اتوماسیون اداری و BPM , مکمل‌هایی برای مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی

خیر. در مدیریت فرآیند‌ کسب و کار، هدف ما فقط طراحی فرآیندهایی است که انتظار داریم سازمان ما با آن‌ها روبرو شود. طراحی چنین فرآیندی کمک می‌کند تا از قبل آمادگی سناریوهای احتمالی را داشته باشیم؛ اما سیستم اتوماسیون اداری بخشی از کارهایی که برای به انجام رساندن این فرآیند ها لازم هستند را ساده می‌کند. بیایید با مثالی ساده، استفاده این دو سیستم در یک سازمان را ببینیم:

صاحب یک داروخانه می‌خواهد فرآیند خرید دارو در کسب و کار خود را طراحی کند. ابتدا مشتری درخواست داروی مورد نیاز را ثبت می‌کند، متصدی فیش دارو را صادر کرده و از مشتری می‌خواهد مبلغ فیش را پرداخت کند. فیش پرداختی توسط حسابداری مهر می‌خورد و مشتری با تحویل فیش به متصدی، داروی خود را دریافت می‌کند. به طور خلاصه، این روند همان فرآیند خرید دارو در یک داروخانه است.

حال همین داروخانه، با استفاده از سیستم اتوماسیون کسب و کار داخلی می‌تواند نامه‌های درخواست‌ خرید دارو، فاکتور‌ها، فیش‌ها و… را از طریق کارتابل بایگانی و دسته بندی کند، به اطلاعات گذشته دسترسی داشته باشد، فرم‌های مورد نیاز را طراحی و ذخیره کند، نمودار فلوچارت فرآیندها را بررسی نماید و هزاران دسترسی دیگر که در هر سیستم اتوماسیون ممکن است وجود داشته باشد.

دیگر تفاوت های اتوماسیون اداری و BPMS امکان گردش مکاتبات در اتوماسیون اداری می باشد که کاربران می توانند از طریق کارتابل کارهای انجام نشده  مانند اسکن نامه , امضا , گردش مکاتبات و … را بررسی و برای انجام آن برنامه ریزی و کنند. پس مدیریت فرآیند کسب و کار BPM و اتوماسیون اداری مکمل یکدیگر هستند، نه جایگزین هم.