مکانیزاسیون فرآیند های سازمان به عملی گفته می شود که به جای انجام برخی از کارها به صورت دستی از نرم افزار استفاده کنیم و برخی از فرآیند ها را خودکار کنیم .
مکانیزه کردن فرآیندها به استفاده از برخی نرم افزار ها برای انجام کارهای تکراری، به منظور سرعت بخشیدن، بهبود دقت و کاهش خط اشاره دارد.
این سیستم برای حذف تنگناها، کاهش خطاها و از دست دادن داده‌ها طراحی شده است و در عین حال شفافیت، ارتباطات بین بخش‌ها و سرعت پردازش را افزایش می‌دهد.
مکانیزه کردن فرایند های سازمانی شامل استفاده از ابزارهایی مانند نرم افزار BPMS است که قادر به انجام وظایف متنوع و تکراری باشند .همان طور که گفتیم با مکانیزه کردن برخی از فرایند های کسب و کار خطاهای انسانی کاهش پیدا می کند.
۵ مزیت اصلی مکانیزه کردن فرایند های سازمانی
افزایش کارایی
مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی باعث میشه کارها , سریعتر و با ثبات‌تر انجام شود و کارایی عملیاتی را از نظر کیفیت عملکرد، زمان افزایش می‌دهد. همچنین زمان صرف شده برای فعالیت های بدون ارزش را کاهش می دهند.
بهبود بهره وری
مکانیزاسیون به معنای پردازش سریعتر کارها است که به نوبه خود به معنای بهره وری بالاتر و زمان تحویل کوتاهتر کارهاست.
کاهش هزینه های نیروی کار
اگرچه هزینه‌های اولیه پیاده‌سازی سیستم خودکار کردن فرآیند ها بالا است، اما کاهش نیاز نیروی انسانی به معنای صرفه‌جویی قابل‌توجه در بلندمدت است.
کاهش خطا
مکانیزه کردن فرایند ها باعث کم تر شدن خطاهای انسانی می شود، که باعث بهبود قابلیت اطمینان انبار و حمل و نقل می شود.
افزایش انطباق
مکانیزه کردن فرایند های سازمانی انطباق را افزایش می‌دهند. به این معنا که چون همه فرآیندها به طور خودکار اتفاق می‌افتند، هیچ نقطه برشی، هیچ مرحله از دست رفته و فراموش شده در یک فرآیند وجود ندارد. اگر سازمانی مشکلاتی مربوط به ریسک یا انطباق دارد، باید مکانیزه کردن فرایند ها بخشی حیاتی از عملیات سازمان باشد.
بیشتر بخوانید : فرآیند چیست و چه مزایای دارد ؟
روش های مکانیزه کردن فرایند ها
از مکانیزاسیون بیش از حد خودداری کنید
یکی از مشکلات اصلی مکانیزاسیون فرایند های سازمانی انجام پیش از حد این عمل است، با انجام اشتباه مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی باعث منجر به از دست دادن چابکی شود. اجرای فرآیندهای خودکار کارآمد نیاز به تجزیه و تحلیل کامل گردش کار دارد. قبل از پیاده سازی اتوماسیون، باید نوع خدمات و نقش پرسنل در فرآیند کلی در نظر گرفته شود. هر سازمان بسته به پیکربندی و سازماندهی و عملکرد آن منحصر به فرد است و مکانیزه کردن فرایند های یک سازمان با سازمان دیگر کاملا متفاوت است.
اعتبارسنجی مکانیزاسیون
این واقعیت را در نظر بگیرید که مکانیزاسیون فرایندها راه حل معجزه آسایی برای همه مسائل نیست. در عوض باید به مکانیزاسیون به عنوان پشتوانه ای نگاه کرد که کاره های سازمان را تسهیل می بخشد.
ادغام فرایند ها
علیرغم دستاوردهای بهره‌وری که به ارمغان می‌آورد، باید در مدیریت کلی شرکت ادغام شود و با تأمل مداوم در مورد تعدیل فرآیندهای با چالش‌های عملیاتی و تجاری در حال تحول شرکت همراه باشد. علاوه بر این، اگر کل زنجیره و سرمایه‌گذاری‌هایی را که اتوماسیون هنگام گسترش کسب‌وکار از آن اجتناب می‌کند، در نظر بگیریم، نتیجه بازگشت سرمایه بسیار متفاوت خواهد بود.
مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی مستلزم تغییراتی در روش ها و عادات کاری است. اول اینکه به کارمندان خود اطمینان دهیم که با مکانیزه کردن فرآیندها شغلشان تحت تأثیر قرار نخواهد گرفت، بلکه تأثیر مثبتی که مکانیزاسیون بر روند کاری آنها خواهد داشت.
به طور خلاصه، مکانیزاسیون فرایند های سازمانی موفق مستلزم:
- ارزیابی عملکرد
- سازگاری با استراتژی شرکت
- شناسایی فرآیندها و جریان های ارزش آفرین
- برنامه ریزی کنیدبرای بهبود مستمر برنامه
- تهیه طرح تداوم کسب و کار
- راه اندازی یک سازمان مقیاس پذیر
ابزارهای مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی
مکانیزه کردن فرایند های سازمانی نیاز به ابزار های مثل, crm , bpm . bpms داریم . زمانی که این ابزار ها را تعریف کردیم نیاز به ساختار یکپارچه ایی داریم که این ها را در کنار هم قرار بده که به همین علت است که bpm یکی از شاخص های مهم در مکانیزه کردن فرایند ها است .
قبل از مکانیزه کردن فرایند های سازمانی نیاز داریم که زیر سیستم ها را مشخص کنیم و با استفاده از kpi مشکلات هر بخش را مشخص کنیم با استفاده از bpm به صورت تدریجی می توان به نتایج خوبی دست یافت.