اگر از گیر افتادن در جلسات بی پایان و بیهوده احساس ناامیدی کرده اید یا جلسه ای که تنظیم کرده اید با جلسه ای که همکارتان در همان زمان ترتیب داده است در تضاد است. با ما همراه باشید تا ببینیم مدیریت جلسات چیست و نرم افزار مناسب برای مدیریت جلسات را معرفی کنیم.
مدیریت جلسات چیست؟
جلسات، در اصل، برای افزایش بهره وری و کارایی است. وقتی همه در یک گروه باشند و از آنچه باید انجام شود آگاه باشند، حتی چالش‌برانگیزترین کارها را می‌توان تکمیل کرد. مدیریت جلسات بسیار مهم می شود زیرا:
بیشتر بدانید: راهکارهای مدیریت موثر جلسات
مزایای نرم افزار مدیریت جلسات
مدیریت بهتر جلسات بر روند کار شما تأثیر مثبت دارد.در این قسمت برخی از مزایای نرم افزار مدیریت جلسات اداری گفته شده است:
زمان را در جلسات تلف نخواهید کرد
بیشتر مدیران و کارمندان جلسات زیادی را به صورت هفتگی شرکت می کنند و این خود زمان زیادی از وقت آنها را می گیرد. تقریباً نیمی از تمام شرکت‌کنندگان می‌گویند که جلسات اولین اتلاف وقت در محل کار هستند، در حالی که 93 درصد از شرکت‌کنندگان در جلسه در این مدت خیال‌پردازی می‌کنند و 39 درصد حتی به خواب می‌روند.
در جلسات با برنامه ریزی بد پول را هدر نخواهید داد
جلسات نه تنها می توانند اتلاف وقت باشند، بلکه اگر به طور مؤثر برنامه ریزی نشوند، در واقع اتلاف هزینه نیز هستند. یک مطالعه در مورد بودجه بندی زمان نشان داد که یک جلسه هفتگی مدیران سطح متوسط 15 میلیون دلار در سال برای یک سازمان هزینه دارد!
سریع و کارآمد تصمیم خواهید گرفت
زمانی که جلسات به طور کامل برنامه ریزی شده باشد، شما را به نتایج دلخواهتان می رساند. مطمئن شوید که هدف جلسه را در دستور کار ذکر کرده اید و فقط افراد مورد نیاز را در اختیار داشته باشید تا در تصمیم گیری متناسب با محدوده جلسه کارایی و سرعت به دست آورید.
بیشتر بدانید: مزایای نرم افزار مدیریت جلسات
چه زمانی استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه لازم است ؟
مدرن کردن رویکرد خود برای همگام شدن با رقبای خود یک الزام مطلق است. به همین دلیل است که راه حل های ویدئو کنفرانس مناسب ضروری است. در اینجا چند نشانه کلیدی وجود دارد که نشان می دهد کسب و کار شما نیاز نرم افزار مدیریت جلسات دارد
- همکاری تیمی ناکارآمد
- کارهای عقب افتاده
- جلسات متعدد با زمان بندی نادرست
- ثبت سوابق ضعیف
- عدم پاسخگویی
مراحل برگزاری جلسه
برای تغییر این متن بر روی دکمه ویرایش کلیک کنید. لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است.
برنامه ریزی جلسه
اگر برای جلسه نیاز به اطلاعات یا تحقیق دارید، بهتر است قبل از شروع جلسه این کار را انجام دهید.
با دیگران برنامه ریزی کنید
این یک راه عالی برای توسعه رهبران جدید و سرمایه گذاری بیشتر افراد دیگر در کار گروه شما است!
مدت زمانی را که برای هر مورد برنامه ریزی می کنید فهرست کنید. اگر شخصی غیر از شما بخشی از دستور کار را ارائه می کند، آن را نیز فهرست کنید و حداقل یک هفته زودتر ارسال کنید. اعضای هر گروهی باید بدانند که برای چه کاری می آیند!
اگر دستور کار نقشه راه شماست، مطمئن شوید که تمام توقف های ذکر شده در آن وجود دارد، بدون سفرهای جانبی بیش از حد غیر ضروری. بگذارید همه بدانند چه چیزی قرار است مورد بحث قرار گیرد.
برگزاری جلسه
جلسه باید یک دبیر داشته باشد که همه جزئیات را ثبت کند و در پایان، به تایید همه اعضا برساند. به افراد حاضر در جلسه یادآوری کنید که دستور جلسه را دنبال کنند، آنها را تشویق کنید تا در فعالیت ها شرکت کنند و مطمئن شوید که به حرف‌های یکدیگر گوش می دهند. اگر متوجه شدید اعضای تیم علاقه خود را به جلسه از دست داده‌اند، آنها را به استراحت دعوت کنید.
اجرای جلسه
رئیس جلسه بودن بیشر از یک وظیفه است. اجرای جلسه شامل معرفی افراد و همچنین معرفی خود و نقشتان می شود. وقتی یک سخنران خاص وجود دارد، معرفی او نیز وظیفه شماست.
در مورد دستور کار و قوانین در جلسه صحبت کنید.به یاد داشته باشید، این جلسه همه است، بنابراین همه باید در مورد دستور کار بدانند . قبل از شروع می توانید در مورد دستور کار بازخورد بخواهید. قوانینی مانند عدم وقفه و غیره نیز می تواند برای افراد مفید باشد .
بحث را در مسیر خود نگه دارید.
شروع و پایان جلسه را به خاطر بسپارید. محدودیت های زمانی را رعایت کنید. اگر به نظر می رسد که جلسه بیشتر از زمان گفته طول می کشد ، به همه اعضا اطلاع بدهید. جمله ای مانند “ما قبلاً از زمان اختصاص داده شده برای این موضوع استفاده کرده ایم. آیا همه مایلند ده دقیقه دیگر به موضوع ادامه دهند یا به موضوع بعدی در دستور کار برویم؟”
پیکیری جلسه
فقط به این دلیل که جلسه تمام شده است، به این معنی نیست که کار شما تمام شده است! برای اینکه بتوانید پس از جلسه با موفقیت پیگیری کنید، باید:
بازخورد ها از جلسه را جمع آوری کند .بعد از جلسه تماس برقرار کنید. این فعالیت های بعد از جلسه اغلب به عنوان چسبی است که گروه را کنار هم نگه می دارد.
جلسه را خلاصه کنید داشتن فهرستی از تصمیمات گرفته شده، همراه با پیگیری، مفید است. صورتجلسات رسمی برای بسیاری از سازمان‌ها ارزشمند هستند .صورت جلسه حاوی اطلاعیه‌ها، موارد اطلاعاتی و غیره هستند که گزارش آنها حائز اهمیت است، حتی اگر “تصمیم” نباشند.
مدیریت بهتر جلسات با نرم افزار مدیریت جلسات اداری
نرم افزار مدیریت جلسات پیوند یک برنامه دیجیتالی است که به افراد و تیم ها کمک می کند تا جلسات خود را برنامه ریزی، سازماندهی و اجرا کنند و همچنین نتایج را ثبت کنند. یک نرم افزار خوب باید به شما در برنامه ریزی جلسات، ارسال دعوت نامه، ایجاد دستور کار، یادداشت برداری، تنظیم تایمر و غیره کمک کند.