امروزه داشتن روزهای کاری شلوغ به یک امر عادی تبدیل شده است. اما، گاهی اوقات، می تواند نتیجه مدیریت ضعیف وظایف در محل کار باشد. چگونه می توانید از شر این خلاص شوید؟ خوب، نرم افزار مدیریت وظایف مناسب می تواند پاسخ شما باشد. مدیریت ضعیف وظایف باعث اتلاف منابع می شود. ذکر این نکته منصفانه است که یک سیستم مدیریت کار قوی می تواند عملکرد را افزایش دهد و تیم شما می تواند وظایف را به طور موثرتری مدیریت کند.
بهترین سامانه مدیریت وظایف می‌تواند تیم شما را قادر به ساده‌سازی وظایف مهم، خودکارسازی فرآیندهای تکراری و افزایش هماهنگی بین همکاران کند. در اینجا می خواهیم نکات برتر را برای انتخاب بهترین نرم افزار برنامه مدیریت وظایف برای محل کار خود مورد بحث قرار دهیم. اما قبل از آن، اجازه دهید سه دلیل کلیدی برای استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف در محل کار را مرور کنیم.برای اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار مدیریت وظایف به مقاله مدیریت وظایف چیست و چگونه به سازمان ها کمک می کند مراجعه کنید.
چرا باید از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده کنیم؟
یک تحقیق PMI نشان داده است که 66 درصد از شرکت هایی که از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده می کنند می توانند پروژه ها را با بودجه از پیش تعریف شده خود تکمیل کنند. به بیان ساده، لازم است راه حل مناسب مدیریت وظایف را برای استفاده از مزایای مدیریت کار و زمان مناسب انتخاب کنید.
در اینجا دلایل اصلی استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه غنی از ویژگی ها آورده شده است.
1. اتوماسیون را به ارمغان می آورد
نرم افزار مدیریت وظایف می تواند کارهای خسته کننده، تکراری و پیش پا افتاده را خودکار کند. با استفاده از این نرم افزار می توان به راحتی کارها را اولویت بندی کرد و وضعیت چندین پروژه را در زمان واقعی بررسی کرد. اعضای تیم شما می توانند با کمک یک ابزار مدیریت وظایف تیم، روی چیزهای مهم دیگر تمرکز بیشتری داشته باشند.
2. نظارت بر کار در زمان واقعی
سامانه مدیریت وظایف به گونه ای طراحی شده است که کارمندان را قادر می سازد پیشرفت خود و سایر وظایف کارکنان را ردیابی کنند. مشخصه نظارت بر کار در زمان واقعی به مدیر پروژه کمک می کند تا کل تیم را در همان صفحه نگه دارد و هماهنگی را بهبود می بخشد. یک راه حل مدیریت وظیفه می تواند یک نمای کلی دائمی از هر کار را برای رسیدن به مهلت تمام پروژه ها ارائه دهد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
3. همکاری را بهبود می بخشد
استرس و فرسودگی شغلی در سناریوهای تجاری چالش برانگیز امروزی بسیار رایج هستند. بسیاری از کارمندان به دلیل این وضعیت می خواهند کار را ترک کنند. با این حال، یک راه حل مدیریت کار، تیم شما را قادر می سازد تا در زمان واقعی حتی زمانی که همه اعضا از راه دور کار می کنند، همکاری کنند. یک ابزار مدیریت کار، خواه اولویت‌بندی یا تفویض وظایف باشد، همیشه به همکاری کمک می‌کند.
پس از بحث در مورد دلایل کلیدی که چرا باید نرم افزار مدیریت پروژه یا مدیریت وظیفه را در سیستم موجود خود ادغام کنید، اجازه دهید نکاتی را که باید برای انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب در نظر بگیرید مرور کنیم. این روزها، به لطف فناوری در حال تکامل، سیستم مدیریت وظایف متعدد در دسترس است. با این حال، با در نظر گرفتن ویژگی های زیر می توانید نرم افزار مناسب را پیدا کنید.
نکاتی برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه
در این قسمت مهم ترین ویژگی هایی که یک نرم افزار مدیریت وظایف باید داشته باشد را بیان می کنیم :
1. سهولت استفاده
یک نرم افزار مدیریت کار ایده آل باید ساده و قابل استفاده باشد. حتی کارمندان غیر فنی نیز باید به راحتی از آن استفاده کنند. برای پذیرش کامل نرم افزار در شرکت شما ضروری است. چه یک نجار جدید یا یک عضو هیئت مدیره کهنه کار، همه باید به راحتی از سیستم مدیریت وظایف استفاده کنند. هر زمان که ابزار را در لیست کوتاه قرار می دهید، باید این عامل را در نظر داشته باشید.
2. انعطاف پذیری بالا
یکی دیگر از ویژگی های مهم انعطاف پذیری است. نرم افزار مدیریت کارها و وظایف شما باید قابل تنظیم و انعطاف پذیر باشد تا نیازهای پروژه در حال تغییر و مدیریت پروژه های متعدد را برآورده کند. به عبارت دیگر، سیستم مدیریت وظایف شما باید متناسب با رشد تیم و کسب و کار شما مقیاس پذیر باشد. با این کار، لازم است که سیستم با تمام برنامه های تجاری موجود به خوبی کار کند تا عملکرد بهتری را تضمین کند.
3. جدول زمانی
ویژگی ردیابی جدول زمانی اطلاعات دقیقی را در مورد زمان صرف شده برای یک کار خاص دریک پروژه توسط یک فرد در اختیار کاربران قرار می دهد. این خصوصیت به مدیران پروژه کمک می کند تا کل ساعات کار یک کارمند را در یک دوره خاص پیگیری کنند.
همچنین، مدیران پروژه به راحتی می توانند جدول زمانی روزانه هر یک از اعضای تیم را بررسی کنند. در نتیجه بهره وری و کارایی کارکنان در طول دوره افزایش خواهد یافت.
4. گزارش های متعدد
ویژگی گزارش‌دهی چندگانه، متخصصان مدیریت پروژه را قادر می‌سازد تا در مورد وظایف و پروژه‌های مختلف در حال انجام، دیدی چشمگیر داشته باشند. همچنین به شما امکان می دهد پیشرفت روزانه کارکنان خود را از طریق نمودارهای جذاب ردیابی کنید. علاوه بر این، کارمندان و مدیران به راحتی می توانند پیشرفت کار و وضعیت فعلی هر یک از اعضای تیم را مشاهده کنند.
این ویژگی به شما کمک می کند تا بهره وری کارکنان را به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه بررسی کنید.
5. به اشتراک گذاری اسناد در زمان واقعی
6. پشتیبانی پیشرفته
ممکن است عجیب به نظر برسد، اما ابزار مدیریت وظیفه شما باید پشتیبانی سریع و قابل اعتماد مشتری را ارائه دهد. پلتفرم های مختلف پشتیبانی خوبی از مشتری ارائه می دهند. بنابراین، قبل از اینکه ابزار را در سیستم کسب و کار خود ادغام کنید، باید اطمینان حاصل کنید که فروشنده کمک شخصی 24 ساعته و 7 روز هفته را به سرعت و کارآمد ارائه می دهد.
7. ترکیب بودجه و ویژگی ها
آخرین اما نه کم اهمیت ترین نکته، ترکیب بودجه و امکانات است. بسیاری از استارت آپ ها و SME ها با محدودیت های بودجه ای مواجه هستند. در چنین شرایطی، سیستم مدیریت وظایف مناسب باید مقرون به صرفه و دارای ویژگی های غنی باشد تا بهترین ترکیب از بودجه و ویژگی های لازم را ارائه دهد. می تواند شرکت را در طول دوره به سطح جدیدی برساند.
معرفی 4 نرم افزار های مدیریت وظایف و کار تیمی
انتخاب های ما برای بهترین نرم افزار های مدیریت وظایف، کاربر پسند و سازگار با سایر ابزارهای سازمانی هستند. این برنامه ها گزینه های سفارشی سازی و ویژگی های خودکار سازی را ارائه می دهند. برخی از بهترین نرم افزار های مدیریت وظایف شامل :
آسانا
آسانا در میان محبوب‌ترین نرم‌افزاری مدیریت وظایف قرار می‌گیرد و طرح‌بندی تمیزی را ارائه می‌دهد که تفویض مسئولیت‌ها و پیگیری پروژه‌ها، وظایف فرعی و وضعیت را آسان می‌کند. پلت فرم مدیریت پروژه همچنین دارای ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی برای تعیین هدف و گزارش است.
Flow
Flow یک برنامه مدیریت وظایف ساده است که عملکرد قدرتمندی دارد. می‌توانید یک نمای کلی از هر پروژه را بررسی کنید .در این نرم افزار می توانید وظایف خود و کارهایی که به دیگر اعضای تیم واگذار شده را به راحتی مشاهده کنید.
ترلو
پلت فرم مدیریت کار Trello همکاری و سازماندهی را با تابلوها، کارت ها و لیست های قابل تنظیم آسان می کند که حتی پیچیده ترین پروژه ها را به مراحل معقول و قابل هضم تقسیم می کند.
مدیریت وظایف پیوند
نرم افزار مدیریت وظایف پیوند یکی از ساده ترین نرم افزارهاس ایرانی است که عملکرد های زیادی به کاربران ارائه می دهد. نرم افزار مدیریت پروژه پیوند یک ابزار عالی برای مدیریت وظایف است. دارای ویژگی های پیشرفته ای مانند همکاری پروژه، ردیابی مهلت و مدیریت منابع است. استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط می‌توانند با استفاده از پیوند چندین پروژه را به راحتی مدیریت کنند. به عنوان یک ابزار ردیاب پروژه قوی، پیوند می تواند بهره وری و کارایی تیم شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.
ویژگی های نرم افزار مدیریت وظایف و کار پیوند :
- تعریف چند پروژه به صورت مستقل و تفکیک شده
- ثبت اطلاعات کاربران هر پروژه
- تعریف وظایف برای هر کاربر (tasks)
- تعریف بازه زمانی مشخص برای هر وظیفه
- امکان مدیریت دسترسی ها برای هر کاربر
- ثبت وظیفه توسط هر کاربر
- تعریف تاریخ پیگیری برای هر وظیفه
- طرح فوریت برای هر وظیفه (عادی، فوری، آنی)
- مدیریت وظایف
- و….
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می توانید خیلی راحت و سریع پروژه ها و وظایف هر فرد را در نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند مدیریت کنید.
سوالات متدوال
بهترین نرم افزار مدیریت وظایف چه ویژگی هایی دارد ؟
ویژگی های نرم افزار مدیریت وظایف عبارتند از: دید و اعتماد بیشتر بین تیم ها و مدیریت , شلوغی ذهنی کمتر,فرآیندهای یکنواخت و کارآمد,صرفه جویی در زمان , احتمال تلاش های اضافی و مجبور به تکرار کارها کمتر است , انعطاف پذیری اعضای تیم برای دسترسی به پروژه ها و وظایف می باشد.
چه کسب و کارهایی از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده می کند؟
تقریباً هر تیمی باید از نرم افزار مدیریت وظایف بهره مند شود. اگر با چند نفر روی پروژه ها یا ابتکارات متعدد کار می کنید، احتمالاً برنامه ریزی، اولویت بندی، ردیابی و سازماندهی ایده ها، مسئولیت ها و کارهای تیم خود به شدت سخت و زمان بر است. بهترین ابزارهای مدیریت وظایف به‌طور یکپارچه کار ها و وظایف هر فرد را مشخص می کند و حتی می‌توانند گردش‌های کاری خاصی را خودکار کنند و به تیم شما اجازه می‌دهند روی مهم‌ترین وظایف خود تمرکز کنند.
بنظرم داشتن یه سیستم مدیریت پروژه با این امکانات کارایی شرکت رو تا حد زیادی بالا میبره حتما باید برای تهیه اش پیشنهاد بدم ممنون از شما با شما در تماس خواهم بود