یکی از سوالات رایجی که مدیران فناوری و پروژه هنگام انتخاب ابزارهای اتوماسیون می‌پرسند، این است که «تفاوت نرم افزار فرم‌ساز و BPMS چیست؟» و «آیا برای نیازهای سازمانی، یک فرم‌ساز کافی است یا باید به سراغ یک سیستم جامع‌تر مانند BPMS برویم؟»
بیشتر سازمان‌ها برای دیجیتال‌سازی فرآیندهای خود در ابتدا از «فرم‌سازها» استفاده می‌کنند؛ ابزارهایی ساده که اجازه می‌دهند فرم‌هایی برای جمع‌آوری داده‌ها طراحی کنیم. اما زمانی که پای فرآیندهای پیچیده‌تر و نیازمند مدیریت، پایش و بهینه‌سازی به میان می‌آید، به سراغ «BPMS» می‌روند؛ یعنی سیستم‌هایی که به‌طور کلی فرآیندهای کسب‌وکار را خودکار می‌کنند.
هدف ما در مقاله پیش رو این است که تفاوت فرم‌ساز و BPMS را روشن کنیم و مزایا و محدودیت‌های هرکدام را توضیح دهیم تا بتوانید برای نیازهای فعلی و آینده سازمان‌تان تصمیم بهتری بگیرید. همچنین در پایان، «نرم‌افزار پیوند» سماتوس را معرفی خواهیم کرد که راه‌حلی یکپارچه برای ترکیب فرم‌سازی و مدیریت فرآیندها است.
مقایسه فرم‌ساز و BPMS: بررسی تفاوت‌ها در طراحی و عملکرد
هنگامی که صحبت از دیجیتال‌سازی فرآیندها و اتوماسیون به میان می‌آید، باید بدانیم که فرم‌سازها و سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار BPMS هر یک برای هدف خاصی طراحی شده‌اند، بنابراین هر یک در جای خود مفید هستند.
اگر بخواهیم به طور کلی به تفاوت فرم‌ساز و BPMS اشاره کنیم باید بگوییم که «فرم‌ساز» ابزاری ساده است که کارکرد اصلی آن به ایجاد و طراحی فرم محدود می‌شود، در حالی‌که ساخت فرم تنها بخشی از مجموعه قابلیت‌های گسترده در یک سیستم BPMS است. ابزار فرم‌ساز یک نرم‌افزار BPMS خوب در کنار امکاناتی مثل مدل‌سازی، مدیریت، پایش و بهینه‌سازی فرآیندها، آن را به محصولی به مراتب قدرت‌مند‌تر تبدیل می‌کند. به همین دلیل، فرم‌ساز بیشتر برای کسب‌وکارهای کوچک با فرآیندهای ثابت یا سازمان‌هایی که صرفاً یک فرآیند و فرم مشخص دارند، مناسب است.
در ادامه به منظور مقایسه فرم‌ساز و BPMS، به تفاوتهای اهداف و فلسفه طراحی این دو ابزار خواهیم پرداخت.
۱. هدف و فلسفه طراحی
اولین فرق فرم ساز و BPMS به هدف و و فلسفه طراحی مربوط می‌شود؛ فرم‌سازها برای ایجاد فرم‌ها و جمع‌آوری داده‌های دریافتی از این فرم‌ها ساخته شده‌اند. این ابزارها معمولاً برای پروژه‌هایی با نیازهای ساده استفاده می‌شوند و هدف اصلی‌شان ساخت فرم و در مرتبه بعد، تسهیل جمع‌آوری اطلاعات به‌طور منظم و ساختاریافته است. بنابراین در پروژه‌هایی که نیازمند فرم‌های ساده هستند، بهترین عملکرد را دارند. برای مثال، فرم ثبت نام در یک همایش یا درخواست مرخصی معمولاً با استفاده از فرم‌سازها ساخته می‌شود.
از سوی دیگر، نرم افزار BPMS یا سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار به‌طور خاص برای مدیریت، بهینه‌سازی و اجرای فرآیندهای پیچیده طراحی شده است. این سیستم‌ها قادرند فرآیندهای چندمرحله‌ای، شرطی و با نقش‌های مختلف را مدیریت کنند.
به عبارت دیگر، BPMS نه تنها برای جمع‌آوری داده‌ها، بلکه برای هدایت فرآیندهای کسب‌وکار از آغاز تا پایان و با در نظر گرفتن شرایط مختلف و منابع متعدد، طراحی شده است. برای مثال، فرآیند درخواست مرخصی در یک سازمان ممکن است نیازمند تایید از سوی چند مدیر، بررسی تاریخ‌ها و پیگیری‌های متعدد باشد که این موارد به راحتی توسط bpms مدیریت می‌شود.
بیشتر بخوانید: ویژگی‌های مهمی که هر نرم افزار BPMS باید داشته باشد
۲. محدوده عملکرد و فرآیند محوری
دومین نکته‌ای که در مورد تفاوت فرم‌ساز و BPMS باید بدانید این است که فرم‌سازها بیشتر به کارهای وظیفه‌محور پرداخته و به جمع‌آوری و مدیریت داده‌های خاص محدود می‌شوند. به عبارت ساده، برای کارهایی که به‌صورت تک‌وظیفه‌ای و خطی انجام می‌شوند، بهترین گزینه به شمار می‌روند؛ مثل فرم مرخصی، استخدام، درخواست وام و مواردی از این قبیل.
اما BPMS برای مدیریت فرآیندها طراحی شده و قادر است فرآیندهای پیچیده‌ای را که نیاز به چندین مرحله، تصمیم‌گیری و هماهنگی میان بخش‌های مختلف دارند، به‌طور کارآمد مدیریت کند. این سامانه امکان تعریف قوانین اختصاصی را فراهم می‌آورد تا گردش کار به‌صورت خودکار انجام شود. همچنین، قابلیت اتصال به سایر نرم‌افزارهای اداری و سازمانی را دارد و با بهره‌گیری از ابزارهای پیشرفته گزارش‌گیری، امکان پایش و تحلیل دقیق فرآیندها را فراهم می‌کند. به این ترتیب، فرآیندهای کسب‌وکار از ابتدا تا انتها به‌طور دقیق، منسجم و با نظارت کامل اجرا می‌شوند.
مثلا اگر یک کارمند درخواست خرید تجهیزات دهد، فرآیند کار در فرم‌ساز و BPMS به‌این‌صورت خواهد بود:
- فرم‌ساز: کارمند فرم درخواست خرید را پر می‌کند و داده‌ها جمع‌آوری می‌شود.
- BPMS: درخواست ابتدا به تایید مدیر مالی، سپس به مدیر بخش و در نهایت به بخش تأمین می‌رود.
بیشتر بخوانید: BPM چیست؟
۳. انعطاف‌پذیری در طراحی گردش‌کار و خودکارسازی
سومین فرق فرم‌ساز و BPMS در میزان انعطاف‌پذیری آن‌ها در طراحی گردش‌کار است. نرم افزار فرم ساز معمولاً گردش‌کارهای ساده را پوشش می‌دهند؛ مثلا وقتی که داده‌ها از یک فرم به یک مقصد مشخص (مانند پایگاه داده یا ایمیل) منتقل می‌شوند.
اما BPMS به مراتب انعطاف‌پذیری بیشتری در طراحی گردش‌کارهای پیچیده ارائه می‌دهد و می‌تواند گردش‌کارهایی با شرط‌های مختلف (مانند شرط‌های منطقی)، موازی‌سازی و اتصال به سیستم‌های مختلف را به‌طور خودکار ایجاد کند.
برای مثال، فرآیند درخواست وام یک کارمند را در نظر بگیرید که نیاز به تایید از سوی چندین مدیر دارد؛ در یک سیستم BPMS، این تأییدات می‌تواند هم‌زمان و بدون وابستگی به ترتیب خاصی انجام شود. برای مثال، در فرآیند درخواست وام، پرونده پس از ثبت به‌صورت خودکار به کارمندان یا مدیران مربوطه ارسال می‌شود؛ اگر چند بخش مختلف باید آن را بررسی کنند، هرکدام می‌توانند هم‌زمان کار خود را انجام دهند و نیازی نیست منتظر پایان تأیید یک بخش بمانند تا پرونده به بخش بعدی برود. در صورتی که در هر مرحله خطایی یا نقصی در مدارک شناسایی شود، سیستم به‌طور خودکار پرونده را به مرحله قبلی بازمی‌گرداند تا اصلاحات لازم انجام شود.
بنابراین انعطاف‌پذیری BPMS باعث شده که این ابزار برای فرآیندهای پیچیده‌تر و چندمرحله‌ای که نیاز به هماهنگی با چند بخش دارند، ایده‌آل باشد.
۴. تحلیل، گزارش‌گیری و بهبود مستمر
یکی دیگر از ویژگی‌های بارز BPMS نسبت به فرم‌سازها، قابلیت‌های تحلیلی و گزارش‌گیری پیشرفته آن است. فرم‌سازها معمولا فقط داده‌ها را جمع‌آوری و گزارش‌های ساده ایجاد می‌کنند.
برای مثال، می‌توان از طریق فرم‌ساز یک لیست از پاسخ‌های مختلفی که به یک سوال داده شده را جمع‌آوری کرد؛ اما معمولاً قابلیت‌های تحلیلی و گزارش‌گیری به این راحتی فراهم نمی‌شود. در عوض، BPMS ابزارهای تحلیلی پیشرفته‌ای را در اختیارتان قرار می‌دهد که می‌توانند گزارش‌های دقیقی از وضعیت فرآیندها، زمان‌بندی‌ها، تخصیص منابع، نقاط ضعف و سایر متغیرها ارائه دهند.
مثلا، این سیستم می‌تواند به شما نشان دهد کدام مرحله از فرآیند بیشترین تأخیر را دارد، کدام کارها بیش از حد به یک کارمند یا واحد خاص محول شده یا در چه نقاطی خطاهای تکرارشونده رخ می‌دهد. ابزارهای پیشرفته BPMS این امکان را فراهم می‌کنند که به‌صورت لحظه‌ای روند اجرای فرآیندها را مشاهده کرده و در صورت نیاز، سریعاً تغییرات لازم را اعمال کنید.
به این ترتیب، در صورتی که سازمان شما نیاز به تحلیل مستمر و بهبود فرآیندها داشته باشد، BPMS انتخاب بهتری خواهد بود.
۵. یکپارچگی و اتصال به سامانه‌های سازمانی دیگر
پنجمین تفاوت نرم افزار فرم ساز و BPMS این است که در BPMS، فرآیند درخواست خرید به‌گونه‌ای طراحی می‌شود که به‌طور خودکار با سایر سامانه‌های سازمان مانند ERP، CRM و سیستم مالی در تعامل باشد و تمام مراحل بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات انجام گیرد. برای مثال، فرض کنید یک کارمند درخواست خرید تجهیزات را ثبت می‌کند. در فرم‌ساز، اگر بخواهید از این اطلاعات در ERP، CRM یا سیستم مالی استفاده کنید، باید داده‌ها را به‌صورت دستی و جداگانه وارد هر سیستم کنید. اما در BPMS، درخواست خرید می‌تواند به‌طور خودکار ابتدا برای بررسی موجودی کالا به ERP ارسال شود، سپس اطلاعات مشتری را در CRM تکمیل یا به‌روزرسانی کند و در نهایت برای تأیید بودجه به سیستم مالی برود. این یکپارچگی باعث می‌شود کل فرآیند خرید سریع‌تر، دقیق‌تر و هماهنگ‌تر انجام شود.
۶. سطح پیچیدگی پیاده‌سازی و نگهداری
تفاوت فرم‌ساز و BPMS در سطح پیچیدگی پیاده‌سازی و نگهداری این ابزارها نیز کاملا محسوس است. با فرم‌ساز می‌توانید در عرض چند دقیقه یک فرم ساده بسازید. بنابراین این ابزار برای پروژه‌های کوچک و نیازهای فوری بسیار مناسب است چون پیاده‌سازی آن راحت است.
اما BPMS به دلیل پیچیدگی فرآیندهای کسب‌وکار، نیازمند زمان و تخصص بیشتری برای پیاده‌سازی است. به عنوان مثال، باید فرآیندهای پیچیده را طراحی کنید، نقش‌های مختلف را تعیین نمایید و قوانین شرطی ایجاد کنید. این کار نه‌تنها به تجزیه‌وتحلیل دقیق نیاز دارد، بلکه به دلیل تخصصی بودن نرم‌افزار، اجرای آن توسط افراد عادی عملاً ممکن نیست و باید نیرویی آموزش‌دیده و باتجربه در کار با BPMS در اختیار داشته باشید. به همین دلیل، سازمان‌ها یا باید از قبل نیروی متخصص داخلی داشته باشند یا هزینه جداگانه‌ای برای جذب یا برون‌سپاری این تخصص در نظر بگیرند.
۷. مقیاس‌پذیری و توسعه‌پذیری
در مورد تفاوت فرم‌ساز و BPMS در زمینه مقیاس‌پذیری و توسعه‌پذیری، اولین نکته‌ای که باید بدانید این است که فرم‌سازها بیشتر برای سازمان‌های کوچک و متوسط یا پروژه‌های محدود مناسب هستند که فرم‌های ساده‌‌ای دارند و ممکن است فقط یک یا چند بار از این فرم‌ها استفاده شود و بنابراین کاربران کمی با آن‌ها سروکار داشته باشند. اما BPMS برای سازمان‌های بزرگ و پروژه‌های در حال گسترش طراحی شده است، جایی که یک فرم یا فرآیند ممکن است سال‌ها بدون تغییر مورد استفاده قرار گیرد و در طول زمان هزاران کاربر در نقاط مختلف با آن کار کنند؛ مانند فرم مرخصی یا درخواست خرید در یک سازمان بین‌المللی که باید هم‌زمان توسط کارمندان زیادی تکمیل، بررسی و تأیید شود.
در چنین شرایطی، BPMS با مدیریت خودکار گردش کار، هماهنگی بین واحدها و پشتیبانی از حجم بالای داده و کاربران، مقیاس‌پذیری واقعی را فراهم می‌کند. در توضیح مقیاس‌پذیری نیز باید بگوییم که منظور، توانایی اجرای یک فرآیند در حجم و گستره بسیار بزرگ، بدون افت کارایی است.
۸. کنترل دسترسی و امنیت
تفاوت نرم‌افزار فرم‌ساز و BPMS در زمینه کنترل و دسترسی نیز مشهود است. فرم‌سازها برای پروژه‌های ساده و با الزامات امنیتی پایه طراحی شده‌اند و معمولاً از پروتکل‌ها و مکانیزم‌های امنیتی پیشرفته‌ای که در BPMS وجود دارد، برخوردار نیستند. در مقابل، BPMS علاوه بر کنترل دسترسی، از لایه‌های امنیتی و استانداردهای پیشرفته‌تری بهره می‌برد که حفاظت جامع‌تری از داده‌ها و فرآیندها فراهم می‌کند. این قابلیت‌ها می‌تواند شامل رمزنگاری (Encryption)، تعیین دقیق سطوح دسترسی برای نقش‌ها و کاربران مختلف، و استفاده از پارامترهای امنیتی پیشرفته برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز یا تغییرات ناخواسته در داده‌ها باشد.
فرض کنید یک تیم فروش از فرم‌ساز برای جمع‌آوری اطلاعات مشتریان استفاده می‌کند. در این شرایط چون فقط مدیر تیم نیاز به دسترسی به اطلاعات دارد، هیچ کنترل دسترسی پیچیده‌ای لازم نیست. اما در یک سازمان بزرگ‌تر که از BPMS برای مدیریت درخواست‌های خرید استفاده می‌کند، مدیر خرید، بخش مالی و منابع انسانی، هر کدام به اطلاعات خاصی نیاز دارند.
بنابراین BPMS این امکان را فراهم می‌کند که دسترسی به هر بخش فقط محدود به اطلاعات مربوط به آن بخش باشد؛ مثلا دسترسی به اطلاعات مالی فقط برای مدیر مالی باز می‌شود.
جدول خلاصه تفاوتهای نرم افزار فرم‌ساز با BPMS
تا اینجای مقاله به طور مفصل تفاوت فرم‌ساز و BPMS را بررسی کردیم. برای درک بهتر موضوع، خلاصه‌ای از تفاوتهای اصلی بین این دو ابزار را در قالب جدول نیز مرور می‌کنیم:
ویژگی‌ها | فرم‌ساز | BPMS |
هدف و فلسفه طراحی | ساخت فرم و جمع‌آوری اطلاعات | مدیریت و اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار |
محدوده عملکرد و فرآیند محوری | مناسب برای فرآیندهای ساده و تک‌وظیفه‌ای | مناسب برای فرآیندهای پیچیده و چندمرحله‌ای |
انعطاف‌پذیری در طراحی گردش‌کار و خودکارسازی | پوشش گردش‌کار ساده | طراحی گردش‌کارهای پیچیده و منعطف |
تحلیل، گزارش‌گیری و بهبود مستمر | گزارش‌گیری ساده | تحلیل پیشرفته و گزارش‌گیری دقیق |
یکپارچگی و اتصال به سامانه‌های سازمانی دیگر | یکپارچگی و اتصال محدود | قابلیت اتصال یکپارچه به سیستم‌های مختلف |
سطح پیچیدگی پیاده‌سازی و نگهداری | ساده و بدون نیاز به تخصص | تخصصی و پیچیده |
مقیاس‌پذیری و توسعه‌پذیری | مناسب برای پروژه‌های کوچک و محدود | مناسب برای سازمان‌های بزرگ و در حال توسعه |
کنترل دسترسی و امنیت | محدود به نیازهای امنیتی ساده | کنترل دسترسی پیچیده و دقیق |
معرفی فرم ساز و گردش کار اتوماسیون اداری پیوند
با توجه به تفاوت فرم‌ساز و BPMS، ممکن است برخی سازمان‌ها برای انتخاب مناسب‌ترین ابزار با چالش مواجه شوند. در این راستا، نرم‌افزار پیوند راه‌حلی یکپارچه است که امکانات فرم‌سازی و مدیریت فرآیندها را در یک بستر واحد ارائه می‌دهد.
نرم‌افزار پیوند، محصولی از شرکت سماتوس، ترکیبی است از فرم‌ساز تحت وب ساده با موتور مدیریت فرآیند سازمانی (BPMS) که به کاربران این امکان را می‌دهد که به‌راحتی فرم‌های مورد نیاز خود را طراحی کرده و آن‌ها را به فرآیندهای گردش‌کار متصل کنند.
نرم‌افزار پیوند به‌ویژه برای سازمان‌هایی که به دنبال ترکیب فرم‌سازی آسان و مدیریت فرآیندهای پیچیده هستند یک انتخاب عالی به شمار می‌رود چرا که با وجود آن نیازی به انتخاب میان فرم‌ساز یا BPMS نخواهید داشت و این نرم‌افزار هر دو نیاز شما را در قالب یک پلتفرم یکپارچه در اختیارتان قرار می‌دهد.
جمع‌بندی
در این مقاله، تفاوت فرم‌ساز و BPMS را بررسی کردیم و گفتیم فرم‌سازها ابزارهایی ساده و مناسب طراحی فرم‌های خاص هستند که در مورد پروژه‌های کوچک و برآوردن نیازهای ساده عملکرد خوبی دارند.
در مقابل، BPMS به‌طور عمده برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای پیچیده طراحی شده و قابلیت‌های پیشرفته‌تری مانند گردش‌کارهای چندمرحله‌ای، یکپارچگی با سیستم‌های مختلف و ابزارهای تحلیلی را ارائه می‌دهد.
انتخاب بین این دو ابزار بستگی به نیاز سازمان شما دارد. اگر هدف شما فقط جمع‌آوری اطلاعات ساده است، فرم‌سازها گزینه مناسبی‌اند، اما اگر نیازمند مدیریت خودکار فرآیندهای پیچیده، بهبود مستمر و تحلیل داده‌ها هستید، BPMS گزینه حرفه‌ای‌تری محسوب می‌شود.
اگر به دنبال یک راه‌حل یکپارچه برای انجام هر دو کار هستید، نرم افزار سازمانی پیوند انتخاب مناسبی است چون به شما این امکان را می‌دهد تا فرم‌سازی و مدیریت فرآیندها را در یک بستر واحد و بدون نیاز به ابزارهای جداگانه، انجام دهید. برای آشنایی بیشتر با تفاوت فرم‌ساز و BPMN و درخواست مشاوره و دموی رایگان نرم‌افزار پیوند با تیم سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
فرم‌سازها برای پروژه‌های ساده و جمع‌آوری داده‌ها طراحی شده‌اند و سریع و کم‌هزینه‌اند و استفاده از آن‌ها به تخصص خاصی نیاز ندارد؛ در حالی که BPMS برای مدیریت فرآیندهای پیچیده و چندمرحله‌ای مناسب است و به همین دلیل زمان و منابع بیشتری می‌طلبد و امکانات بیشتری برای سازمان‌های بزرگ فراهم می‌کند.
بله، BPMS می‌تواند جایگزین فرم‌ساز شود (مشروط بر آنکه فرم‌ساز را داشته باشد که در اغلب موارد، بیش از ۹۹ درصد سامانه‌ها از این قابلیت برخوردارند)؛ اما عکس این موضوع صادق نیست و یک فرم‌ساز به‌تنهایی قادر به جایگزینی BPMS و پوشش قابلیت‌های آن نخواهد بود.
اگر پروژه شما نیاز به جمع‌آوری داده‌های ساده و سریع دارد، فرم‌ساز مناسب است. ولی برای مدیریت فرآیندهای پیچیده و هماهنگی میان بخش‌های مختلف، BPMS انتخاب بهتری است.