سازمانهای زیادی برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها به سیستم اتوماسیون اداری روی آورده اند. بسیاری از این سازمانها از اتوماسیون برای گردش مکاتبات و … استفاده میکنند. اتوماسیون اداری کامل از طریق راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری حاصل میشود.
در این مقاله ما نرم افزار اتوماسیون اداری و مزایای آن را بررسی میکنیم؛ پس از آن، روند پیاده سازی آن را بررسی خواهیم کرد و برخی از ویژگی های مهم یک اتوماسیون اداری که باید بدانید را بررسی خواهیم کرد.
سیستم اتوماسیون اداری شامل راه حل های سخت افزاری و نرم افزاری است که امکان انتقال داده ها ، بین افراد یک سازمان را فراهم می کند. این سیستم با ساده سازی فرآیندهایی مانند حسابداری، مدیریت داده ها، آموزش، مدیریت امکانات و… بارهای سازمانی را کاهش می دهد.
اتوماسیون اداری یک ابزار قدرتمند است که می تواند برای از بین بردن فرآیند های دستی، شناسایی گردش ناکارآمد و تسهیل تصمیم گیری در سازمان ها مورد استفاده قرار بگیرد.
بیشتر بخوانید : عوامل کلیدی موثر بر موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار
مزایای پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری
پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری مزایای گسترده ای را به سازمان ها ارائه می دهد. این مزایا شامل موارد زیر است:
افزایش دقت
انسان خطا می کند. خطاهای انسانی نه تنها ممکن است ناکارآمدی و تاخیر در بهره وری داشته باشند، بلکه ممکن است هزینه بر باشند. بعنوان مثال، اضافه کردن رقم اضافی هنگام پرداخت حقوق یک کارمند یا … . اشتباهات جدی میتواند منجر به مشکلات و مسائل امنیتی و… شوند. یک سیستم اتوماسیون اداری دخالت انسان در انتقال داده را محدود میکند که این امر بروز خطا را به حداقل می رساند.
کاهش هزینه ها
با خودکار سازی فرآیندهای پیچیده تجاری، سازمان ها نیازی به سرمایه گذاری در استخدام افراد جدید ندارند. در نتیجه ، هزینه های عملیاتی کمتر است ، در حالی که بهره وری و حاشیه سود به طور قابل توجهی بیشتر است.
بهره وری سازمانت رو افزایش بده
کاهش زمان و منابع
از طریق اتوماسیون ، سازمان ها می توانند با منابع کمتر به نتایج بیشتری برسند. با حذف فرایندهای طاقت فرسا و وقت گیر ، کارمندان می توانند وقت خود را صرف کارهای بزرگتر کنند. به عنوان مثال ،با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری کارمندان نیازی به صرف زمان زیادی برای جمع آوری اسناد ، وارد کردن این اطلاعات در سیستم را ندارند. سامانه اتوماسیون اداری خیلی سریع تر این کار را برای سازمان انجام می دهد. در حقیقت ، 78٪ از مدیران پیش بینی می کنند که اتوماسیون اداری می تواند 3 ساعت از وقت کارمند را آزاد کند.
مدیریت داده ها
یکی از مهم ترین اجزای اتوماسیون اداری مدیریت داده هاست. مدیریت داده به سازمان کمک می کند تا با ساده سازی مدیریت و پردازش اطلاعت از مزایای خوبی نسبت به رقبا برخوردار شود.
ذخیره سازی داده ها
ذخیره سازی دقیق و دوره ای داده ها برای شرکت بسیار مهم است و اگر هر یک از داده های ذخیره شده از بین برود، تأثیر نامطلوبی بر عملکرد یکپارچه شرکت خواهد داشت. پیاده سازی اتوماسیون اداری به سازمان ها کمک می کند تا حداکثر داده ها را بدون از دست دادن ذخیره کنند.
تبادل آسان داده ها
تبادل اطلاعات یکی دیگر از بخش های مهم سیستم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون به شرکت ها و کارمندان کمک می کند تا داده های ذخیره شده را به راحتی بین یکدیگر مبادله کنند.
کاهش پیچیدگی وظایف مختلف
سازمان های امروزی روزانه با کارهای بسیار پیچیده سروکار دارند ، اتوماسیون اداری می تواند به شرکت کمک کند تا پیچیدگی کار ها را کاهش دهد.
بیشتر بخوانید : مراحل راه اندازی اتوماسیون اداری پیوند
نحوه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری
پیاده‌سازی اتوماسیون اداری نیازمند برنامه‌ریزی و اجرا به صورت مرحله‌ای است. در زیر مراحل اصلی برای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها بیان شده است.
- تحلیل نیاز های سازمان
- انتخاب زیر سیستم های مورد نیاز
- آماده سازی زیر ساخت های سخت افزاری و نرم افزاری اتوماسیون اداری
- تعیین راهبر سامانه
- نصب روی سرور
- آموزش سیستم
- کانورت اطلاعات از سیستم قبلی به سیستم جدید
- پشتیبانی از سامانه اتوماسیون اداری
مراحل انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری برای پیاده سازی در سازمان ها
با رواج سیستم اتوماسیون اداری در کسب و کارها ، بسیاری از شرکت ها در این زمینه تخصص دارند. با یک جستجوی سریع در اینترنت هزاران پیشنهاد خرید اتوماسیون اداری را می بینید که در ابتدا می تواند خسته کننده باشد. قبل از اینکه به دنبال ارائه دهنده اتوماسیون اداری برای کسب و کار خود باشید ، چند نکته را در نظر بگیرید مفید بگیرید:
چقدر کسب و کارتان برای شما مهم است ؟
هزینه های شما در حال حاضر چقدر است؟
از آنجایی که هر شرکت متفاوت است ، برخی از ارائه دهندگان خدمات بیشتری نسبت به دیگران ارائه می دهند. به عنوان مثال ، برخی از شرکت ها ممکن است ارائه اتوماسیون اداری به شرکت های کوچک تخصص داشته باشند ، در حالی که شرکت دیگه ممکن است به طور کامل بر فروش اتوماسیون اداری به مشاغل بزرگ تمرکز کند.
انواع مختلفی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای انتخاب وجود دارد. شما باید در مورد هر نوع تحقیق کرده و ویژگی ها و قیمت ها را مقایسه کنید تا نرم افزار مناسب کسب و کار خود پیدا کنید. همچنین باید مطمئن شوید که قبل از امضای قرارداد ، نرم افزار نسخه ی دمو اتوماسیون اداری را امتحان کنید..
پیش نیاز های پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها
بعد از آشنایی با مزایایی اتوماسیون اداری در سازمان ها زمان آن رسیده که با پیش نیاز پیاده سازی اتوماسیون اداری آشنا بشیم . پیشنیاز های پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان شامل :
- تجهیزات فنی : امروزه اتوماسیون اداری برای اینکه فضای کمتری اشغال کند به صورت تحت وب ارائه می شود که برای پیاده سازی اصولی و استفاده از آن نیاز به سروری قدرتمند و مناسبی دارد . اتوماسیون اداری بر روی سرور ها نصب می شوند و از طریق مرورگر در دسترس کاربران قرار می گیرد . و یا حتی می توان از تجهیزات های دیگه در کنار اتوماسیون اداری استفاده کرد مانند دستگاه فکس و قلم نوری و .. نیز دارد.
- یکپارچه سازی : امکان یکپارچه سازی و برقراری ارتباط با سایر سیستم ها باعث ارتباطات سریع تر بین افراد سازمان می شود که منجر به مدیریت بهتر سازمان می شود
- آموزش کارکنان سازمان : یکی از پیش نیاز های مهم اتوماسیون اداری در سازمان اموزش کارکنان می باشد . اموزش کارکنان باید بعد از پیاده سازی سیستم و قبل از استفاده کاربران با توجه به جایگاه و وظیفه ایی که دارند آموزش ببیند. اموزش ناقص اتوماسیون اداری به کارمندان باعث کاهش کارایی و بهره وری اتوماسیون اداری در سازمان می شود.
اجزاء اصلی اتوماسیون اداری ؟
- گردش کار : گردش کار، ابزاری مناسب برای خودکارسازی فرایندهای سازمانی و به جریان انداختن اسناد و داده‌های سازمان است.مدیریت فرایندها به یکی از نیاز های مهم در سازمان است که از طریق گردش کار رفع می شود.
- جستجوی اسناد : با استفاده از این ابزار، جستجوهای هدفمندی بر روی فیلدهای اطلاعاتی نامه‌ها، فرم‌ها، گزارش‌های عملکردی افراد و سازمان مان و دیگر اسناد سازمانی صورت می‌گیرد.
- مدیریت گزارش‌ها : تهیه گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهیانه و سفارشی
- دبیرخانه و کارتابل : اتوماسیون اداری تنظیمات مختلفی دارد که شامل نرم افزار دبیرخانه و سیستم است. به طور کلی با استفاده از تنظیمات اتوماسیون اداری می توان فعالیت های جاری سازمان را تعریف کرد
هدف از پیاده سازی اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری عموماً برای تولید، ذخیره، کنترل و انتقال اطلاعات اداری متعدد برای دستیابی به اهداف اساسی شرکت استفاده می شود. شرکت ها با پیاده سازی اتوماسیون اداری می توانند بهره وری خود را افزایش دهند که به طور کلی منجر به تولید سود بیشتر در کار می شود. اتوماسیون اداری اساساً به عنوان یک ابزار ساده شروع به کار کرد و اکنون به یکی از اجزای کلیدی لازم برای حفظ موفقیت در شرکت ها و سازمان تبدیل شده است. امروزه از ابزارهای اتوماسیون اداری در کارهای پیچیده مانند یکپارچه سازی سیستم استفاده می شود.
سخن پایانی
قبل از پیاده سازی سیستم یکپارچه اتوماسیون اداری ، سازمان باید وقت بگذارد تا ببیند کدام فرآیندهای خاص باید خودکار شوند. یکی از ساده ترین راه ها برای بررسی گردش کار ، تهیه نقشه از طریق فرآیند است.
بیشتر سازمان ها در حال رد شدن از فرآیند های دستی و استفاده از راهکار های اتوماسیون اداری هستند. پیاده سازی صحیح نرم افزار اتوماسیون اداری برای رسیدن به اهداف سازمان بسیاز ضروری است . بخش اصلی پیاده سازی نرم افزار به عهده شرکت ارائه دهنده آن است , باید شرکتی را انتخاب کنید که بتواند به درستی سیستم را نصب کند . شرکت سماتوس با ۲۰ سال فعالیت در حزه تولید نرم افزار های سازمانی است . برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری پیوند می توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید .