اتوماسیون اداری بخشی کلیدی در هر سازمانی است. اتوماسیون اداری از ربات ها گرفته تا سیستم های نرم افزاری می تواند به تیم ها کمک کند تا دقیق تر کار کنند.
در هر سازمانی برای آنکه بتوانیم با افراد تعامل و ارتباطات بهتری داشته باشیم نیاز به ابزارهایی داریم که در صورت نبود آنها بی نظمی خاصی در سازمان حاکم می شود. یکی از این ابزار ها نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد. در این مقاله دلایلی که نشان می دهد سازمان ها به اتوماسیون اداری نیاز دارند گفته می شود .
دلایلی که نشان می دهد شما در سازمانتان نیاز به اتوماسیون اداری دارید
برای پاسخ به ان سوال که چرا به اتوماسیون اداری نیاز دارید ؟ باید ببینید آیا در سازمان با چالش‌ها و مشکلاتی روبرو هستید که باعث کاهش کارایی و بهرهوری را می شود.
استفاده از اتوماسیون اداری ممکن است راه‌حلی موثر در سازمان باشد. در زیر چند دلیل رایج آورده شده که نشان می‌دهد سازمان شما به اتوماسیون اداری نیاز دارد:
- تاخیر در انجام کارهای سازمانی
- افزایش خطای انسانی
- عدم دسترسی به اطلاعات
- ناهماهنگی بین سازمان ها
- استفاده پیش از حد کاغذ و بایگانی
- فرایند های پیچیده و ….
1- کارها در سازمان شما با تاخیر انجام می شود
یکی از مشکلاتی که خیلی از سازمانها با آن مواجه هستند این است که ،بعد از مدتی کارها به فراموشی سپرده می شود (اگه این وسط پای ارباب رجوع در میون باشه که باید بره حاجی حاجی مکه) یا اینکه افراد منتظر هستند که فرد دیگری آن کار را انجام دهد در این مواقع نیاز به سیستمی است که بتوان کارها را به سریعترین حالت در هر زمان و مکان انجام داد ضروری می باشد. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب در این زمان می توانید بهترین کارایی را داشته باشد شما می توانید کارها را به صورت رسمی تعریف و به افراد ارجاع دهید . حتی می توانید برای کارهای ضروری نیز یادآور تنظیم کرد.
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چیست ؟
2- به اطلاعات در هر زمان و مکانی دسترسی ندارید
اطلاعات در سازمانها و ادارات معمولا به صورت کاغذی یا بر روی سیستم های کامپیوتر در محیط کار ذخیره است و دسترسی به آن در هر زمان و مکانی امکان ندارد.تصور کنید در یک جلسه مهم حضور دارید و ناگهان یادتان می آید که مهمترین اسناد را فراموش کرده اید(اینجاس که به خودتون میگین از هر چی بدم می یاد سرم می یاد) در این زمان نیاز به سیستمی که مجزا از زمان و مکان باشد ضروری می باشد
3-برای پیدا کردن اسناد و سوابق نامه ها مشکل دارید
پیدا کردن سندها به صورت دستی و یا پیدا کردن شماره آن در سیستم و گشتن آن در فایلها و زونکن ها ( مثل اینه دنبال سوزن تو انبار کاه بگردین) کار خیلی مشکل و زمانبری می باشد.
اتوماسیون اداری به شما کمک می کند اسناد، قراردادها و اطلاعات خاصی را که لازم دارید را به راحتی در آن جستجو کرده و آنها را پیدا کنید.
4- گزارش خوب و دقیق از کارهایتان ندارید
بیشتر از 90 درصد ما انسانها وقتی کاری را شروع می کنیم نهایت نظم و ترتیب را به خرج می دهیم . گزارش گیری در آن شرایط تقریبا آسان و ممکن می باشد اما بعد از مدتی با توجه به پیچیدگی کارها هر چیزی رو باید از جایی پیدا کنیم (کارهامون میشه مثل آش شله قلم کار) اینجاس که اگر نیاز به گزارش داشته باشیم باید کلی زمان صرف کنیم و نیاز به سیستمی که بتوانیم انواع گزارش را به راحتی با آن انجام دهیم احساس می شود.اتوماسیون اداری با ارائه زیر سیستم های مختلف مانند نرم افزار گزارش ساز به سازمان ها کمک می کند تا گزارش های جامعی را از سیستم دریافت کنند.
بیشتر بخوانید : زیرساخت اتوماسیون اداری و فرآیند ساز پیوند
5- در برگزاری جلسات مشکل دارید
معمولا در برگزاری جلسات یه نفر مسئول وجود دارد تا تمام هماهنگی ها را انجام دهد آخر هم کارها به درستی پیش نمی رود ( کارد به استخوانش می رسه تا هماهنگی ها به نحو احسن انجام بشه ) در اینجا وجود سیستمی مثل نرم افزار مدیریت جلسات که بتواند تمامی مراحل برگزاری یک جلسه از ابتدا تا انتها پیگیری های آن را در بر داشته باشد ضروری می باشد.
6- به محیط زیست اهمیت می دهید
استفاده از سیستم اتوماسیون اداری باعث می شود که مصرف کاغذ را به حداقل برسد و جلوگیری از قطع درختان و تخریب محیط زیست شود باید اولویت هر شرکت و سازمانی قرار بگیرد. سیستم های اتوماسیون اداری با کاهش مصرف کاغذ می توانند ما را در رسیدن به این هدف کمک نمایند.
7- فرآیندهای اداری پیچیده و کند
اگر در سازمان امضاها، تاییدیه‌ها و مراحل مختلف برای انجام یک کار به صورت دستی انجام می‌شوند و باعث طولانی شدن فرآیندها می‌شوند و حتی باعث از دست رفتن برخی اسناد می شود ، سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند این مراحل را خودکار کرده و زمان اجرای آنها را در سازمان کوتاه کند.
8- ناهماهنگی بین واحد های مختلف
اگر بین واحدهای مختلف سازمان هماهنگی لازم برای انجام کارها وجود ندارد و ارتباطات ضعیف یا ناهماهنگ است ، اتوماسیون اداری می‌تواند با ایجاد جریان کاری (workflow) خودکار و یکپارچه‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی، هماهنگی بین واحدها را بهبود بخشد.
کلام اخر
در این مقاله دلایلی که نشان می دهد در سازمان نیاز به اتوماسیون اداری دارید را بیان کردیم . نرم افزار اتوماسیون اداری و یا اتوماسون کسب وکار باعث خودکارسازی فرآیندهای اداری می شود و برخی از کارها مانند سازماندهی داده‌های مشتری یا ایجاد گزارش‌ها کاهش می‌دهد همچنین به شما اجازه می‌دهد تا روی بخش‌هایی از کسب‌وکار خود که نیاز دارید تمرکز کنید. برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری شامل مدیریت زمان , کاهش هزینه , بهبود فرآیند کسب و کار و در نتیجه بهره ور شدن سازمان است .
می توانید براساس نیاز سازمان از قابلیت های مختلف اتوماسیون اداری استفاده کنید و جریان کار را در داخل و خارج از سازمان بهبود ببخشید.