با توجه به مکانیزه شدن بیشتر فعالیت ها، نیاز است که بخش های مختلف سازمان ها را با نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری مدیریت کنند.
قصد ما امروز معرفی بهترین نرم افزار دبیرخانه است که نقش ویژه ای در یک سازمان دارد. همانطور که می دانید دبیرخانه گردش مکاتبات اداری را انجام می دهد و کلیه سازمان می توانند با استفاده از این سیستم نامه ها را در فرمت های مختلف آماده کنند، و بین تمامی نامه های صادره و وارده جستجو انجام دهند.
با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی هر سازمان به راحتی کلیه مکاتبات و مدیریت اسناد را در کوتاه ترین زمان انجام می دهد. در ادامه با ویژگی های بهترین نرم افزار دبیرخانه آشنا می شوید .
نرم افزار دبیرخانه چیست؟
نرم افزار دبیرخانه شامل ابزارهای است که امکان ثبت و بایگانی اسناد را ایجاد می کند .هدف از استفاده این نرم افزار دیجیتالی کردن اسناد و بایگانی اسناد برای ذخیره سازی راحت تر اطلاعات و در دسترس قرار گرفتن اسناد برای افراد مربوط است.
نرم افزار دبیرخانه رایگان با تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی کمک می کند تا تمام مدارک در سازمان به راحتی پردازش شوند و به راحتی به گردش در بیایند. استفاده از نرم افزار دبیرخانه از اشتباهات دستی و کم شدن اسناد جلوگیری می کند.
امکانات و قابلیت های نرم افزار دبیرخانه
1- ثبت نامه های وارده در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
یکی از قابلیت های نرم افزار دبیرخانه و بایگانی رایگان این است که نامه های وارده به سازمان اعم از، مکاتبات بین سازمانی، حکم، یادداشت و… را در سیستم ثبت کند و جهت اقدام به کارتابل شخص مورد نظر ارسال کند.
2- ثبت نامه های صادره در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
این قسمت نامه های که به خارج از دبیر خانه ارسال می شود مربوط است. از زمانی که نامه پیش نویس، تصحیح مکرر (ارجاع دوباره جهت پیش نویس)، امضا و ثبت در دبیرخانه و چاپ یا به سازمان مورد نظر ارسال می شود. که این روند مانند یک چرخه ادامه دارد.
3- انجام مکاتبات داخلی
در این بخش کاربران دبیرخانه به راحتی و بدون اینکه نامه را ثبت کنند، می توانند نامه های داخلی مختلف را بین دبیرخانه ها و افرادی که مجاز به دریافت نامه هستند ارسال کنند.
4- ارسال پیغام
اگر کاربری بخواهد بصورت غیر رسمی به کاربر دیگر پیغامی را ارسال کند در هر سمت سازمانی از این ویژگی می تواند استفاده کند.
5- کارتابل
هر فرد در یک سیستم کارتابل ممکن است یک یا چند سمت داشته باشدکه آن فرد برای هر سمت می تواند یک کارتابل جدا داشته باشد و از طریق آن میتواند نامه هایی که برایش ارسال شده را در کارتابل مشاهده و بررسی کند.
6- ارجاع
هر کاربر می تواند نامه هایی که در اختیار دارد را برای افراد دیگر ارجاع دهد. برای جواب به سوال این که ارجاع چیست؟ ارجاع یعنی کاربر اجازه دارد به افرادی که مجاز به مکاتبه هستند، ارجاع دهد. اشخاص مجاز، اشخاصی هستند که زیر دست و یک سطح بالاتر می باشند. همچنین کاربر می تواند نامه را بصورت گروهی ارجاع کند و اگر مجاز به ارجاع محرمانه باشد میتواند محرمانه ارسال کند.
7- سابقه نامه
تمامی ارجاعاتی که برروی یک نامه اتفاق افتاده است، سابقه نامه را مشخص می کند.همچنین کاربر میتواند سابقه را بصورت کلی و یا بصورت مسیری که نامه به کاربر فعلی رسیده مشاهده کند. سابقه، دستور ارجاع و وضعیت نامه در کارتابل فرد قابل مشاهده باشند.
8- ارجاع خودکار
در این ویژگی نرم افزار براساس مشخصاتی که کاربر تعریف کرده است، نامه های خاصی را به فردی بصورت خودکار باید ارجاع دهد.
9- جستجو
اگر شما بخواهید یک نامه خاصی را در سیستم جستجو کنید کار بسیار دشواری هست چون شاید سالانه هزاران نامه وارد نرم افزار شود. پس نرم افزار باید این امکان را داشته باشد که براساس متن، فرستنده ، گیرنده و… نامه را برای کاربر پیدا کند.
10-یادآوری
مثلا نرم افزار این امکان را داشته باشد که برای یکسری نامه ها یادآوری کند. زمانی که کاربر وارد نرم افزار شود می تواند آن نامه ای که مشخص شده را یاد آوری کند.
11- تعریف انواع دبیرخانه
این نرم افزار باید این قابلیت را داشته باشد، که بتوانیم انواع دبیرخانه را تعریف کنیم، مانند:
- یک دبیرخانه مرکزی و چندین دبیرخانه محلی
- چند دبیرخانه داخلی مستقل
- چند دبیرخانه مستقل با ارتباط از طریق یک سرویس دهنده
12- بایگانی دبیرخانه
با توجه به اینکه همه ی نامه های یک سازمان به دبیرخانه می رود و امکان جستجو سخت است، باید نرم افزار ویژگی ای داشته باشد که نامه ها را در کلاسه های مختلفی دسته بندی کند.
13- انواع گزارشات
نرم افزار این قابلیت را باید داشته باشدکه بتواند انواع گزارش گیری از نامه هایی که برروی سیستم ذخیره شده را بدهد. و میزان فعالیت کاربران در سیستم یا میزبان مکاتباتی که انجام شده را به صورت گزارشات مقایسه ای ارائه بدهد.
اگر شما به دنبال بهترین نرم افزار دبیرخانه برای سازمان یا شرکت خود هستید ما به شما نرم افزار دبیرخانه پیوند را پیشنهاد می کنیم، که کلیه امکانات و ویژگی های بالا را برای شما امکانپذیر کرده است.
معرفی بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
نرم افزار دبیرخانه رایگان پیوند اسناد کاغذی را به الکترونیکی تبدیل می کند و فرایندهای کسب و کار کاملاً خودکار می‌شوند.
یکی دیگر از مزایای دبیرخانه تحت وب پیوند، امضای الکترونیکی اسناد است که بر روی هر سندی که در دبیرخانه ثبت شده است می توانید اعمال کنید… همچنین مرتب سازی، فیلتر کردن، جستجو بر اساس نام و بسیاری از شاخص های دیگر نیز امکان پذیر است.
قابلیت ها ی نرم افزار دبیرخانه رایگان پیوند
- امکان تعریف دبیرخانه های مستقل بدون محدودیت در تعداد
- امکان تعریف الگوهای چاپ (سربرگ های سازمانی و استاندارد های ثبت نامه ها در سامانه)
- امکان ثبت نامه های وارده و صادره
- امکان ضمیمه نمودن انواع پیوست
- امکان تنظیم شماره گذاری بر اساس sla سازمانی
- امکان مدیریت فکس و ایمیل سازمانی
- پشتیبانی از پروتکل ece
- بایگانی دبیرخانه
- آرشیو اسناد سازمانی
- امکان جستجو بر اساس
- شماره ثبتی
- تاریخ ثبت
- موضوع
- چکیده
- وضعیت بایگانی
- گیرنده، ثبت کننده
- نحوه دریافت و ارسال
- طرح فوریت
- تاریخ ایجاد سند و تاریج ارجاع
- گیرنده ارجاع و ارجاع دهنده
- قسمتی از متن
- و ...
- امکان رزرو شماره
- امکان ثبت امضای الکترونیک
- امکان ارائه کد رهگیری (track)
- امکان ثبت شناسه ملی سند (شمس)
- پشتیبانی از سرویس های imap و pop3
- امکان مدیریت دسترسی دبیرخانه ها
مهمترین مزایای اتوماسیون اداری پیوند
1- گواهی امنیت آزمایشگاه آپا دانشگاه فردوسی مشهد
2- پشتیبانی از قفل سخت افزاری و رایانامه
3- ذخیره سازی فایل های سازمانی خارج از پایگاه داده و برروی هارد
4- سرعت بالا بدلیل استفاده از تکنولوژی AJAX
5- عدم نیاز به حضور در محل(مبتنی بر وب)
6- معماری سرویس گرا(SOA) (امکان اتصال با سایر سیستم های سازمان)
7- امکان تعریف نامحدود دبیرخانه و کاربر
8- امکان تعریف انواع فرآیند های سازمانی
بیشتر بخوانید : مزایا و معایب نرم افزار اتوماسیون اداری
بهترین نرم افزار دبیرخانه چه قابلیت هایی دارد ؟
همان طور که در بالا گفته شده است نرم افزار دبیرخانه خوب باید امکانات : ثبت نامه صادره و وارده , ارجاع نامه , مکاتبات داخلی , جستو جو و … را داشته باشد.
چرا به نرم افزار دبیرخانه نیاز داریم ؟
این نرم افزار با خودکار سازی مکاتبات اداری حجم کارهای سازمانی را کاهش می دهد و کمک می کند تا کارکنان به کارهای مهم تری برسند . این سیستم باعث افزایش کارایی و بهره وری در سازمان می شود.
از سمت دیگه دیجیتالی کردن مکاتبات اداری با استفاده از نرم افزار دبیرخانه نیاز سازمان برای مدیریت و آرشیو اسناد را بر طرف می شود و اسناد همیشه در دسترس هستند و راحت تر پیدا می شوند.
کلام نهایی
در این مقاله با ویژگی های بهترین نرم افزار دبیرخانه و با اهمیت خودکار سازی مکاتبات اداری آشنا شدید .زیر سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری پیوند امکانات زیادی را برای ثبت و مدیریت مکاتبات در اختیار شما قرار می دهد .
برای کسب اطلاعات بیشتر از مشاوره کارشناسان ما استفاده کنید .
ویژگی های یک دبیرخانه ی کامل بدرستی بررسی شده است ممنون ار اطلاعاتتون
امکان تعریف چند دبیرخانه مستقل از هم روی یک نسخه خریداری شده وجود داره؟
سلام، بله در دبیرخانه پیوند این قابلیت دیده شده
میشه تمپلیت های مختلف برای نامه ها تعریف کرد؟
بله این امکان وجود داره
بسیار نرم افزار کاملی هست
وجود این سیستم ها و سایر سیستم های دبیرخانه واقعا نقش مهمی توی روند کارای اداری شرکت ها داره.
سلام وقت بخیر
آیا نرم افزار دبیرخانه امکان پشتیبانی از پروتکل ece را داره؟
سلام جناب رسولی
بله نرم افزار دبیرخانه پیوند امکان پشتیبانی از پروتکل ece را دارد .
ممنون از توضیحات عالیتون فقط این که می تونم نامه های وارده رو توی دبیرخانه دریافت کنیم ؟
عرص سلام و ارادت
بله با دبیرخانه اتوماسیون اداری پیوند می توانید نامه های وارده و صادره در سازمان را دریافت کنید .
برای اطلاعات بیشتر به لینک زیر مراجعه کنید https://samatoos.ir/office-automation/secretariat/