هر سازمانی از مجموعه‌ای از فرایندها تشکیل شده است و برای کاهش خطا و افزایش بهره وری و مدیریت هزینه ها بهینه سازی مراحل فرایند و …. نیاز به خودکار سازی دارند, اما همه فرایندهای سازمان به یک اندازه مهم نیستند.
فرآیندهای سازمانی مجموعه ای از اقدامات قابل تکرار است که توسط تیم برای دستیابی به اهداف شرکت استفاده می شود. مانند: مدیریت کالا ، مونتاژ محصولات ، مرخصی و ماموریت کارمندان و … . در این مقاله انواع فرآیندهای سازمانی را بررسی خواهیم کرد در ادامه با ما همراه باشید.
فرایند کسب و کار چیست ؟
فرآیند کسب و کار مجموعه ای از فعالیت ها یا وظایف ساختاریافته و هماهنگ است که یک سازمان برای دستیابی به یک هدف خاص، تولید محصول یا ارائه خدمات انجام می دهد. فرایند های سازمان شامل مراحل، منابع و افراد مختلفی است که به شیوه ای سازمان یافته با هم کار می کنند تا از عملکرد کارآمد سازمان اطمینان حاصل شود.
فرایندها به کسب و کار و سازمان ها کمک می کند تا عملیات خود را بهینه کنند، هزینه ها را کاهش دهند و به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهند.
بیشتر بخوانید : مدیریت فرآیند کسب و کار bpm چیست ؟
انواع فرآیندهای کسب و کار
فرآیندهای سازمانی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و رویه‌ها درون یک سازمان هستند که به‌منظور دستیابی به اهداف سازمانی طراحی می‌شوند. این فرآیندها شامل وظایف و اقداماتی هستند که سازمان‌ها برای دستیابی به اهدافشان باید آن‌ها را به‌طور مداوم انجام دهند.برخی از فرانید های کسب و کار را در اینجا توضیح داده ایم :
فرایند توسعه محصول
قلب کسب و کاری محصول آن است. چرا توسعه محصولات در فرایند های کسب و کار اهمیت ویژه ای دارند؟
به طور خلاصه می‌توان گفت، یک فرایند به رشد شرکت کمک می‌کند و فرصت بزرگی را برای ارزش نهادن به مشتری در اختیار شما قرار می‌دهد.
این فرایند یکی از فرایندهایی است که با گذشت زمان و به مرور زمان همیشه جای پیشرفت دارد. با گسترش کسب و کار شما خطوط تولید نیز گسترش می‌یابد و محصولات شما نیاز به تطابق با نیاز بازار دارد و به این ترتیب فرایند توسعه محصول شما نیز بهینه سازی خواهد شد.
اینکه تیم شما چگونه از ایده‌ها و مفهوم ها شروع می‌کند تا به محصول برسد و آن را به بازار بدهد، فرایندی حیاتی برای کسب و کار شما است.
بسیار ضروری است که تیم‌هایی توسعه، مدیریت ارتباط با مشتریان (crm) را تقویت کنند تا محصول را با توجه به بازخورد مشتریان ارتقا دهند.
فرایند فروش
در واقع یک محصول بدون فروش هیچ معنایی ندارد. پس از توسعه محصول، فرایند مهم بعدی ما در لیست مهم‌ترین فرایندهای کسب و کار ، فرایند فروش است.
طبق گزارشات و پژوهش ها ، ۹۰ درصد از شرکت‌ها با کارایی بالا ، از فرایند فروش رسمی و هدایت شده استفاده می‌کنند, این عدد قانع کننده است و جای تعجب ندارد به خصوص برای کسانی که تجربه استفاده از یک فرایند فروش رسمی را دارند. یا به تازگی از سامانه فرایندساز استفاده می کنند.
فرایند فروش همراه با تکنیک دستورالعمل‌های خاص برای فروشندگان در مراحل خاص می‌باشد. در هر مرحله از فروش فرایندهای مختلف دیگری وجود دارد که برای سطح بالایی از بهره وری و اجرای فروش تعریف و مدیریت می‌شود.
فرایند پشتیانی و امور مشتریان
فرایند پشتیبانی یک استراتژی برای نگه داشتن مشتری است. یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری داده ها و عملکرد های تیم شما را برای اجرای این استراتژی نیاز دارد. و در نهایت منجر به افزایش مشتریان می شود.
مدیریت ارتباط با مشتری یک استراتژی بلند مدت در زمینه ارتباطات، بازاریابی، فروش و ارائه خدمات به مشتریان است. به علاوه این سیستم دائما خود را با شرایط موجود و تقاضاهای مشتریان سازگار می کند.
قبلا گفتیم که هنگامی که فروش با موفقیت انجام شد، مسئول پشتیبانی باید مشتری را در مورد چگونگی استفاده از محصول برای بهره وری بیشتر آموزش دهد. این کار می‌تواند با ارائه پشتیبانی مداوم با روش‌های آگاهانه و پاسخگویی به مشتری انجام شود.
فرآیند پشتیبانی زمانی اتفاق می افتد که مشتری نیاز به آموزش و یا مشکلاتی در سامانه داشته باشد.
فرایند تهیه و تدارکات
این فرایند شامل انتخاب فروشنده، ایجاد شرایط پرداخت، نظارت استراتژیک و همچنین خرید است. همه این فرایندها اجزای ضروری هستند که به عنوان چرخه خرید و پرداخت شناخته می‌شود.
یکی از مزایای یک فرایند تهیه و تدارکات ساده، ایجاد ارتباط با مشتریان است. همچنین این فرایند توانایی نشان دادن کمبود های احتمالی را دارد. کمبود هایی که باعث کاهش تولید محصولات یا نیاز به نیروی بیشتر می شود.
به طور کلی، روند فرایند های تهیه و تدارکات بدین گونه است:
- مرحله 0: تشخیص نیاز
- مرحله 1: شرط خرید
- مرحله 2: بررسی نیاز
- مرحله 3: روند درخواست
- مرحله 4: ارزیابی و قرارداد
- مرحله 5: مدیریت سفارش
- مرحله 6: تأییدیه ها و فاکتور
- مرحله 7: ثبت سوابق
به عبارت دیگر این فرایند باعث می‌شود شما بتوانید با نظارت دقیق بر فرایند تهیه، مقایسه مناسبی بین نحوه عملکرد واقعی و فعالیت‌های برنامه ریزی شده خود انجام دهید و به بخش های مربوطه هشدارهای لازم برای انجام تنظیمات را بدهید.
فرایند مدیریت منابع انسانی
همه فرایندهایی که در لیست مهم‌ترین فرایندهای کسب و کار تا به اینجا گفته شد فرایندهای داخلی هستند. ما در مورد موفقیت‌های فروش و پشتیبانی توضیح دادیم. در حال حاضر تمرکز بر مدیریت فرایندهایی است که کسب و کار شما را به جلو سوق می‌دهند و خوشبختانه نرخ رشد آن‌ها بسیار سریع است.
منابع انسانی در توسعه ، تقویت و تغییر فرهنگ سازمان نقش اساسی دارد. پرداخت ، مدیریت عملکرد ، آموزش و توسعه ، استخدام و پردازش و تقویت ارزشهای کسب و کار همه از عناصر اساسی فرهنگ تجارت تحت پوشش منابع انسانی است.
بهبود فرایند های کسب و کار
فرایندهای سازمانی باید به طور مداوم بررسی شوند و سازگار با شرکت باشند. برخی فرایندها به طور طبیعی از حساسیت کمتری نسبت به سایر فرایندها برخوردار هستند.
بطور کلی برای بهبود روند کسب و کار ، باید این مراحل را دنبال کنید.
- نقشه فرایند را تهیه کنید.
- فرایند را تحلیل کنید.
- فرایند را دوباره طراحی کنید.
- منابع را بدست آورید.
- تغییر را اجرا و ابلاغ کنید.
- روند کار را مرور کنید.
با این وجود می توان انواع مختلفی فرایند در سازمان ایجاد کرد تاکارمندان کارآمدتر و با تغییرات شرکت هماهنگ باشند. بنابراین بسیار اهمیت دارد که برای بهینه سازی فرایندهای کسب و کار سازمان از یک نرم افزار فرآیند ساز استفاده کنید. این سامانه به شما اجازه می‌دهد که ارزیابی دقیقی از چگونگی کار داشته باشید و مراحلی که باعث ایجاد اخلال در گردش کار روزانه شود را شناسایی و تغییر دهید.
4 نمونه از فرآیند های سازمانی
سازمان ها فرآیندهای مختلفی را بر اساس نوع، صنعت و غیره دارند، اما تعداد کمی از آن‌ها در تمام بخش‌های کسب‌وکار استفاده می شوند. با استفاده از این مثال‌ها، درک انواع فرایندهای سازمانی را آسان‌تر می شود.
مصاحبه و استخدام
استخدام و مصاحبه نمونه‌ای از فرآیند سازمانی است که شامل ارسال شغل، برسی متقاضیان، انجام مصاحبه و استخدام کارمندان جدید است.
ارزیابی عملکرد کارکنان
یکی دیگر از نمونه های اتوماسیون فرایند، خودکارسازی فرایند ارزیابی و تحلیل عملکرد کارکنان است؛ با خودکارسازی این فرایند، سازمان‌ها می‌توانند در کمترین زمان ، گزارش‌های متنوعی ( سامانه گزارش ساز ) از عملکرد کارکنان خود به دست بیاورند به ارزیابی بپردازند.
ثبت سفارش
فرایند ثبت سفارش، یکی از رایج‌ترین فرایندها محسوب می شود؛با این فرایند سازمان‌ها می‌توانند مراحل مختلف ثبت سفارش، پردازش سفارش، پیگیری سفارشات و دیگر زیرفرایندهای مرتبط با ثبت و پردازش سفارش را به صورت خودکار در سازمان پیاده‌سازی کنند.
مدیریت فاکتورها
یکی از عوامل که باعث موفقیت در هر کسب و کاری می شود مدیریت مالی آن است.یکی دیگه از نمونه های اتوماسیون فرایند خودکار سازی فاکتور ها می باشد به صورت که سازمان ها تمام فرایند های مالی مانند صدور فاکتور و محاسبه هزینه ها و یادآوری پرداخت و … را به صورت خودکار و از طریق اتوماسیون انجام دهند.
نرم افزار bpms پیوند
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار پیوند یا نرم افزار BPMS یکی از زیر سیستم های اتوماسیون اداری می باشد. نرم افزار مدیریت کسب و کار پیوند به شما این امکان را می دهد که بتوانید انواع فرم های سازمانی را بدون حتی یک خط کدنویسی ایجاد نموده و در سازمان خود انتشار دهید.
برخی از قابلیت های نرم افزار BPMS پیوند شامل :
- مبتنی بر تکنولوژیهای متن باز
- سرعت بسیار بالا
- مبتنی بر وب و مستقل از سکو
- دارای گواهی امنیت افتا
- واسط کاربر ساده و کاربر پسند
- امکان طراحی و پیاده سازی انواع فرم های سازمانی بدون محدودیت تعداد فرم
- تعریف انواع مجوزهای دسترسی برروی تک تک فیلدهای اطلاعاتی فرم ها
- یکپارچگی کامل با سامانه گردش مکاتبات
برای آشنایی بیشتر با نرم افزار BPMS پیوند و استفاده از نسخه رایگان آن می توانید فرم درخواست دمو را از لینک زیر پر کنید تا کارشناسان ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
بیشتر بخوانید : مزیت های نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار bpm
چرخه حیات فرایند های کسب و کار
- شناخت فرایند های کسب و کار
- کشف فرایند های کسب و کار
- تحلیل فرایند های کسب و کار
- طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار
- پیاده سازی فرایند های کسب و کار
- نظارت و کنترل فرایندهای کسب و کار
نتیجه گیری
در این مقاله ما با انواع فرآیند های سازمانی و چرخه حیات کسب و کار آشنا شدیم . اجازه ندهید جریان های کاری نامنظم کسب و کار تان را متوقف کند.
این سیستم برای تصمیم‌گیری‌های هوشمند داده ها را تجزیه و تحلیل می‌کند، در حالی که پلتفرم‌های بدون کد، ایجاد فرآیند و اتوماسیون را آسان می‌کنند.