وقتی صحبت از مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار می‌شود، سه واژه‌ی مشابه اما متفاوت زیاد شنیده می‌شود: BPM ،BPMS و BPMN. بسیاری از مدیران و تحلیلگران این اصطلاحات را به‌جای یکدیگر به‌کار می‌برند، بدون آنکه معنی مفاهیم و تفاوت‌شان با یکدیگر را بدانند.
در واقع، BPM یک «رویکرد مدیریتی» است که هدفش بهبود و استانداردسازی فرایندهای سازمانی است؛ BPMS یک «ابزار نرم‌افزاری» برای اجرای این فرایندها در بستر دیجیتال؛ و BPMN یک «زبان مدلسازی» برای ترسیم و مستندسازی گام‌به‌گام فرآیندها به‌شکل قابل‌فهم برای همه‌ی ذی‌نفعان.
در این مقاله از سماتوس، معنی هر یک از این مفاهیم، تفاوت‌ها، و جایگاه آن‌ها در چرخه مدیریت فرآیند بررسی می‌شود. همچنین با مثالی واقعی، خواهیم دید این سه چگونه در کنار هم، از طراحی تا اجرای خودکار فرآیندهای سازمانی را ممکن می‌سازند.
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یا BPM چیست؟
برای درک بهتر تفاوت BPM ،BPMS و BPMN ابتدا به تعریف bpm می‌پردازیم؛ BPM مخفف Business Process Management به‌معنی مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است؛ یک رویکرد مدیریتی برای شناسایی، تحلیل، بهبود و پایش فرایندهایی که در سازمان جریان دارند. چرخه حیات BPM شامل مراحل زیر است:
- طراحی: شناسایی فرآیندها
- مدلسازی: ترسیم فرآیندها
- اجرا: پیاده‌سازی و اجرای فرآیندها در بستر دیجیتال
- پایش: اندازه‌گیری عملکرد با شاخص‌های کلیدی (KPI)
- بهینه‌سازی: شناسایی گلوگاه‌ها و بهبود مستمر
هدف BPM صرفاً مستندسازی فرایندها نیست، بلکه ایجاد هماهنگی میان افراد، فناوری و اهداف کسب‌وکار است تا کارها به‌صورت بهینه‌تر، سریع‌تر و با خطای کمتر انجام شوند.
به زبان ساده‌تر، BPM به سازمان کمک می‌کند از حالت واکنشی به حالت نظام‌مند و داده‌محور برسد. هر فعالیت تکرار‌شونده (مثل ثبت سفارش، صدور فاکتور یا مدیریت منابع انسانی) در قالب فرآیند تعریف می‌شود، سنجیده می‌شود و در صورت نیاز، اصلاح می‌شود.
مثلا در یک سازمان خدماتی مراحل BPM به این صورت پیش می‌رود که فرآیند «درخواست پشتیبانی مشتری» از لحظه‌ی ثبت تا حل کامل، به‌صورت شفاف و استاندارد مدلسازی و اجرا شود و مدیران بتوانند زمان پاسخگویی، تعداد درخواست‌های باز و کارایی هر واحد را پایش کنند و در صورت نیاز بهینه‌سازی انجام دهند.
در واقع، BPM چارچوب فکری و مدیریتی است و به‌تنهایی نرم‌افزار محسوب نمی‌شود. اما برای اجرای عملی آن، ابزارهایی لازم است که بتوانند فرآیندها را به‌صورت دیجیتال اجرا کنند؛ جایی که نقش BPMS پررنگ می‌شود.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یا BPMS چیست؟
BPMS مخفف عبارت Business Process Management System است؛ یعنی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار که معمولاً شامل چند بخش کلیدی است:
- موتور گردش‌کار (Workflow Engine): این بخش اجرای خودکار فرآیندها را بر عهده دارد و وظایف را بر اساس قواعد از پیش‌تعریف‌شده بین کاربران و سیستم‌ها توزیع و تضمین می‌کند هر مرحله در زمان و ترتیب درست انجام شود.
- موتور قوانین کسب‌وکار (Business Rules Engine): ابزاری است برای تعریف و مدیریت قوانین تصمیم‌گیری در سازمان، بدون نیاز به تغییر در کد یا فرآیند که تضمین می‌کند تصمیم‌ها در فرآیندها به‌صورت یکپارچه و مطابق سیاست‌های سازمان اجرا شوند.
- ابزار مدلسازی فرآیند (Process Modeling Tools): این ابزارها برای طراحی و ترسیم فرآیندها پیش از اجرا هستند و معمولاً از استاندارد BPMN برای نمایش تصویری استفاده می‌کنند تا مدیران و تحلیلگران بتوانند جریان کار را درک و اصلاح کنند.
- ابزارهای یکپارچه‌سازی (Integration Tools): ابزارهایی برای اتصال فرآیندهای سازمانی با سایر سیستم‌ها مانند CRM، ERP یا سامانه‌های بانکی که باعث می‌شود BPMS به مرکز تبادل داده بین سیستم‌های مختلف تبدیل شود.
- ابزارهای نظارت و تحلیل (Monitoring & Analytics): این بخش به مدیران کمک می‌کند عملکرد فرآیندها را به‌صورت بلادرنگ رصد کنند، گلوگاه‌ها را بشناسند و به کمک داده‌های آماری، تصمیم‌های مناسب اتخاذ نمایند.
اگر BPM رویکردی مدیریتی برای طراحی و بهبود فرآیندها باشد، BPMS همان سکوی نرم‌افزاری است که این فرآیندها را در محیط واقعی سازمان پیاده‌سازی، اجرا و پایش می‌کند.
به بیان ساده‌تر، رابطه‌ی این دو را می‌توان مثل معمار و پیمانکار دانست. BPM نقشه را طراحی می‌کند و BPMS آن را اجرا می‌سازد. به‌عبارتی، BPM درباره‌ی «چه کاری باید انجام شود» صحبت می‌کند و BPMS مشخص می‌کند «چگونه باید انجام شود».
برای مثال، فرض کنید در شرکت شما فرآیند تأیید فاکتورها تعریف شده است. با BPMS می‌توان مشخص کرد هر فاکتور بالای یک سقف مشخص، ابتدا باید به مدیر مالی و سپس به مدیرعامل ارجاع داده شود. سیستم به‌صورت خودکار اطلاع‌رسانی می‌کند، زمان پاسخ را ثبت می‌کند و در صورت تأخیر هشدار می‌دهد.
از معروف‌ترین ابزارهای BPMS در سطح جهان می‌توان به پلتفرم‌هایی مانند Camunda ،IBM BPM ،Appian و BonitaSoft اشاره کرد؛ در ایران نیز نرم‌افزارهایی مانند نرم‌افزار BPMS پیوند از سماتوس به‌صورت بومی و یکپارچه با اتوماسیون اداری توسعه یافته‌اند تا اجرای فرآیندها را ساده‌تر کنند.
مدلسازی فرآیند کسب‌وکار یا BPMN چیست؟
BPMN مخفف Business Process Model and Notation است؛ یعنی مدلسازی فرآیند کسب‌وکار که به طور کلی از ۴ جز اصلی تشکیل شده است:
- اجزای جریان (Flow Objects): شامل نمادهای مثل رویدادها، فعالیت‌ها و گیت‌وی‌ها.
- اشیاء ارتباطی (Connecting Objects): شامل جریان ترتیب، جریان پیام و ارتباط.
- مسیرهای جریان (Swimlanes): شامل محدوده کاری (Pool) و نقش (Lane).
- مصنوعات (Artifacts): شامل داده‌ها، گروه‌ها و حاشیه‌نویسی‌ها.
به کمک این ابزارهای مدلسازی فرآیند کسب و کار، یک فرآیند ساده مثل «درخواست مرخصی» می‌تواند به‌صورت گرافیکی نمایش داده شود: کارمند فرم را پر می‌کند، سیستم بررسی می‌کند که روزهای باقیمانده کافی است یا نه، سپس مدیر تأیید می‌کند و در نهایت، HR ثبت نهایی را انجام می‌دهد.
به‌طورکلی اگر BPM چارچوب تفکر مدیریتی و BPMS ابزار اجرایی باشد، BPMN پل و زبان گفت‌وگوی آن‌ها است. به کمک BPMN، فرآیندها به‌صورت نمودارهایی ترسیم می‌شوند که جریان کار، تصمیم‌ها، وظایف و تعاملات میان افراد یا سیستم‌ها را نشان می‌دهند.
تفاوت BPM ،BPMS و BPMN در چیست؟
اگرچه این سه واژه به‌ظاهر مشابه‌اند، اما در عمل سه جنبه‌ی متفاوت از مدیریت فرایندهای کسب و کار را پوشش می‌دهند. BPM یک رویکرد مدیریتی است، BPMS یک ابزار نرم‌افزاری برای اجرای آن، و BPMN زبان مدلسازی فرآیندها. شناخت تمایز میان این سه، پایه‌ی طراحی سیستم‌های بهینه و جلوگیری از سردرگمی در پروژه‌های دیجیتال‌سازی است.
جدول مقایسه‌ای BPM، BPMS و BPMN
در جدول زیر ویژگی‌های این ۳ مفهوم را از منظرهای مختلف به شکل خلاصه بررسی کرده‌ایم:
ویژگی‌ها | BPM | BPMS | BPMN |
معنا | مدیریت فرایندهای کسب و کار | سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار | یادداشت‌گذاری استاندارد برای مدلسازی فرآیندها |
ماهیت | رویکرد مدیریتی و تحلیلی | ابزار یا نرم‌افزار اجرایی | زبان بصری برای طراحی فرآیند |
هدف اصلی | بهبود و بهینه‌سازی عملکرد سازمان | اجرای خودکار فرآیندها در بستر دیجیتال | نمایش و مستندسازی گام‌به‌گام فرآیندها |
کاربران اصلی | مدیران، تحلیلگران و مشاوران سازمانی | کارشناسان فناوری و تیم‌های اتوماسیون | تحلیلگران فرآیند و طراحان سیستم |
خروجی نهایی | استراتژی و مدل بهینه‌سازی فرایند | سیستم اتوماسیون و کنترل فرآیندها | نمودارها و مدل‌های تصویری استاندارد |
ارتباط با یکدیگر | مبنا و فلسفه مدیریت فرآیندها | ابزار اجرای BPM در عمل | زبان ارتباط بین BPM و BPMS |
مثال کاربردی | تحلیل فرآیند جذب نیروی انسانی | اجرای دیجیتال فرآیند جذب با فرم‌ها و تاییدها | مدلسازی فرآیند جذب با نمادهای استاندارد BPMN |
ارتباط میان BPM ،BPMS و BPMN؛ چطور کنار هم کار می‌کنند؟
برای فهمیدن تفاوت و تعامل این سه مفهوم، باید بدانیم که BPM، BPMS و BPMN سه لایه‌ی مکمل از یک چرخه‌ی واحد هستند؛ چرخه‌ای که هدف آن، مدیریت و بهبود مداوم فرآیندهای سازمانی است.
در یک پروژه واقعی، این سه معمولاً به‌ترتیب زیر عمل می‌کنند:
۱. نقطه آغاز: مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یا BPM
در وهله اول، مدیران و تحلیلگران کسب‌وکار، فرآیندهای موجود را شناسایی و تحلیل می‌کنند. آن‌ها تصمیم می‌گیرند که کدام بخش‌ها باید بهبود یابند، چه فعالیت‌هایی حذف شوند، و چه شاخص‌هایی برای ارزیابی عملکرد در نظر گرفته شود.
به‌عبارت دیگر، BPM مرحله‌ی «تفکر و طراحی» است.
۲. مرحله آماده‌سازی: مدلسازی فرآیند با BPMN
پس از شناسایی و تحلیل، فرآیندها باید مستندسازی شوند تا همه‌ی اعضای تیم برداشت یکسانی داشته باشند. در این مرحله از BPMN استفاده می‌شود تا گام‌های فرآیند با نمادهای استاندارد ترسیم شوند. این مدل‌ها همانند نقشه‌ی مهندسی هستند که بعداً مبنای اجرا قرار می‌گیرند.
برای مثال، فرآیند «درخواست مرخصی» به‌صورت بصری طراحی می‌شود:
- ثبت درخواست
- بررسی مدیر مستقیم تأیید واحد HR
- بایگانی در سیستم مدیریت اسناد (DMS)
۳. مرحله اجرا: سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS
در این مرحله مدل BPMN وارد نرم‌افزار BPMS می‌شود تا فرآیندها به‌صورت خودکار در سیستم پیاده شوند. این نرم‌افزار، فرم‌ها را می‌سازد، قوانین را اجرا می‌کند، اطلاع‌رسانی‌ها را ارسال می‌نماید و گزارش‌های تحلیلی تولید می‌کند.
اینجا دیگر نیازی به هماهنگی دستی یا ایمیل نیست و سیستم خودش مسیر را دنبال می‌کند.
به این ترتیب، می‌توان گفت: BPM نقشه‌ی کلی، BPMN زبان ترسیم آن نقشه و BPMS ابزار ساخت و اجرای آن نقشه است.
مثال نحوه اجرای یک فرآیند:
فرض کنید یک سازمان می‌خواهد فرآیند «تأیید فاکتور خرید» را دیجیتال کند:
- در BPM مشخص می‌شود مراحل فعلی شامل چه گلوگاه‌هایی است (مثلاً تأخیر در تأیید مالی).
- در BPMN، فرآیند جدید مدل می‌شود تا مشخص شود فاکتور ابتدا باید به مدیر واحد، سپس به مالی و در نهایت به مدیریت ارجاع شود.
- در BPMS، این مدل پیاده‌سازی می‌شود تا هنگام ثبت فاکتور، سیستم خودش مراحل را هدایت کند و در صورت تأخیر هشدار دهد.
نتیجه این هم‌افزایی، بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار، افزایش بهره‌وری و شفافیت کامل در عملکرد سازمان است.
جمع‌بندی
در این مقاله، به‌صورت جامع بررسی شد که معنی BPM ،BPMS و BPMN و تفاوت‌شان با یکدیگر در چیست و چرا این سه مفهوم، پایه‌های اصلی مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار به‌شمار می‌روند. گفتیم که BPM یک رویکرد مدیریتی برای تحلیل و بهبود فرآیندهاست، BPMS ابزار نرم‌افزاری اجرای این فرآیندها در محیط واقعی سازمان، و BPMN زبان استاندارد مدلسازی و مستندسازی آن‌ها.
در عمل، هر سازمانی که به‌دنبال اتوماسیون فرآیندها، بهینه‌سازی عملیات و افزایش بهره‌وری است، باید از این سه در کنار هم استفاده کند. BPM مسیر را مشخص می‌کند، BPMN آن را ترسیم می‌کند و BPMS آن را به اجرا درمی‌آورد. بدون BPM، بهبود فرآیندها هدف مشخصی ندارد؛ بدون BPMS، اجرا خودکار نخواهد بود؛ و بدون BPMN، ارتباط میان تحلیل و فناوری ناقص می‌ماند.
بنابراین درک تفاوت‌ها و ارتباط میان این سه، به مدیران کمک می‌کند تصمیمات دقیق‌تری در انتخاب نرم‌افزار BPMS، طراحی مدلسازی فرآیندها با استاندارد BPMN، و اجرای چرخه‌ی بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار بگیرند؛ چرخه‌ای که محور اصلی تحول دیجیتال در سازمان‌های مدرن است.
به منظور کسب اطلاعات بیشتر و دریافت راهنمایی و یا درخواست دموی نرم‌افزار اتوماسیون اداری «پیوند» با سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
تفاوت BPM ،BPMS و BPMN در ماهیت آن‌هاست. BPM یک رویکرد مدیریتی برای بهبود فرایندها است، BPMS نرم‌افزاری برای اجرای آن فرایندها در سازمان، و BPMN زبانی برای مدلسازی تصویری و استاندارد آن‌ها. هر سه مکمل یکدیگرند و در کنار هم چرخه‌ی کامل مدیریت فرآیند را می‌سازند.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) یعنی شناسایی، طراحی و بهینه‌سازی مداوم جریان کارها برای افزایش بهره‌وری و کاهش خطا. این مفهوم در بهینه‌سازی فرایندهای مالی، منابع انسانی و خدمات مشتری کاربرد دارد و پایه‌ی تحول دیجیتال در سازمان‌ها محسوب می‌شود.
آموزش مدلسازی فرآیند با BPMN معمولاً شامل یادگیری نمادها و الگوهای استاندارد است. افراد می‌آموزند چطور وظایف، تصمیم‌ها و نقش‌ها را با عناصر گرافیکی (مثل Task، Event و Gateway) ترسیم کنند تا مدل نهایی به‌راحتی در BPMS پیاده‌سازی شود.
در سیستم‌های مدرن، مدل‌های ساخته‌شده با BPMN مستقیماً وارد سیستم فرآیند کسب و کار BPMS می‌شوند. این یعنی همان فرآیند طراحی‌شده در سطح مفهومی، بدون نیاز به کدنویسی مجدد، به فرآیند اجرایی واقعی در نرم‌افزار تبدیل می‌شود.
نرم‌افزار BPMS پیوند از سماتوس بهترین نرم‌افزار ایرانی در این زمینه است. این سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار با پشتیبانی از مدلسازی فرآیند، اتوماسیون اداری و گزارش‌گیری تحلیلی، محیطی بومی و یکپارچه برای مدیریت چرخه‌ی بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار فراهم می‌کند.