پرتال یا پورتال سازمانی (EIP) مخفف: Enterprise Information Portal یا پرتال اطلاعات سازمانی، یک بستر نرم افزاری است که می‌تواند تمام منابع، اطلاعات، سرویس‌ها و ارتباطات شما را در خود جای دهد. این سامانه بسته به شرکت سازنده بخش‌های مختلفی را شامل می‌شود و امکاناتی که گفته شد را گرد هم می‌آورد. مزایای پرتال سازمانی برای شرکت ها برگرفته از ابزارها و امکاناتی است که نرم افزار در اختیارمان قرار می‌دهد. این امکانات معمولا شامل مدیریت اسناد، اشتراک گذاری محتوا، همکاری روی پروژه‌ها و استفاده از یک رابط کاربری مشترک برای تمام پرسنل است.
مزایای پرتال سازمانی (EIP) برای شرکت ها
- مدیریت بهینه شرکت و منابع
نرم افزارهای پرتال سازمانی به صورت یکپارچه طراحی شده‌اند و می‌توانند به عنوان رابط برای منابع سازمانی مثل اطلاعات، اسناد، نامه های اداری و … بین بخش‌های مختلف شرکت عمل کنند و به همین دلیل منجر به افزایش دسترسی به منابع و کاهش زمان جست وجو و همچنین سرعت بخشیدن به انجام کارها می‌گردند.
- سهولت ارتباطات کارکنان
وجود ابزارهایی مثل تقویم گروهی، امکان چت و ارسال پیام، اشتراک فایل و… به همکاری بهتر و دقیق‌تر کارکنان کمک می‌کند. چنین ویژگی‌ای به جز افزایش کارایی برای نیروهای حضوری، امکان همکاری به صورت دورکار را نیز فراهم آورده و هر کسی می‌تواند از هر نقطه در جهان به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشد.
- افزایش بهره وری
کاهش زمان اتلاف شده بر روی کارهای روزمره مثل جابجایی اسناد، انتظار برای دریافت پاسخ، دسترسی دشوار به منابع مورد نیاز و… می‌تواند با مدیریت درست، تبدیل به اهرمی برای پیشرفت سازمان باشد و صرف انجام امور مفیدتر شود.
- کاهش هزینه ها
پرتال سازمانی (EIP) به شرکت شما کمک می‌کند تا هزینه‌های سنتی مثل چاپ و اسکن اسناد، ارسال فیزیکی فایل‌ها و مدیریت دستی فرآیند ها را کاهش دهید. علاوه بر این موارد، در هر کسب و کاری هزینه‌های متعدد دیگری نیز وجود دارد که به وسیله دیجیتال کردن سیستم سازمانی حذف خواهد شد.
- تجربه کاربری بهتر
تجربه کاربری فقط برای مشتریان اهمیت ندارد، بلکه پرسنل نیز از یک رابط کاربری ساده و در عین حال کارآمد بهره خواهند برد. هرچه رابط کاربری بهتر طراحی شده باشد، سازمانی چابک‌تر و کاراتر خواهید داشت.
- افزایش امنیت اطلاعات
امکان ایجاد حساب‌های کاربری شخصی، دسترسی کارکنان به حساب یکدیگر را غیر ممکن می‌کند. از طرفی شرکت هم امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف برای پرسنل را دارد.
پرتال سازمانی EIP جایگزین کدام بخش های سازمان های سنتی است؟
حال که با هم در مورد مزایای پرتال سازمانی برای شرکت‌ها صحبت کردیم، شاید برای‌تان سوال پیش‌آمده باشد که کدام بخش‌های سازمان های سنتی با پرتال سازمانی جایگزین شده‌اند.
- مدیریت اسناد
بدون پرتال سازمانی یا سیستم مدیریت اسناد، تمام کاغدها باید به صورت فیزیکی بایگانی شوند که به دبیرخانه، فضا و پرسنل نیاز دارد. ولی با دیجیتال شدن اسناد، تمام این موارد در بستر نرم افزار صورت می‌گیرد.
- مدیریت ارتباطات داخلی
با استفاده از EIP ها، دیگر نیازی به جلسات حضوری، جابجایی فیزیکی اسناد و یا استفاده از چندین نرم افزار مختلف برای هماهنگی کارها نیست؛ چراکه تمام این موارد در بستر پرتال سازمانی شرکت صورت می‌پذیرد.
- مدیریت منابع انسانی
انجام فرآیندهای سازمانی ساده مثل درخواست مرخصی، حضور غیاب، ارزیابی عملکرد پرسنل، مدیریت دستمزد و… به راحتی در اغلب این نرم افزارها قابل پیاده‌سازی است.
- مدیریت فرآیند مالی و حسابداری
کارهای روزمره مالی مثل ثبت فاکتور، پیگیری پرداخت، صورت‌حساب‌ها و… همگی در سیستم‌های سنتی به صورت کاغذی بایگانی می‌شدند. با توجه به حساسیت اسناد مالی، همین امر به خودی خود ریسک بزرگی برای هر شرکتی به همراه دارد و دیجیتال کردن این اسناد می‌تواند از بروز فاجعه جلوگیری کند.
- مدیریت موجودی انبار
سازمان‌های سنتی یا به طور دستی موجودی انبار خود را بررسی می‌کنند و یا از نرم افزارهای انبارداری قدیمی استفاده می‌کنند. پرتال‌های سازمانی می‌توانند به صورت خودکار موجودی شما را بروزرسانی کرده و در لحظه و آنلاین و در اختیار تمامی پرسنل مربوطه قرار گیرد.
- ارتباط با مشتریان
تنها راه ارتباطی بین یک سازمان سنتی و مشتریان مراجعه حضوری و یا تلفنی است. مشکلات نیاز به مراجعه حضوری بر کسی پوشیده نیست؛ از طرفی تماس تلفنی هم به ندرت با نتیجه مطلوب همراه است. پرتال سازمانی به شرکت شما اجازه می‌دهد تا ارتباط مشتریان با سازمان‌تان را مدرن کنید. برای این‌کار می‌توان از چت بات‌ها و یا سیستم‌های CRM استفاده کرد.
- فرآیند تامین کالا
خرید منابع مورد نیاز سازمان می‌تواند از طریق این سامانه‌ها انجام شده و بایگانی شوند. در دنیای تجارت امروز، مدیریت آنلاین سفارشات جای فاکتورهای فیزیکی و پروسه طولانی خرید و فروش منابع را گرفته است.
- آموزش کارکنان
محتوای آموزشی مورد نیاز کارکنان که قبلا به صورت جلسات حضوری ارائه می‌شد، می‌تواند در پرتال سازمانی شرکت قرار گیرد. این کار به پرسنل اجازه می‌دهد در صورت فراموشی مطالب و راهکارها، امکان دسترسی دوباره به آن‌ها را داشته باشند.
بیشتر بخوانید: پرتال سازمانی چیست؟
چالش های استفاده از پرتال سازمانی
در کنار مزایای پرتال سازمانی برای شرکت‌ها، پیاده‌سازی این سیستم معمولا با چالش‌هایی نیز همراه است. با این حال با یک برنامه ریزی دقیق و دریافت مشاوره درست، می‌توان این چالش‌ها را مدیریت کرد و از مزایای این نرم افزارها بهره‌مند شد. برخی از این چالش‌ها عبارتند از:
- هزینه های اولیه
پیاده‌سازی هر سیستم جدیدی در شرکت‌ها نیازمند هزینه است. این هزینه می‌تواند شامل سخت افزار، نرم افزار و مشاوره و پشتیبانی بعد یا قبل خرید باشد. بهتر هست در هنگام انتخاب پرتال سازمانی مناسب، توان مالی شرکت در نظر گرفته شود تا بهترین سامانه نسبت به تعداد پرسنل و بودجه انتخاب شود.
- مقاومت در برابر تغییر
معمولا پرسنل هیچ سازمانی تمایل به تغییر رویه‌های موجود آن هم به طور ناگهانی ندارند. از آن‌جا که کار با نرم افزار پرتال سازمانی می‌تواند برای بعضی از این پرسنل مخصوصا، افراد مسن‌تر چالش برانگیز باشد، معمولا کارایی سازمان در ابتدای پیاده‌سازی این سامانه پایین خواهد آمد.
- نیاز به آموزش:
کارکنان برای کار با یک نرم افزار جدید، نیاز به یادگیری دارند. تمام پرسنل شرکت باید نحوه کار با سامانه را آموزش ببینند که می‌تواند هزینه و زمان قابل توجهی از منابع سازمان را به خود اختصاص دهد.
- حفظ امنیت اطلاعات
از دیگر چالش‌های استفاده از پرتال سازمانی حفظ امنیت اطلاعات بارگذاری شده بر روی سامانه است. از آن‌جا که تمام فعالیت‌ها و اسناد سازمان بر روی یک سامانه قرار دارند، باید از امنیت سایبری اطلاعات در نظر گرفته شود تا از دسترسی هکرها و خرابکاری و دزدی اطلاعات جلوگیری شود.
- ادغام با نرم افزارهای موجود
پرتال سازمانی معمولا می‌تواند به نرم افزارهای قدیمی سازمان مثل نرم‌افزارهای حسابداری، منابع انسانی، مدیریت موجودی و… متصل شوند تا کلیه اطلاعات سازمان به صورت یکپارچه در یک بستر قرار گیرند. ولی این امر به تخصص و هزینه‌های جانبی نیاز دارد که باید قبل از هر اقدامی در نظر گرفته شوند.
- پشتیبانی و نگهداری سامانه
چالش‌های راه اندازی پرتال سازمانی به قبل از پیاده‌سازی خلاصه نمی‌شود. بعد از راه‌اندازی نرم افزار مواردی مثل بروزرسانی سامانه، رفع مشکلات فنی نرم افزار و پرسنل، آموزش کارکنان جدیدی که به شرکت اضافه می‌شوند و… نیز باید در نظر گرفته شود.
جمع بندی
در مقاله مزایای پرتال سازمانی (EIP) برای شرکت ها را توضیح دادیم. با تعریفی مختصر از این که EIP چیست شروع و سپس به مزایای این نرم افزار برای سازمان‌ها و شرکت‌ها پرداختیم. اما پیاده سازی هر سامانه جدیدی با چالش‌هایی نیز همراه است که لازم است قبل از انجام هر کاری از آن‌ها مطلع باشیم. در نهایت به صورت جزء به جزء بخش‌های جایگزین شده در سازمان‌های سنتی توسط پرتال سازمانی را بررسی کردیم.
اتوماسیون اداری پیوند در خود یک پرتال سازمانی قدرت‌مند جای داده؛ ولی امکانات این نرم افزار تنها به این بخش خلاصه نمی‌شود و می‌توانید تمام نرم افزارهای سازمانی خود را با یک محصول واحد جایگزین کنید. برای دریافت دموی رایگان با ما تماس بگیرید.
سوالات متداول
پرتال سازمانی (EIP) یک بستر نرم‌افزاری است که منابع، اطلاعات، سرویس‌ها و ارتباطات شرکت را در یک پلتفرم متمرکز در دسترس قرار می‌دهد. این سامانه به افزایش بهره‌وری، تسهیل همکاری کارکنان، و دیجیتالی کردن فرآیندهای سازمان کمک می‌کند.
پرتال سازمانی جایگزین بخش‌هایی نظیر مدیریت اسناد، ارتباطات داخلی، مدیریت منابع انسانی، فرآیندهای مالی، انبارداری، ارتباط با مشتریان، و آموزش کارکنان شده و این فرآیندها را دیجیتالی و یکپارچه می‌کند.
چالش‌ها شامل هزینه‌های اولیه، مقاومت پرسنل در برابر تغییر، نیاز به آموزش کارکنان، ادغام با نرم‌افزارهای موجود، حفظ امنیت اطلاعات، و نیاز به پشتیبانی و نگهداری مداوم سامانه است.
- با کاهش استفاده از روش‌های سنتی مانند چاپ و بایگانی فیزیکی اسناد، ارسال فیزیکی فایل‌ها و مدیریت دستی فرآیندها، هزینه‌های جاری سازمان کاهش یافته و کارایی افزایش می‌یابد.