نامه نگاری در سازمان یکی از کاربردهای مهم اتوماسیون اداری می باشد . به همین علت یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب مناسب باید شیوه های مختلفی برای ارسال و دریافت نامه های درون و برون سازمانی و نحوه مدیریت نامه ها داشته باشد در ادامه به شیوه های ارسال نامه در نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم با ما همراه باشید.
انواع نامه اداری در اتوماسیون اداری
نامه های اداری در اتوماسیون اداری به سه دسته تقسیم می شود :
- نامه اداری صادره
- نامه اداری وارده
- نامه داخلی
نامه وارده
برای تغییر این متن بر روی دکمه ویرایش کلیک کنید. لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است.
نامه های صادره
این نامه از درون سازمان به فرد و یا سازمانی در خارج او یا سازمانی دیگر ارسال می شود . . این نامه به صورت رسمی و روی سربرگ شرکت ایجاد می شوند و دارای مهر و امضای رسمی شرکت هستند .
نامه ای داخلی
این نوع نامه در سازمان بین پرسنل شرکت گردش دارد . این نامه ها شامل : مرخصی و بخشنامه ها و.. می باشد.
بیشتر بخوانید : انواع نامه نگاری در اتوماسیون اداری
روش های مختلف ارسال نامه در اتوماسیون اداری
یکی از قابلیت های مهم اتوماسیون اداری در سازمان ها قابلیت ارسال و گردش مکاتبات است . اتوماسیون اداری از زیر سیستم های مختلفی تشکیل شده است که از ارسال نامه و دریافت مکاتبات سازمانی پشتیبانی می کند . انواع روش های ارسال نامه در اتوماسیون اداری عبارتند از :
- ارسال نامه از طریق فکس
- ارسال نامه از طریق Ece
- ارسال نامه بین دو سرور
ارسال نامه از طریق ece
پروتکل ece یا تبادل الکترونیکی مکاتبات سازمانی , بین سازمان هایی استفاده می شد که هر دو سازمان اتوماسیون اداری دارند و این اتوماسیون اداری ها ممکن است یکسان و یا متفاوت باشند. ارسال از طریق ece به این صورت است که شرکت گیرنده یا فرستنده نامه آدرس ایمیلی برای ارسال و دریافت نامه ها تعریف می کند و آن را در اختیار شرکت های دیگه برای ارسال نامه می دهد . برای حفظ امنیت داده های نامه ها به فایل xml تبدیل می شود و بعد به ایمیل گیرنده ارسال می گردد .
همانطور که گفتیم ارسال نامه از طریق ece توسط ایمیل انجام می شود با این تفاوت که دارای پروتکل امنیتی برای جلوگیری از افشای مکاتبات می باشد .
ارسال نامه از طریق فکس
ارسال نامه از طریق فکس یکی از راه های قدیمی ارسال و دریافت نامه های سازمانی است . امروزه توسط زیر سیستم فکس اتوماسیون اداری سازمان ها این امکان را دارند تا بدون نیاز به دستگاه فکس و به صورت الکترونیکی فکس های داخل و خارج سازمان را از طریق اتوماسیون اداری دریافت کنند
ارسال نامه بین دو سرور
این روش برای ارسال نامه ای داخلی استفاده می شود . در این روش ارسال و دریافت امه ها از طریق کارتابل اتوماسیون اداری انجام می شود و افراد می توانند نامه و مکاتبات را در محیط اتوماسیون اداری به گردش دربیاورند . در این روش امکان ارسال انواع نامه و فرم و … را به افراد مختلف سازمان ارسال کرد .
آموزش نامه نگاری در اتوماسیون اداری
یکی از پرکاربردترین فرایند در اغلب سازمان ها نامه نگاری می باشد . در ادامه به آموزش نحوه ارسال نامه با کارتابل در اتوماسیون اداری پیوند می پردازیم :
ایجاد قالب نامه
در مرحله اول باید قالب نامه را در اتوماسیون اداری اضافه کنید که در هنگام ایجاد و ارسال نامه تنها با چند کلیک قالب نامه مورد نظر خود را انتخاب کنید . قالب نامه های سازمان توسط راهبر سیستم تعریف می شود و هر سازمانی ممکن است برای نامه ها از قالب های متفاوتی استفاده کند .
ایجاد نامه
بعد از ایجاد قالب نامه در اتوماسیون اداری نوبت به ایجاد نامه می باشد . با مسیر کارتابل > ایجاد نامه شروع به ایجاد و نوشتن نامه در اتوماسیون اداری می کنیم
در این مرحله با توجه به این که نامه ثبتی و صادره و یا فرم و … باشد, را در اتوماسیون اداری مشخص می کنید و سپس انواع نامه با توجه به اینکه نامه تایپی و نامه اسکن (اسکن نامه های کاغذ) شده و … را مطابق با الگوی مورد نیاز انتخاب می کنیم. الگوی شخصی به این معناست که اگر سازمانی نامه های روزمره مختلفی داره در این قسمت می تونه الگو و مشخصات نامه را تعریف کنه که دیگه نیازی نیست برای هربار ارسال نامه الگو ایجاد کند به عنوان مثال نامه در خواست خرید و نامه مرخصی و ….
نوشتن نامه
قبل از نوشتن نامه , نامه را براساس نوعی که انتخاب شده (صادره یا وارد) مشخصات آن را کامل می کنید . به عنوان مثال مشخصات نامه صادره شامل : طبقه بندی و موضوع و امضاع کننده نهایی و عنوان و رونوشت نامه و.. را مشخص می کنید و سپس متن نامه را تایپ می کنید .
پس از انتخاب نوع و الگوی نامه نوبت به نوشتن نامه در اتوماسیون اداری می باشد . الگوی چاپ را با توجه به این که نامه a4 یا a5 و …. باشد را تعیین می کنیم و متن مورد نظر نامه را تایپ می کنیم .
پیش نویس و ارسال نامه
برای پیش نویس کردن نامه تنها کافیست دکمه ذخیره در منو را کلیک کنید تا نامه در پیش نویس های کارتابل پیوند ذخیره شود .
برای ارسال و ارجاع نامه در اتوماسیون پیوند بعد از نوشتن نامه و کلیک بر روی گزینه ارسال منویی برای شما نمایش داده می شود که می توان نامه را به افراد دیگه در سازمان ارسال کنید و حتی می توانید در این قسمت پیوست به نامه اضافه کنید . تنها کافیست از ابزار بالای صفحه گزینه های مورد نیاز را تکمیل و سپس نامه را ارسال کنید تا نامه در سیستم ثبت و برای گیرنده ارسال شود.
نحوه ارجاع نامه در اتوماسیون اداری
ارجاع نامه در اتوماسیون اداری به معنای هدایت و ارسال نامه‌های ورودی به واحدها یا افراد مناسب جهت بررسی و اقدام است. نحوه انجام این کار ممکن است بسته به نرم‌افزار اتوماسیون اداری شما متفاوت باشد، اما اصول کلی به شرح زیر است:
- ورود به سیستم: ابتدا وارد نرم‌افزار اتوماسیون اداری خود شوید با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود.
- دریافت و مشاهده نامه: به بخش ورودی یا صندوق پستی خود بروید تا نامه‌هایی که برای شما ارسال شده‌اند را مشاهده کنید. بر روی نامه مورد نظر کلیک کنید تا جزئیات آن را بررسی کنید.
- بررسی اطلاعات نامه: محتوای نامه را مطالعه کنید و بررسی کنید که به کدام واحد یا فرد نیاز به ارجاع دارد. معمولاً اطلاعاتی مانند شماره نامه، تاریخ، موضوع و ملاحظات خاص در این مرحله اهمیت دارد.
- انتخاب گزینه ارجاع: در نرم‌افزار اتوماسیون اداری، گزینه‌ای تحت عنوان “ارجاع” پیدا کنید و بر روی این گزینه کلیک کنید.
- تعیین گیرنده: از شما خواسته می‌شود تا گیرنده جدید را انتخاب کنید. ممکن است این گیرنده یک فرد خاص، یک واحد یا دپارتمان باشد. نام و مشخصات گیرنده را از لیست موجود انتخاب کنید.
- اضافه کردن توضیحات (در صورت نیاز): اگر نیاز به توضیحات اضافی یا یادداشت‌های خاص برای گیرنده دارید، آن‌ها را در فیلد مربوطه وارد کنید.این توضیحات می‌توانند شامل اطلاعات تکمیلی یا درخواست‌های خاص باشند.
- تأیید و ارسال: پس از تعیین گیرنده و افزودن توضیحات، گزینه “ارسال” را انتخاب کنید تا فرآیند ارجاع تکمیل شود.
- پیگیری و نظارت: پس از ارجاع، می‌توانید پیگیری کنید که آیا نامه به گیرنده ارسال شده و مورد بررسی قرار گرفته است.معمولاً در نرم‌افزار اتوماسیون اداری قابلیت مشاهده وضعیت نامه‌های ارجاع‌شده وجود دارد.
در نهایت، با توجه به نوع و نسخه نرم‌افزار اتوماسیون اداری شما، این مراحل ممکن است تغییراتی داشته باشند. برای جزئیات دقیق‌تر، به راهنما یا تیم پشتیبانی نرم افزار مراجعه کنید.
سخن پایانی
در این مقاله به اموزش نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری پرداختیم و مراحل مختلفی که یک نامه باید طی کند تا ارسال و یا ارجاع دهیم را باهم بررسی کردیم . همچنین ارسال نامه در اتوماسیون اداری باعث افزایش سرعت در گردش و پیکیر مکاتبات اداری می شود .
اگر نیاز به راهنمایی در مورد نامه و اتوماسیون اداری پیوند دارید کارشناسان ما در کوتاه ترین زمان ممکن به سوالات شما عزیزان پاسخ می دهند.