کارتابل از مهم‌ترین بخشهای هر نرم افزار اتوماسیون اداری که هر روز با آن در ارتباطیم. برای این که بهتر بفهمیم کارتابل اداری چیست و چه امکاناتی دارد بهتر است به طور جامع کاربرد این نرم افزار، امکاناتی که در اختیارمان قرار میدهد و چالش‌های پیاده‌سازی این سیستم را بررسی کنیم.
کارتابل اتوماسیون اداری از ابزارهای کلیدی مدیریت مکاتبات و فرایندهای سازمانی است که در جهت ساده‌سازی و ساماندهی ارتباطات داخلی و بین سازمانی طراحی شده است. این ابزار به شما اجازه میدهد تا نامه‌های اداری، وظایف و اسناد خود را در یک محیط امن، دیجیتال و یکپارچه ذخیره کنید.
بنابراین بهتراست قبل از خرید اتوماسیون اداری با نقش کارتابل در اتوماسیون اداری و امکانات آن اشنا شویم . در ادامه ما تعریف کاملی از کارتابل در اتوماسیون اداری بیان کردیم با ما همراه باشید.
کارتابل اداری چیست؟
کارتابل ابزاری دیجیتال و معمولا بخشی از نرم افزار اتوماسیون اداری است. این ابزار در انگلیسی به Office Automation Inbox معروف است. هر كاربر در کارتابل اتوماسیون اداری ممكن است چندين سمت داشته باشد كه كاربر به ازاي هر كدام از اين سمت‌ها يك كارتابل در سيستم دارد كه مي‌تواند نامهها و پيغام‌هايي كه براي وي ارسال شده‌اند را در كارتابل مشاهده نمايد. ماهیت اصلی کارتابل رسیدگی به کارها و وظایف، نظیر بررسی کار، ارجاع آن به مسئول بعدی، تعیین تکلیف و بایگانی کردن آن برای مراجعات بعدی، ثبت اقدامات لازم و کارهایی از این قبیل است.
در واقع کارتابل به نوعی میز کار هر کارمند در قالب دیجیتال است. این ابزار به پرسنل اجازه میدهد:
- به راحتی نامه ها و وظایف محول شده به خود را ببینید.
- اقدامات لازم مثل ارجاع نامه، پاسخ، امضا و… را سریع‌تر انجام دهید.
- اولویت بندی کارها را مشاهده کرده و موارد مهم را زودتر بررسی کنید.
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چیست ؟
مزایای کارتابل در اتوماسیون اداری
مهم ترین ویژگی کارتابل در اتوماسیون اداری امکان دسته بندی مدارک ارسال و دریافت شده بین افراد سازمان است. از دیگر مزایای کارتابل در اتوماسیون اداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مشاهده لیست نامه های موجود: شما می‌توانید در چند ثانیه تمام نامه‌های اداری مربوط به خود را بررسی کنید.
- مرتب سازی مدارک دریافتی: شما می‌توانید اسناد و نامهها را بر اساس تاریخ، فرستنده، اولویت‌بندی مرتب کنید.
- امکان جستجو در بین مدارک دریافتی: موتور جستجوی اختصاصی سماتوس به شما اجازه میدهد تا بر اساس کلمات کلیدی، تاریخ و… مطالب مورد نیاز خود را از بین نامهها جستجو کنید. با این قابلیت زمان جستجو برای اسناد مورد نیاز به حداقل می‌رسد.
- دسترسی سریع: برای ایجاد پیش‌نویس، سند جدید، ارسال فایل و گردش کار و امکانات پر استفاده‌ای از این قبیل، منوهای اختصاصی برای هر کاربر یا سطح دسترسی ایجاد می‌گردد.
- امکان ثبت اعلان یا هشدار و زمان‌بندی بر روی مدارک: برای جلوگیری از فراموشی وظایف محول شده، می‌توانید برای هر وظیفه یا Task زمان‌بندی و یا هشدار ایجاد کنید.
- مشخص نمودن مهلت زمانی برای پاسخ به نامه: این قابلیت خصوصا برای مدیران کاربردی است. از این طریق، مدیران می‌توانند ددلاین های مورد نظر خود برای هر کاری را مشخص کرده و ابلاغ کنند.
- ایجاد دسترسی به کارتابل برای فرد دیگر: هر کاربر می‌تواند اجازه دسترسی به تمام یا بخشی از کارتابل خود را برای دیگر پرسنل ایجاد کند. این امکان برای تقسیم وظایف در مواقعی که حجم کار بالاست، بسیار مفید است؛ همچنین اگر نیرویی به مرخصی برود، می‌تواند به راحتی وظایف خود را به نیروی دیگری محول کند.
- مشاهده و مدیریت پیوست‌های نامه: تمامی پیوست‌های نامه در کارتابل اداری قابل دسترس است. این امر می‌تواند در مواقعی که پیوست‌های مهمی همراه نامه است، تاثیرگذار باشد.
- امکان تعیین تعداد ردیف‌های قابل مشاهده در هر صفحه: این امکان خصوصا برای شرکت‌هایی که مکاتبات بالایی دارند کاربردی است.
تمام این موارد، در نهایت به افزایش بهره‌وری و چابکی شرکت شما کمک می‌کنند و باعث ایجاد ساختاری حرفه‌ای تر و منسجم‌تر در سازمان شما است.
اجزای تشکیل دهنده کارتابل اداری
کارتابل جاری محل قرارگرفتن تمام نامه های کاربر است. در واقع نامه هایی که برای شما می فرستند، در کارتابل جاری شما قرار می گیرد. این نامه ها ممکن است در وضعیت هایی مانند جهت استحضار، جهت پیگیری، جهت امضا، جهت اقدام، جهت دستور، جهت درخواست جلسه ارسال شده باشند. برای رسیدگی به نامه های ورودی، باید کاربر اقدامات لازم را انجام دهد.
- جهت استحضار: نامه هایی است که صرفاً برای اطلاع کاربران به دستشان می‌رسد و نیازی نیست کاربر، عملی روی آن انجام دهد.
- جهت پیگیری: نامه هایی که نیاز هست کاربر پس از دریافت آن موردی را پیگیری، پیوست و یا ثبت نماید گزینه جهت پیکیری را انتخاب می کنیم.
- جهت امضا: نامه هایی که برای انجام، نیاز به تأیید یا امضا دارند.
- جهت اقدام: نامه هایی که نیاز هست پس از دریافت آن، اقدامی را انجام دهند.
- جهت دستور: کلیه نامه هایی که به منظور انجام کار از سمت های بالا مانند مدیر بخش برای سمت‌های پایین‌تر مانند کارشناسان ابلاغ می‌شود
- درخواست جلسه: شامل نامه‌های درخواست هماهنگی برای قرار ملاقات که برای فرد یا افراد مورد نظر ارسال خواهد شد.
کارتابل وارده یا جاری
کارتابل جاری محل قرارگرفتن تمام نامه های کاربر است. در واقع نامه هایی که برای شما می فرستند، در کارتابل جاری شما قرار می گیرد. این نامه ها ممکن است در وضعیت هایی مانند جهت استحضار، جهت پیگیری، جهت امضا، جهت اقدام، جهت دستور، جهت درخواست جلسه ارسال شده باشند. برای رسیدگی به نامه های ورودی، باید کاربر اقدامات لازم را انجام دهد.
- جهت استحضار: نامه هایی است که صرفاً برای اطلاع کاربران به دستشان می‌رسد و نیازی نیست کاربر، عملی روی آن انجام دهد.
- جهت پیگیری: نامه هایی که نیاز هست کاربر پس از دریافت آن موردی را پیگیری، پیوست و یا ثبت نماید گزینه جهت پیکیری را انتخاب می کنیم.
- جهت امضا: نامه هایی که برای انجام، نیاز به تأیید یا امضا دارند.
- جهت اقدام: نامه هایی که نیاز هست پس از دریافت آن، اقدامی را انجام دهند.
- جهت دستور: کلیه نامه هایی که به منظور انجام کار از سمت های بالا مانند مدیر بخش برای سمت‌های پایین‌تر مانند کارشناسان ابلاغ می‌شود
- درخواست جلسه: شامل نامه‌های درخواست هماهنگی برای قرار ملاقات که برای فرد یا افراد مورد نظر ارسال خواهد شد.
کارتابل ارجاعی یا پیگیری
کارتابل پیگیری نامه ها یا اسنادی که شما برای سایر کاربران ارسال کرده اید نمایش داده می شود. از این قسمت می توانید نامه هایی که برای سایر کاربران فرستاده اید را پیگیری کنید که نامه در دست چه کسی است و چه وضعیتی دارد.نامه های ارسال شده می توان وضعیت های مختلفی مانند “در دست اقدام”، “انجام شده”، “بررسی نشده” و یا “برگشت خورده” داشته باشد.
- در دست اقدام: گزینه در دست اقدام نامه هایی نشان میدهد که دریافت کننده آن را مشاهده کرده؛ اما هنوز پاسخی بابت آن دریافت نشده
- انجام شده: گزینه انجام شده نامه هایی را نشان میدهد که دریافت کننده‌ی آن عملیات لازم را روی آن انجام داده.
- بررسی نشده: گزینه بررسی نشده نامه هایی را نشان میدهد دریافت کننده هنوز آن را مشاهده نکرده.
- برگشت خورده: مدارک ارسالی که پس از بررسی به دلیل نواقص یا هر موردی تأیید نشوند، جهت بازبینی یا اصلاح به این بخش برگشت داده می‌شوند.
بیشتر بخوانید : چرا به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم؟
کارتابل آفلاین چیست؟
اتوماسیون اداری تحت وب با کارتابل افلاین ارائه می شوند . این کارتابل بیشتر مناسب مدیران و یا افرادی که دورکاری انجام می دهند است و می توانند بدون این که در محل کار حضور داشته باشند به کارتابل دسترسی داشته باشند و عملیات مورد نیازشان را انجام دهند.
نقش کارتابل در تحول سازمانی
- افزایش شفافیت فرآیندها: از آن‌جا که تمام اسناد و نامهها در کارتابل ثبت می‌شوند، مدیران می‌توانند به راحتی نقاط ضعف و قوت شرکت خود را شناسایی کرده و برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهند.
- بهبود هماهنگی واحدهای مختلف: یکپارچگی اطلاعات و مکاتبات در کارتابل، به واحدهای مختلف سازمان کمک می‌کند تا هماهنگ‌تر عمل کنند. به عنوان مثال، واحد مالی می‌تواند به‌سرعت از وضعیت قراردادها یا درخواست‌های خرید مطلع شود.
- کاهش زمان تصمیم‌گیری: دسترسی به اطلاعات به‌روز و متمرکز در کارتابل، مدیران را قادر می‌سازد تا تصمیم‌گیری‌های سریع‌تر و موثرتری انجام دهند.
- کمک به تحول دیجیتال: کارتابل بخشی از استراتژی کلی تحول دیجیتال سازمان است که فرآیندهای سنتی را به روش‌های دیجیتال تبدیل می‌کند. این تحول، هزینه‌ها را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش میدهد.
- افزایش رضایت کارکنان: با ساده‌سازی وظایف اداری و ارائه ابزارهای کارآمد، کارکنان زمان بیشتری برای تمرکز بر کارهای اصلی خود پیدا می‌کنند و این موضوع به افزایش رضایت پرسنل منجر می‌گردد.
چالش‌های پیاده سازی سیستمهای دیجیتال و راه حل‌ها
- امنیت داده‌ها
هر سازمانی اطلاعات حساس یا محرمانه‌ای دارد که دسترسی دیگران به این اسناد می‌تواند فاجعه‌بار باشد. این دسترسی ممکن است از طریق حملات سایبری یا دسترسی غیرمجاز به سیستمهای سازمان باشد.
راه حل:
- رمزنگاری پیشرفته: استفاده از الگوریتم‌های رمزنگاری قوی برای حفاظت از داده‌ها در زمان ذخیره و انتقال.
- احراز هویت دو مرحله‌ای: اضافه کردن لایه‌های امنیتی اضافی برای دسترسی کاربران.
- پایش مداوم امنیتی: نصب سیستمهای شناسایی نفوذ (IDS) و انجام آزمایش‌های منظم امنیتی برای یافتن آسیب‌پذیری‌ها.
- آموزش کارکنان: آموزش کارکنان در مورد اصول امنیت سایبری و نحوه جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز.
- نیاز به زیرساخت‌های مناسب
هر سیستم دیجیتال برای اجرا احتیاج به یک سری سخت‌افزار و نرم‌افزار دارد که از این جمله می‌توان به سرور، پهنای باند، شبکه اینترنت پایدار و… اشاره کرد.
راه حل:
- استفاده از راهکارهای ابری: مهاجرت به سیستمهای مبتنی بر ابر (Cloud-based) که نیاز به زیرساخت داخلی را کاهش می‌دهند.
- ارتقای سخت‌افزار: سرمایه‌گذاری در سرورهای قدرتمند و شبکه‌هایی با پهنای باند بالا برای تضمین پایداری سیستم.
- مانیتورینگ مستمر: استفاده از ابزارهای نظارت بر عملکرد شبکه و سیستم‌ها برای شناسایی و رفع مشکلات قبل از ایجاد اختلال.
- مقاومت پرسنل در برابر تغییر
برخی از کارکنان به دلیل عادت به سیستمهای سنتی، ممکن است در برابر استفاده از سیستمهای جدید مانند کارتابل مقاومت کنند. این مقاومت می‌تواند روند پیاده‌سازی را کند کرده و بهره‌وری را کاهش دهد.
راه حل:
- برگزاری کارگاه‌های آموزشی: جلسات آموزشی برای کارکنان ترتیب دهید تا با نحوه کار سیستم آشنا شوند و مزایای آن را درک کنند.
- ارائه پشتیبانی مداوم: تیم پشتیبانی فنی آماده پاسخگویی به سوالات و مشکلات کارکنان باشد.
- مشکلات سفارشی سازی
برخی سازمان‌ها به قابلیت‌های سفارشی سامانه کارتابل و اتوماسیون اداری نیاز دارند که سیستمهای استاندارد قادر به ارائه آن نیستند.
راه حل:
- انتخاب سیستمهای ماژولار: سیستم‌هایی که از ابتدا قابلیت تنظیم و سفارشی‌سازی دارند، انتخاب کنید.
- استفاده از توسعه‌دهندگان داخلی: تیم‌های توسعه نرم‌افزاری سازمان می‌توانند سیستم را بر اساس نیازها تنظیم کنند.
- همکاری با ارائه‌دهنده نرم‌افزار: از تامین‌کننده بخواهید نسخه‌های سفارشی را برای سازمان شما طراحی کند.
- تست و بازبینی مستمر: قبل از نهایی شدن سیستم، آن را در محیط واقعی تست کنید و بازخورد کاربران را دریافت کنید.
- نگهداری و به‌روزرسانی
هر سیستم نرم‌افزاری نیازمند نگهداری و به‌روزرسانی منظم است تا مشکلات عملکردی آن برطرف شود. عدم توجه به این مسئله می‌تواند منجر به کاهش کارایی و حتی از دست دادن اطلاعات شود.
راه حل:
- قرارداد پشتیبانی با ارائه‌دهنده نرم‌افزار: اطمینان حاصل کنید که تامین‌کننده نرم‌افزار خدمات پشتیبانی و به‌روزرسانی منظم ارائه میدهد.
- بروزرسانی‌های امنیتی: نصب بروزرسانی‌های امنیتی جدید به محض انتشار برای حفاظت از سیستم در برابر تهدیدهای جدید.
- برنامه زمان‌بندی‌شده نگهداری: تخصیص زمان مشخص برای انجام تعمیرات و بهینه‌سازی سیستم.
کارتابل اتوماسیون اداری پیوند
کارتابل اتوماسیون اداری پیوند یکی از زیر سیستم های اصلی اتوماسیون اداری آنلاین پیوند می باشد و با هدف مدیریت مکاتبات و فرم های سازمان طراحی و توسعه یافته.
این سیستم اتوماسیون اداری ماژولار است و می‌توانید هر بخشی که سازمان‌تان به آن نیاز دارد به سامانه خود اضافه کنید. از طرفی تیم متخصص برنامه‌نویسی سماتوس می‌تواند شما را در تمام مراحل راه‌اندازی و نگهداری سامانه پشتیبانی کند. کارتابل اتوماسیون اداری پیوند قابلیت ها و امکانات مختلفی دارد که برخی از این قابلیت ها شامل:
- مشاهده مکاتبات
- تعیین مهلت پاسخگویی هر نامه
- مشاهده پیوست نامه ها
- جستوجو بین نامه ها
- گزارش گیری از کارتابل
- مشاهده سوابق نامه
- تعیین دسترسی به کاربران
- مدیریت ایمیل و فکس و ece و …
ویژگی‌‌های منحصربه‌‌‌فرد کارتابل اتوماسیون اداری پیوند
- کارتابل دو زبانه: یکی از امکانات کارتابل که اتوماسیون اداری پیوند نیز دارا است قابلیت دوزبانه بودنه است . کارتابلی که امکان استفاده به صورت چند زبانه را داشته باشد انتخاب مناسبی برای شرکت و سازمان های بین‌المللی است.
- مستقل از نوع مرورگر: یکی دیگه از امکانات کارتابل که در اتوماسیون اداری پیوند در دسترس است این است که وابسته به نوع خاصی از مرورگر نیست و نیاز به نصب هم ندارد.
شما می‌توانید به صورت رایگان درخواست دموی اتوماسیون اداری خود را برای ما ارسال کنید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.
بیشتر بخوانید: مزایای اتوماسیون اداری پیوند
جمع بندی
در این مقاله با هم بررسی کردیم که کارتابل اداری چیست و چه امکاناتی دارد. کارتابل اداری یک بستر دیجیتال است که می‌توانید نامهها و اسناد خود را در آن ذخیره و دستهبندی کنید. سپس به مزایای این سیستم مثل دسترسی سریع، افزایش بهره‌وری، ساده‌سازی فرآیندها پرداختیم. هر کارتابل اداری قسمت‌های مختلفی مانند کارتابل وارده، صادره، ارجاعی و… دارد که به کاربر کمک می‌کند تا راحت‌تر اسناد خود را دستهبندی کند.
در ادامه با نقش کارتابل در متحول کردن سازمان‌ها آشنا شدیم و اصلی‌ترین چالش‌های پیاده‌سازی سیستمهای دیجیتال در سیستمهای سنتی را معرفی کردیم. در انتها هم بخش کوچکی از مزایای اتوماسیون اداری را خواندید. اگر سوالی دارید و یا برای دیجیتال کردن سازمان خود نیاز به مشاوره دارید، با همکاران ما در سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
کارتابل ابزاری الکترونیکی است که برای مدیریت نامهها و پیام‌های سازمانی استفاده می‌شود و به کاربر امکان رسیدگی، ارجاع و بایگانی مکاتبات را میدهد.
دستهبندی مدارک، جستجو بین اسناد، تعیین مهلت پاسخ‌دهی و دسترسی سریع به پیش‌نویس‌ها از مزایای آن است.
کارتابل وارده شامل نامه‌های دریافتی کاربر و کارتابل ارجاعی شامل اسناد ارسال‌شده برای دیگر کاربران است.
به کاربران دورکار امکان دسترسی و انجام عملیات روی مکاتبات را بدون اتصال دائم به اینترنت میدهد.
ممنون از توضیحاتتون خوبتون , ویژگی های کارتابل اتوماسیون اداری به درستی گفته شده
سلام وقت بخیر
آیا یک کاربر با چندین سمت سازمانی می تواند کارتابل مستقل داشته باشد؟
سلام و وقت بخیر
بله , نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند این قابلیت را داره که به ازای هر سمت یک کارتابل مستقل داشته باشه .