس واحد یا موضوع)، زمانی (شماره‌گذاری و تاریخ) و الفبایی یا عددی استفاده می‌شود. استفاده از پوشه و زونکن برای هر پرونده و ثبت مشخصات کلیدی (مانند موضوع، تاریخ، ارجاع، واحد صادرکننده) روی جلد پرونده معمول است. در عمل، بایگانی دقیق اسناد نیازمند تدوین دستورالعمل داخلی یا استفاده از نرم‌افزارهای آرشیو مستندات است تا اسناد به سهولت بازیابی شوند.