هزینه های اداره و راه اندازی یک تجارت در سراسر دنیا در حال افزایش است. داشتن ابزارهای مناسب برای اطمینان از مقرون به صرفه بودن بسیار مهم است. اینجاست که نرم افزار اتوماسیون اداری وارد کار می شود.
با تشکر از پیشرفت های تکنولوژیکی ، کارهای بی شمار پرهزینه و زمان بری وجود دارد که می توان به طور خودکار به منظور صرفه جویی در منابع حیاتی انجام داد.
اگر به دنبال ساده سازی عملکرد خود هستید ، آنچه در مورد انتخاب و خرید اتوماسیون اداری مناسب باید بدانید ، در اینجا آمده است.
سیستم های اتوماسیون اداری چیست؟
در وهله اول ، مهم است که تصورات غلط را در مورد آنچه سیستم اتوماسیون اداری واقعاً تشکیل می دهد ، برطرف کنید. ممکن است تصاویری از روباتها و الگوریتم هایی که می توانند کار شما را برای شما انجام دهند در ذهن داشته باشید ، اما اینطور نیست.
هنگام در نظر گرفتن اتوماسیون اداری ، مهمترین چیزی که باید به خاطر داشته باشید این است که استفاده از یک سیستم سخت افزاری یا نرم افزاری است که می تواند به عملکردهای مهم دفتر کمک کرده و کارها را ساده کند.
مجموعه Microsoft Office نمونه ای از اتوماسیون اداری است. این نرم افزار با قرار دادن تمام اسناد و منابع شما در یک مکان ، در وقت و هزینه شما صرفه جویی می کند.
در سطح پیچیده تری ، می توانید مواردی مانند ابزارهای CRM ، ایمیل های خودکار و نرم افزار حسابداری را در نظر بگیرید.
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چیست ؟
تمام آنچه را که می توانید خودکار کنید در نظر بگیرید
نیازهای سیستم اطلاعات اتوماسیون شما بسته به کاری که کسب و کار شما انجام می دهد متفاوت خواهد بود. این که کدام وظایف بیشتر در فعالیت های روزمره شما نقش دارند نیز مهم است.
اهداف اصلی اتوماسیون اداری عبارتند از:
بنابراین ، مهم است که کسب و کار خودتان را بررسی کنید و ببینید کدام وظایف را می توان از طریق سیستم های اطلاعات اتوماسیون اداری ساده کرد.
یک روش موثر برای شروع این فرآیند ، بررسی هزینه های شما است. مشخص کنید کدام حوزه ها بیشترین فشار را بر منابع مالی شما وارد می کنند.
هزینه های خود را با سایر شرکت های مشابه مقایسه کنید. سپس می توانید مشخص کنید آیا فضایی برای اتوماسیون و کاهش هزینه ها برای شما وجود دارد یا خیر. هنگامی که این کار را انجام دادید ، می توانید به طور موثر فرایند های سازمان را خودکار کنید.
بیشتر بخوانید : نرم افزار تیکتینگ چیست و چه مزایایی دارد؟
5 ویژگی مهم در اتوماسیون داری
در ادامه به بررسی 5 شاخص مهم در خرید اتوماسیون اداری می پردازیم :
نصب ساده نرم افزار
نصب آسان و ساده نرم افزار یکی از ویژگی های مهم در خرید نرم افزار است که حتما باید به آن توجه کنید . یک نرم افزار مناسب باید قبل از خرید اطلاعات کاملی درباره روند نصب نرم افزار در اختیار مشتری قرار بده .
یکپارچه سازی با نرم افزارهای دیگر
نرم افزار اتوماسیون اداری تنها نرم افزاری نیست که برای کسب کار خود استفاده می کنید اتوماسیون اداری باید بتواند با سایر ابزارهای دیگه مثل crm , مالی, .. ادغام شود. اگر اینطور نیست، شما در انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر به مشکل می خرید.
کنترل دسترسی
اگر می خواهید بهترین نتایج را از نرم افزار اتوماسیون اداری خود داشته باشید، باید گزینه ای برای محدود کردن دسترسی داشته باشد. امنیت یکی از نگرانی های اصلی در دنیای امروز است و شما باید مطمئن شوید که تمام اطلاعات حساس شما محافظت می شود.
با گزینه های کنترل دسترسی، می توانید به راحتی دسترسی هر کاربر را مدیریت کنید و در صورت نیاز، زمانی که از شرکت شما خارج شد، آن را لغو کنید. علاوه بر این،می توان در صورت هر گونه مشکل سوابق عملیاتی هر فرد را چک کنیم .
گزارش و تحلیل
برای ارزیابی و بهبود سیستم اتوماسیون اداری خود، باید به داده ها و شاخص های کلیدی عملکرد دسترسی داشته باشید. سیستم های اتوماسیون اداری مناسب دارای قابلیت های گزارش دهی و تجزیه و تحلیل داخلی هستند.
سفارشی سازی
سفارشی سازی یک مزیت در هر نرم افزار اتوماسیون اداری است. راه حل هایی را در نظر بگیرید که به شما فضای مناسبی برای تطبیق آنها با نیازهای کسب و کارتان می دهد. تنظیم، اضافه کردن و ایجاد تغییرات در نرم افزار باید هم برای شما و هم برای تیمتان راحت باشت.
یک ابزار اتوماسیون اداری خوب به این معنی است که نه تنها رابط کاربری آن کاربرپسند است، بلکه قابلیت های سفارشی سازی آن نیز بسیار مناسب است.
ساده بودن نرم افزار
یکی از ویژگی های مهمی که در خرید اتوماسیون اداری تاثیر دارد , ساده بودن نرم افزار است . هرچه نرم افزار اتوماسیون اداری ساده باشد کار با آن نیز راحت تر است و خیلی سریع می توان به نرم افزار مسلط شد .
بیشتر بخوانید : مزایا و معایب نرم افزار اتوماسیون اداری
نمونه هایی از اتوماسیون اداری
نمونه های زیادی از نرم افزار اتوماسیون اداری برای صرفه جویی در وقت ، پول و نیروی انسانی استفاده می شود.
یکی از نمونه های انجام شده در اتوماسیون اداری , پاسخ سریع به درخواست های مشتریان بسیار مهم است. تحقیقات نشان داده است که 30 دقیقه تاخیر در پاسخگویی شانس شما را برای فروش 21 برابر کاهش می دهد. از نرم افزار های ارتباط با مشتری می توان برای پاسخگویی هوشمند ، شخصی و فوری به مشتریان خود استفاده کرد تا آنها را در خط خود نگه دارد.
دومین نمونه از استفاده نرم افزار اتوماسیون اداری رفع مشکلات است , تقریباً تمام مشکلات مدیریتی وقت گیر را می توان تا حدی خودکار کرد. صورتحساب ها می تواند به صورت خودکار با نرم افزار مناسب انجام شود. ثبت اطلاعات مربوط به کارکنان و مشتریان را می توان با بسترهای مدیریت دفتر انجام داد.
یک نرم افزار اتوماسیون اداری(OAS) می تواند کنترل اشتراک گذاری داده های شما را در دست بگیرد. حتی فرآیند طولانی استخدام می تواند کاملاً خودکار باشد.
بسیاری از شرکت های خارجی و ایرانی ، مانند H&M و مک دونالد ،دیجی کالا و .. از نرم افزار و الگوریتم های خودکار مصاحبه شغلی برای شناسایی بهترین کارمندان استفاده می کنند.
اینها تنها برخی از راه هایی است که اتوماسیون اداری می تواند تجارت شما را بهبود بخشد.
کلام آخر
در این مقاله ما ۵ تا ویژگی های مهمی که هر نرم افزار باید داشته باشد آشنا شدیم. بنابراین هرگز یک نرم افزار را بر اساس قیمت آن قضاوت نکنید،بلکه تمام عوامل مهمی که ممکن است باعث شود هزینه های اضافی برای شما متحمل شوید و باعث شود بعداً نرم افزار را عوض کنید , بررسی کنید و نرم افزار اتوماسیون را با دیدی جامع و درست انتخاب کنید.
جهت اطلاعات بیشتر درباره اتوماسیون اداری با ما در ارتباط باشید