دبیرخانه در هر سازمان نقش مهمی دارد. با کمک نرم افزار دبیرخانه آنلاین گردش مکاتبات اداری راحت تر انجام می شود , همچنین می توانید با استفاده از نرم افزار مکاتبات اداری را در فرمت های مختلف ایجاد و بین واحد های مختلف سازمان به گردش در آورد و بین تمامی نامه های صادره و وارده جستجو انجام دهند.
در این مقاله به تعریف دبیرخانه و وظایف آن در سازمان می پردازیم .
دبیرخانه چیست ؟
دبیرخانه ابزاری است که به سازمان ها کمک می کند تا اسناد را ثبت و بایگانی کنند . با کمک نرم افزار دبیرخانه آنلاین دیجیتالی کردن و بایگانی اسناد در سازمان ها راحت تر می شود. همچنین ذخیره سازی و جستوجو اسناد برای کارمندان نیز راحت تر می شود .
اصلی ترین وظیفه دبیرخانه در سازمان ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و گردش درست نامه ها در سازمان است. سیستم دبیرخانه با تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی کمک می کند تا تمام مدارک در سازمان به راحتی ذخیره و به راحتی به گردش در بیایند.
ویژگی های بهترین نرم افزار دبیرخانه شامل :
- ثبت نامه های وارده در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
انجام مکاتبات داخلی
- کارتابل
- امکان ارسال نامه
- ارجاع
- جستوجو
- و…
دبیرخانه یک سازمان بخشی است که وظایف دفتر مرکزی یا دبیرکل را انجام می‌دهد. این اصطلاح به‌طور ویژه مربوط به شرکت ها و سازمان ها است. ساختمان یا مجتمع اداری که دارای چنین بخشی است نیز ممکن است به عنوان دبیرخانه یا ساختمان دبیرخانه شناخته شود.
واحد دبیرخانه در سازمان چه وظایفی دارد ؟
بعد از تعریف دبیرخانه نوبت به آشنایی با وظایف دبیرخانه و شرح وظایف مسئول دبیرخانه در سازمان می رسد . دبیرخانه وظایف مشخصی دارد که امروز این وظایف توسط نرم افزار دبیرخانه به صورت خودکار انجام می شود . به طور کلی واحد دبیرخانه به مدیریت و ثبت و نگهداری اسناد و نامه ها در سازمان می پردازد.
همچنین متصدی واحد دبیرخانه و بایگانی باید انواع مکاتبات وارده را بر اساس نوع، تاریخ، شماره‌نامه، موضوع و… در دفتر اندیکاتور ثبت و به صورت دسته‌بندی شده، بایگانی نمایند و یا وارد گردش کار بکنند .
این واحد با رعایت قوانین مربوط به حفظ اسناد ,علاوه بر دسته بندی و مدیریت مکاتبات باید سطح دسترسی افراد را به مدارک تعیین نماید .
با این حال برای مدیریت واحد دبیرخانه نیاز است تا با وظایف اصلی آن آشنا بشوید. مهم‌ترین وظایف دبیرخانه عبارتند از:
- دریافت نامه
- ثبت نامه
- ارجاع نامه
شرح وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی در سازمان
مهم ترین وظایف دبیرخانه شامل :
- شماره گذاری نامه ها , کنترل و بررسی نامه منظر داشتن مهر و امضا و تعداد پیوست‌ها و ثبت نامه در اتوماسیون اداری
- صورت جلسه
- تشکیل و نگهداری پرونده های اداری
- بایگانی تمامی نامه‌های اداری در سازمان
- ارجاع نامه ها مسئول مربوطه
- نظارت بر حفظ محرمانگی اسناد و مدارک و اطلاعات سازمان
- ارسال نامه های صادره با استفاده از پست، ایمیل، اتوماسیون اداری، فکس و غیره.
بیشتر بخوانید : نامه محرمانه چیست و طبقه بندی اسناد محرمانه چگونه انجام می شود ؟
مسئول دبیرخانه در سازمان چه وظایفی دارد ؟
همانطور که در بالا بیان کردیم مسئول دبیرخانه و بایگانی باید تمام مکاتبات وارده در سازمان را براساس نوع و تاریخ موضوع و …. در دفتر اندیکارتور ثبت و دسته بندی , بایگانی کند و وارد گردش کار کنند. برخی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه شامل:
- کنترل امور دبیرخانه
- ثبت نامه های وارده در سازمان
- ارسال نامه های صادره
- گزارش گیری از نامه ها
- شماره گذاری و کد گذاری نامه ها
- و…..
انواع دبیرخانه
سیستم دبیرخانه در سازمان ها بر اساس کاری که انجام می دهند به سه دسته تقیسم می شوند
- دبیرخانه متمرکز
- دبیرخانه نیمه متمرکز
- دبیرخانه غیر متمرکز
دبیرخانه متمرکز
این نوع دبیرخانه شامل کلیه عملیاتی است که مربوط به دریافت و ثبت و ارجاع نامه های اداری در یک واحد از سازمان انجام می شود و چندین دبیرخانه مجزا ندارد . از این نوع دبیرخانه سازمان هایی استفاده می کنند که کارمند و امکانتات محدودی دارند و یا سازمان اجازه مدیریت مکاتبات به همه واحد ها را نمی دهد .
دبیرخانه نیمه متمرکز
این نوع دبیرخانه مربوط به سازمانی است که دریافت و ارجاع نامه ها در دبیرخانه مرکزی سازمان انجام می شود , اما ثبت نامه های وارده و صادره توسط هر واحد و به صورت مجزا انجام می شود
دبیرخانه غیر متمرکز
این نوع دبیرخانه در سازمان هایی استفاده می شود که هر واحد ، فعالیت‌های مربوط به دریافت، ثبت و توزیع نامه‌های اداری مربوط به خود را به صورت مجزا انجام می‌دهند. اصلی‌ترین استفاده از این سیستم، سازمان هایی است که مراجعه‌کننده و نیروی انسانی و امکانات سازمانی زیاد است،و با استفاده از دبیرخانه مجزا هر واحد امکان مدیریت مکاتبات را می‌دهد و واحدهای هر سازمان وظایف تخصصی بر عهده دارند.
نرم افزار دبیرخانه در سازمان چه مزایای دارد ؟
سامانه دبیرخانه مزایای زیادی به سازمان ها ارائه می دهد به همین علت استفاده از آن بسیار اهمیت دارد. برخی از مزیت های این سامانه :
- صرفه جویی در هزینه ها
- طبقه بندی اسناد و مدارک
- دسترسی راحت به اسناد
دبیرخانه اتوماسیون اداری پیوند
نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان ها به گردش مکاتبات کمک می کند . همچنین این سیستم با زیر سیستم و ابزار های مختلفی دارد که به ارسال و دریافت نامه و انواع فرایندهای موجود در سازمان کمک می کند. نرم افزار اتوماسیون اداری با یکپارچه سازی سیستم های موجود در سازمان امکان گزارش گیری از داده ها را ایجاد می کند و کارها با سرعت بیشتری انجام می شود .
سیستم دبیرخانه در اتوماسیون اداری وظایفی از جمله شماره‌گذاری، دریافت، ارسال، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهد که با خودکارسازی این وظایف باعث می‌شود مدیریت امور دبیرخانه حتی در سازمان‌هایی که چندین هزار نامه اداری را ثبت و پیگیری می‌کنند و یا پراکندگی جغرافیایی دارند، با سهولت انجام شود.
امکانات دبیرخانه پیوند
- امکان ایجاد نامه ها در چهار دسته
- امکان تعریف سطوح دسترسی
- امکان تهیه گزارشات تحلیلی برروی نامه ها و کاربران
- امکان بایگانی شخصی نامه ها، یادداشت های خصوصی برروی نامه ها و … .
- امکان اعمال محرمانگی برروی ارجاعات در قالب ارجاعات محرمانه و … .
- امکان تعریف انواع شماره گذاری .
- امکان تعریف اطلاعات پایه سازمانی