سیستم های مدیریت اسناد و یا نرم افزار مدیریت مستندات زیادی با ویژگی های مختلف وجود دارد. فناوری های جدید هر روز مطرح می شوند و امکانات فراوانی را برای کاربران ارائه می دهند. با انتخاب های بسیار زیاد، تصمیم گیرندگان گیج شده اند و غالباً ماهیت راه حل های نرم افزار مدیریت اسناد را نادیده می گیرند. نرم افزار بایگانی اسناد سیستمی است که برای ذخیره، مدیریت و سازماندهی اسناد استفاده می شود. این می تواند توسط یک فرد، کسب و کار یا سازمان برای ذخیره و مدیریت اسناد خود استفاده شود. ماهیت یک سازمان این است که بتواند میراث یا دانش جدید سازمان را حفظ، تعریف، ذخیره، فهرست، به روز رسانی و کشف کند. برای رسیدن به این هدف، یک نرم افزار مدیریت اسناد مناسب باید دارای ویژگی هایی مانند امنیت اسناد، کنترل نسخه، اشتراک گذاری اسناد و همکاری در میان سایر موارد باشد.
قبل از پرداختن به ویژگی‌هایی که برای نرم افزار مدیریت اسناد مهم است، اجازه دهید با جزئیات بیشتری توضیح دهیم که نرم‌افزار مدیریت اسناد چیست.
تعریف نرم افزار مدیریت اسناد
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد، نوعی نرم افزار مدیریت محتوای سازمانی است که به سازمان ها در مدیریت اسناد، ایمیل ها و انواع دیگر اطلاعات کمک می کند. همچنین به سازمان ها کمک می کند تا اطلاعات مورد نیاز خود را به سرعت پیدا کنند. می توان از آن برای مدیریت و ذخیره اسناد به صورت سازمان یافته، ردیابی و به اشتراک گذاری انواع داده ها از منابع مختلف استفاده کرد. هدف اصلی نرم افزار مدیریت اسناد کاهش خطر جا انداختن یا گم شدن یک سند است زیرا می تواند حاوی اطلاعات مهمی باشد که ممکن است برای مراجعات بعدی مورد نیاز باشد. علاوه بر این، این ابزارها به گونه ای طراحی شده اند که به شما امکان می دهد نسخه هایی از اسناد خود را در مکان های دور ذخیره کنید. اگر مشکلی در فضای ذخیره سازی فیزیکی شما پیش بیاید، این به شما سطح امنیت بالاتری می دهد.
نرم افزارهای مدیریت اسناد زیادی در بازار موجود است که می تواند طیف وسیعی از نیازها را برطرف کند. برای رفع نیازهای زیر می توان از نرم افزار مدیریت اسناد استفاده کرد:
- ارائه یک نمای کلی از تمام اسناد موجود در سازمان شما، از جمله وضعیت آنها و اینکه چه کسی مسئول آنهاست
- فراهم کردن دسترسی آسان به اسناد در صورت نیاز
- اطمینان از اینکه اطلاعات حساس با افرادی که حقوق لازم را ندارند به اشتراک گذاشته نمی شود
- پیگیری تعداد دفعات دسترسی به یک سند و توسط چه کسی
- یادآوری کاربران زمانی که قرار است سندی را به‌روزرسانی یا بررسی کنند
بیشتر بخوانید : سیستم مدیریت اسناد (DMS) چیست و چه مزایای دارد ؟
ویژگی های نرم افزار مدیریت اسناد
1. دسترسی به وب
در این زمان که اینترنت بسیار رایج است، کاربران باید از هر کجا به اسناد خود دسترسی داشته باشند. یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر وب، دسترسی سریع و آسان به فایل‌ها و پوشه‌ها را فراهم می‌کند که در این عصر اینترنت از اهمیت بالایی برخوردار است. تعدادی از ویژگی های نرم افزار مدیریت اسناد وجود دارد که با تشکر به دسترسی وب به این اسناد کمک می کند. این شامل:
- دسترسی به تلفن همراه - برای مشاهده یا ویرایش اسناد در دستگاه های تلفن همراه
- ذخیره سازی ابری – برای ذخیره اسناد در فضای ابری
- اشتراک گذاری فایل – برای به اشتراک گذاری پوشه ها یا فایل های فردی با دیگران
2. جستجوی اسناد
هر کاربر فایل های زیادی دارد و باید بتواند با استفاده از تنها چند حرف از آنچه به دنبال آن است، آنها را به سرعت جستجو کند. نرم افزار مدیریت اسناد به ذخیره سازی اسناد به صورت سازماندهی شده کمک می کند تا در صورت نیاز بتوان آنها را به راحتی بازیابی کرد.
از ویژگی جستجوی سند می توان برای یافتن محتوا بر اساس نام، تاریخ، نویسنده یا سایر ابرداده ها مانند برچسب ها استفاده کرد. همچنین پیش نمایشی از سند را قبل از باز کردن آن ارائه می دهد و دارای برخی ویژگی های پیشرفته مانند برجسته کردن متن در سند و صادرات فایل ها در قالب PDF یا Word است.
3. کشیدن و رها کردن ویژگی ها
کشیدن و رها کردن – این ویژگی یک ویژگی نرم افزار مدیریت اسناد است که به شما امکان می دهد فایل ها را از یک پوشه به پوشه دیگر یا حتی از یک برنامه به برنامه دیگر بکشید و رها کنید. وقتی صحبت از نرم‌افزار مدیریت اسناد به میان می‌آید، ویژگی کشیدن و رها کردن که به کاربران اجازه می‌دهد فایل‌ها را از دسکتاپ خود به سیستم مدیریت اسناد آنلاین بکشند و رها کنند، یک ابزار کارآمد در زمان است.
4. نمایشگر و ویرایشگر تعبیه شده
نرم افزار مدیریت اسناد یک نمایشگر و ویرایشگر تعبیه شده ارائه می دهد که به کاربر اجازه می دهد سند را از داخل نرم افزار مشاهده، ویرایش و ذخیره کند. نمایشگر تعبیه شده به شما امکان می دهد اسناد را بدون نیاز به باز کردن آنها در پنجره دیگری یا دانلود آنها مشاهده و ویرایش کنید – این باعث صرفه جویی در زمان می شود زیرا نیازی به جابجایی بین برگه ها یا برنامه ها ندارید.
با یک نمایشگر و ویرایشگر تعبیه شده، نیازی به دانلود هیچ فایلی در دسکتاپ شما نیست. سریع فایل های خود را بصورت آنلاین باز و ویرایش کنید.
5. نسخه سازی
یکی دیگر از قابلیت های مهم سیستم مدیریت اسناد، نسخه سازی است. نسخه‌سازی به کاربران امکان می‌دهد نسخه‌های فایل قبلی را ذخیره کنند، به تمام نسخه‌های سند دسترسی داشته باشند، آنها را مقایسه کنند و در صورت نیاز به نسخه قدیمی‌تر برگردند. علاوه بر این، کاربران می توانند مالک را ببینند و تاریخ/زمان آپلود را داشته باشند! Versioning یک ویژگی قدرتمند نرم افزار مدیریت اسناد است که می تواند به شما کمک کند تا تغییرات اسناد خود را در طول زمان پیگیری کنید.
6. قفل کردن فایل
قفل کردن فایل یک ویژگی مهم برای نرم افزار مدیریت اسناد است. تا زمانی که کاربری که آن را قفل کرده است، آن را باز نکند، از ایجاد تغییرات در فایل قفل شده توسط کاربران جلوگیری می کند.
این یک راه عالی برای جلوگیری از اصلاح فایل ها است. اگر یک فایل را قفل کنید، هیچ کس دیگری نمی تواند این فایل را جابجا، ویرایش، حذف کند. به جز مسدود کردن تغییرات فایل، قفل کردن فایل ممکن است از ویرایش همزمان یک فایل توسط دو نفر جلوگیری کند که می‌تواند باعث از دست رفتن اطلاعات و مشکلات دیگر شود. نرم افزار زمانی که تشخیص دهد که شخص دیگری روی آن کار می کند، فایل را قفل می کند و پس از اتمام ویرایش، قفل آن را باز می کند.
7. اشتراک گذاری و رتبه بندی
یک سیستم مدیریت اسناد عالی باید به کاربران این امکان را بدهد که هر پوشه یا فایلی را با تیم خود یا کاربران خاص به اشتراک بگذارند و بتوانند ارزش آن را رتبه بندی کنند. بنابراین، همکاری تجاری مؤثرتر از همیشه است، در حالی که هر کاربر می تواند یک سند را با وظایف، فرصت ها یا قراردادهای بسته CRM و هر موجودیت دیگری مرتبط کند.
به اشتراک گذاری اسناد یک راه عالی برای همکاری با تیم ها است، اما اگر به درستی انجام نشود، می تواند منبع ناامیدی نیز باشد. نرم افزار خوب مدیریت اسناد باید به کاربران اجازه دهد اسناد را به راحتی و ایمن به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، نرم افزار مدیریت اسناد همچنین می تواند یک سیستم رتبه بندی داشته باشد که در آن کاربران می توانند هر سند را در مقیاس از پیش تعریف شده رتبه بندی کنند. این سیستم رتبه بندی به پیگیری اینکه کدام اسناد در بین کارمندان محبوب هستند و کدام یک نیاز به بهبود دارند کمک می کند.
بنابراین، همکاری موثرتر از همیشه است، در حالی که هر کاربر می تواند یک سند را با وظایف، فرصت ها یا قراردادهای بسته CRM و هر موجودیت دیگری مرتبط کند.
8. حقوق فایل ها و پوشه ها
حقوق فایل و پوشه بخش مهمی از هر نرم افزار مدیریت اسناد است. در یک سیستم مدیریت اسناد، باید این امکان وجود داشته باشد که مشخص شود چه کسی به پوشه ها و فایل ها دسترسی دارد، اما باید حقوق ویرایش را نیز تعریف کند، بنابراین همه کاربران نتوانند فایل های خاصی را تغییر دهند. تخصیص حقوق ویرایش به شما این امکان را می دهد که کنترل کنید تیم شما با اسنادی که روی آنها کار می کنند چه کاری می تواند انجام دهد. به عنوان مثال، اگر تیم فروش روی یک سند کار می کند، می توانید آنها را از ویرایش عنوان و توضیحات سند یا حذف سند محدود کنید.
9. پیوند اسناد
پیوند اسناد فرآیند اتصال اسناد، فایل‌ها یا سایر منابع داده است که در مکان‌های مختلف ذخیره می‌شوند تا بتوانید از یک مکان مرکزی به آنها دسترسی داشته باشید. این به شما امکان می دهد به یک سند از سند دیگر دسترسی پیدا کنید، یا سند را با هر سابقه مرتبط دیگری در نرم افزار مدیریت اسناد پیوند دهید. به این ترتیب، اسناد را می توان راحت تر جستجو کرد و بعداً به آنها دسترسی داشت.
10. مکانیسم اطلاع رسانی
مکانیزم اطلاعات یک ویژگی نرم افزار مدیریت اسناد است که به کاربران امکان ارسال اعلان در هنگام ایجاد یا تغییر اسناد جدید در سیستم را می دهد. کاربران می توانند از طریق سیستم مدیریت اسناد، هر گونه به روز رسانی فایل یا پوشه را با پیام های اعلان مستقیم اطلاع دهند.
بیشتر بخوانید : 6 نرم افزار سازمانی که کارایی کسب و کار را افزایش می دهد
جمع بندی
با این حال ویژگی های بیشتری وجود داره که سیستم مدیریت اسناد (سیستم مدیریت مستندات) را به یک نرم افزار ضروری برای کسب و کارها تبدیل می کند. استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به کسب و کارها کمک می‌کند تا گردش کار را خودکار کنند و اشتباهات و تاخیر در پروژه ها را به حداقل برسانند و زمان زیادی را برای حوزه های مختلف کسب و کار خود داشته باشند. با این ویژگی هایی که گفته شده است، باید بتوانید انتخاب مناسبی برای کسب و کار خود داشته باشید.
همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر از سیستم مدیریت اسناد پیوند، می‌توانید درخواست دمو ثبت کنید و یا با شماره ۰۵۱۳۷۱۷۸ تماس حاصل بفرمایید، تا همکاران ما تمامی مشاوره‌های لازم را به شما ارائه دهند..
سوالات متداول
مهمترین ویژگی سیستم های مدیریت اسناد کدام است؟
مهمترین ویژگی سیستم مدیریت اسناد، توانایی آن در ذخیره و بازیابی اسناد است. نرم افزار DMS به سازمان ها کمک می کند تا با پیدا کردن سریعتر اسناد در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنند.
به چه علت از نرم افزار بایگانی مدیریت اسناد استفاده کنیم؟
استفاده از نرم افزار بایگانی به شما امکان می دهد تمام سوابق شما را فورا جستجو کنید، که در نهایت باعث صرفه جویی در وقت و هزینه کسب و کار شما می شود و به تضمین امنیت محرمانه‌ترین داده‌های شما کمک می‌کند. علاوه بر این، با اسناد دیجیتال شما همیشه می‌دانید که اطلاعات شما کجاست، و می‌توانید فایل‌های خود را تقریباً از هر کجا دسترسی داشته باشید یا آنها را ردیابی کنید.