هنوز هم بسیاری از مشاغل از فرآیند و اتوماسیون گردش کار استفاده نمی کنند در صورتی که این سیستم جنبه حیاتی برای رضایت مشتری و درآمد رو به رشد سازمان دارد.
اتوماسیون فرآیند کسب و کار به سازمان ها کمک می کند تا حجم زیادی از کارهای تکراری سازمان را خودکار کند تا زمان بیشتری برای کارهای مهم تر صرف کنید. در این مقاله به تعریف اتوماسیون فرایند کسبو و کار و تفاوت آن با BPMS می پردازیم در ادامه مقاله با ما همراه باشید.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) چیست؟
اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار یاBPA (Business Process Automation) به معنای استفاده از فناوری‌ها و نرم‌افزارها برای خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار است که به‌طور معمول به‌صورت دستی انجام می‌شدند. هدف BPA این است که کارهای تکراری و زمان‌بر را که احتمال بروز خطای انسانی در آنها وجود دارد، خودکار کند که به این ترتیب بهره‌وری، دقت، و کارایی سازمان را افزایش دهد.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را نباید با مدیریت فرآیندهای کسب و کار اشتباه گرفت.
ابزار BPA برای خودکارسازی فرایند های پیچیده سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. BPA می‌تواند به ساده سازی فرایند های کسب و کارتان کمک کند، که باعث افزایش کیفیت خدمات و صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها می شود. BPA شامل مجموعه گسترده‌ای از ابزارها و فناوری‌هاست که مهم‌ترین از آن عبارتند از:
یکی از ابزار های مورد استفاده این سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.
برخی از فرآیندهایی که معمولاً با اتوماسیون فرایند کسب و کار BPA خودکار می‌شوند شامل موارد زیر هستند:
- مدیریت اسناد
- مدیریت وظایف
- تأیید و تأمین اعتبار
- مدیریت حضور و غیاب کارکنان
- مدیریت مشتریان
BPA چه تفاوتی با BPM و RPA دارد؟
اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مکمل یکدیگر هستند، اما معانی متفاوتی دارند.
- BPA اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار: این ابزار به خودکارسازی کل فرآیندهای کسب‌وکار تمرکز دارد و از انواع فناوری‌ها برای این کار استفاده می‌کند. راه‌حل‌های BPA اغلب برای برآوردن نیازهای خاص یک سازمان طراحی می‌شوند و می‌توانند با سیستم‌های داده و APIهای مختلف برای خودکارسازی گردش کار در بخش‌ها ادغام شوند.
- RPA اتوماسیون فرآیندهای رباتیک : این ابزار قسمتی از BPA است که وظایف تکراری و قابل پیش‌بینی را شبیه‌سازی و خودکار می‌کند. ابزارهای RPA برای اجرای وظایف خاص و مجزا با پیروی از فرآیندهای مبتنی بر قوانین طراحی شده اند. به دلیل تمرکز محدودتر، RPA اغلب می‌تواند سریع‌تر از طرح‌های BPA گسترده‌تر اجرا شود.
- BPM مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار: ابزار BPMبیشتر روی طراحی و بهینه‌سازی فرآیندها تمرکز دارد، در حالی که BPA بیشتر روی اجرای خودکار فرآیندها متمرکز است. بر خلاف BPA و RPA که عمدتاً مبتنی بر فناوری هستند، BPM طیف گسترده‌تری از استراتژی‌ها را شامل می‌شود که شامل اتوماسیون می‌شود اما محدود به آن نمی‌شود.
BPA و RPA را می توان به عنوان ابزار یا متدولوژی در چارچوب BPM مشاهده کرد. ابزارهای BPM ممکن است با نمودارسازی و مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار و شناسایی فرصت‌ها استفاده کنند که سپس می‌تواند از طریق راه‌حل‌های BPA یا RPA پیاده‌سازی شود.
بیشتر بخوانید: مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟
کاربردهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) چیست؟
برای درک بهتر کاربرد اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار(BPA) در سازمان ها ،چند مورد از کاربردهای BPA را بیان کردیم :
فرآیندهای منابع انسانی
ابزار های BPA می تواند خیلی از فرایند های منابع انسانی را خودکار کند به عنوان مثال فرایند استخدام اگرچه ممکن است استخدام کارمندان یک فرآیند راحت به نظر برسد، اما شامل وظایف متعددی مانند: پر کردن فرم‌های اطلاعات کارکنان، تشکیل جلسات معارفه، تشکیل جلسات آموزشی، راه‌اندازی حساب‌های بانکی، جمع‌آوری اسناد مربوطه و تعیین مربیان تنها تعدادی از فعالیت‌های مربوطه است.
سیستم اتوماسیون فرایند کسب و کار BPA می‌تواند با استفاده از تجزیه و تحلیل داده باعث افزایش بهره‌وری نیروی کار شود.
فرآیندهای سفارشات و خرید
با کمک ابزار های BPA می توان خیلی از فرایند های تکراری را خودکار کرد مانند سفارش خرید در اکثر سازمان را خودکار کرد. تیم درخواست کننده فرمی را پر کرده و برای تیم خریدار ارسال می کند. سپس مرجع تصویب کننده درخواست را بررسی می کند و در صورت ناکافی بودن اطلاعات یا وجود محدودیت های بودجه ای، درخواست را رد می کند. سپس به تیم درخواست کننده بازگردانده می شود. در صورت تایید، سفارش خرید ایجاد می شود و نسخه هایی برای تامین کننده و همچنین تیم موجودی ارسال می شود.
BPAمی تواند به بهبود پاسخگویی، شفافیت، و امکان ثبت دقیق داده ها در سازمان کمک کند، که در صورت لزوم توسط ذینفعان مربوطه قابل دسترسی است. همچنین تمام ارتباطات مربوط به فرآیند را در گردش کار حفظ می کند تا اجرا فرایند آسان و سریع انجام شود.
فرآیندهای واحد مالی و حسابداری
با استفاده از BPA و خودکارسازی فرآیندهای تکراری واحد مالی و حسابداری، سازمان‌ها می‌توانند زمان بیشتری صرف کارهای مهم‌تر تجزیه و تحلیل داده‌ها، تعیین استراتژی و .. صرف کنند. BPA باعث کاهش خطاهای موجود می شود همچنین از دستکاری دادهای سازمان نیز جلوگیری می‌کند.
چرا باید فرآیندهای کسب و کار را خودکار کنید؟
یکی از سوال هایی که همیشه پرسیده میشه اینکه که چرا خودکار سازی فرآیند های کسب و کار اهمیت دارد ؟
برخی از عواملی که می توانند نیاز به اتوماسیون فرایند کسب و کار را نشان دهند عبارتند از:
تحول دیجیتال
تحول دیجیتال می تواند برای سازمان هایی که در آن مسیر نیستند، یک هدف بزرگ به نظر برسد. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار می تواند گامی برای پذیرش فرهنگ تحول مستمر باشد. شما می توانید با چند فرآیند شروع کنید که به وضوح نیاز به اصلاح دارند و به تدریج راه خود را ادامه دهید.
دوضوح بیشتر
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به میزان مشخصی از وضوح در مورد فرآیند درست در مرحله طراحی نیاز دارد. اگر وظایف درگیر و افراد مسئول اجرای فرآیند را نمی‌شناسید، نمی‌توانید گردش کار را به طور موثر طراحی و خودکار کنید.
علاوه بر این، نقشه برداری فرآیند می تواند وضوح را برای همه کارکنان فراهم کند و به عنوان یک منبع آموزشی نیز عمل کند. بینش‌هایی که از تجزیه و تحلیل یک فرآیند خودکار به‌دست می‌آورید، می‌تواند به وضوح شکاف بین فرآیند کسب‌وکارتان را آن‌طور که هست و در حالت ایده‌آل باید باشد، به شما نشان دهد.
ساده سازی فرایندها
یکی از نتایج عالی یک سیستم اتوماسیون فرآیند، فرآیندهای ساده است . مسئولیت‌پذیری واضح، اعلان‌های قابل تنظیم، بینش‌های ارزشمند، و زمان‌های برگشت سریع‌تر حذف فعالیت‌های بیهوده و تمرکز بر بهبود وظایفی که ارزش افزوده را دارند آسان‌تر می‌کند.
استاندارد کردن عملیات
وقتی فرآیند کسب و کار را خودکار می کنید، می توانید هر بار انتظار یک استاندارد ثابت از نتایج را داشته باشید. استانداردسازی، به جایگاه سازمان شما به عنوان قابل اعتماد کمک می کند، که به نوبه خود می تواند به افزایش پایگاه مشتری شما کمک کند.
افزایش رضایت مشتری
رضایت مشتری یک تمایز کلیدی در هر صنعتی است. تمرکز بر فرآیند و تعالی عملیاتی به شما کمک می کند تا به راحتی از انتظارات مشتری فراتر بروید. هنگامی که به طور مداوم استانداردهای وعده داده شده را رعایت می کنید، مشتریان تمایل بیشتری به شرکت شما دارند.
مزایای استفاده از ابزارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
هنگامی که فرآیندهای کسب و کار خود را خودکار کردید، می توانید مزایای آن را مشاهده کنید.
افزایش بهره وری
ابزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار تحت وب داده های شما را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره می کنند. این به شما کمک می کند هر زمان که به داده ها نیاز داشتید از هر مکان یا دستگاهی به آن دسترسی داشته باشید.
شفاف سازی فرایند های کسب و کار
با کمک BPA شما می توانید فرآیندها را در حین اجرا ردیابی و نظارت کنید که می تواند پاسخگویی و دید را بهبود بخشد.
توانایی نظارت بر فرآیندها
اتوماسیون فرایند کسب و کار به شما کمک می‌کند تا مراقب خطاها باشید و در صورت وقوع آنها را برطرف کنید. گزارش های عملکرد به شما کمک می کند تا بتوانید اقدامات پیشگیرانه در برابر خطاهای تکراری انجام دهید.
همانطور که گفتیم سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار BPA با مزایای زیادی که به کسب و کارها ارائه می دهد در نهایت باعث رشد کسب و کار می شود.
بیشتر بخوانید: چرا شرکت ها به مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارد ؟
نتیجه گیری
برای همراه شدن با انتظارات مشتری ، کسب‌وکارها باید محصولات ویا خدمات خود را به روز کنند. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار می تواند به شما در ارائه راه حل های نوآورانه و مرتبط به مشتریان کمک کند.
هنگامی که فرآیندهای کسب و کار خود را خودکار می کنید، راه حلی را انتخاب کنید که تجربه اتوماسیون را بهبود بخشد. انتخاب یک راه‌حل BPM تحت وب برای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار نه تنها فرآیند را ساده می‌کند، بلکه سرمایه‌گذاری را نیز فراهم می‌کند.
سوالات متداول
اتوماسیون فرآیند کسب و کار چیست؟
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، که اغلب به به عنوان BPA شناخته می شود، زمانی است که از پیشرفت های تکنولوژیکی برای خودکارسازی فرآیندها و عملکردهای پیچیده کسب و کار استفاده می شود. این نوع سیستم فراتر از دستکاری داده ها و نگهداری سوابق است. اغلب، سیستم های BPA شامل یکپارچه سازی سیستم ها و برنامه های مختلف است.
چرا اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) مهم است؟
BPA یک ابزار حیاتی برای بسیاری از مشاغل است زیرا طیف وسیعی از پیشرفت را در کسب و کار به ارمغان می آورد. اینها شامل افزایش بهره وری، کاهش هزینه، به حداقل رساندن خطاها و امکان مقیاس پذیری بهتر است.
آیا اتوماسیون فرآیند کسب و کار می تواند برای همه انواع کسب و کار اعمال شود؟
اکثر مشاغل می توانند از پیاده سازی اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) بهره مند شوند. با این حال، این مورد در مورد همه مشاغل نیست. بهترین انتخاب برای BPA آن دسته از مشاغلی هستند که فرآیندهای معمول و تکراری دارند.