در هر سازمان، صدها کار کوچک هر روز تکرار می‌شود؛ ارسال نامه، ثبت درخواست، تأیید فرم، یا جست‌وجوی اسناد. در گذشته انجام این کارها ساعت‌ها زمان می‌برد، اما امروز با کمک انواع ابزارهای اتوماسیون اداری، همه این فرایندها در چند دقیقه و به‌صورت خودکار انجام می‌شود.
اتوماسیون اداری در اصل به مجموعه‌ای از نرم‌افزارها گفته می‌شود که وظایف تکراری و جریان اطلاعات بین کارکنان را دیجیتالی میکنند. هدف آن، کاهش زمان انجام کارها، افزایش دقت، و ایجاد هماهنگی میان واحدهای مختلف سازمان است. از نرم‌افزار مدیریت اسناد (DMS) گرفته تا سیستم‌های مدیریت فرآیند (BPMS)، فرم‌سازهای آنلاین، ابزارهای مدیریت پروژه و نرم‌افزارهای CRM، هرکدام نقش خاصی در نظم و بهره‌وری سازمان دارند.
در این مقاله سماتوس، به بررسی و معرفی انواع نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سازمانها می‌پردازیم، تفاوت‌ها و کاربردهای هر کدام را توضیح می‌دهیم و نشان می‌دهیم چگونه انتخاب درست این ابزارها می‌تواند مسیر دیجیتالی‌سازی یک سازمان را هموار کند.
دسته‌بندی‌های اصلی ابزارهای اتوماسیون اداری
هر سازمان برای مدیریت ارتباطات، اسناد و فرآیندهای درون‌سازمانی به مجموعه‌ای از ابزارهای مکمل نیاز دارد. انواع ابزارهای اتوماسیون اداری بر اساس نوع کاربرد و سطح تعامل با فرآیندهای کاری، در چند گروه اصلی تقسیم می‌شوند که هرکدام بخش مشخصی از عملیات سازمانی را پوشش می‌دهند.
به‌طور کلی، می‌توان ابزارهای اتوماسیون اداری را در پنج دسته‌ی اصلی جای داد:
- ابزارهای مدیریت اسناد (DMS): برای ذخیره، بایگانی، جست‌وجو و کنترل نسخه‌ی فایل‌ها و مستندات سازمانی.
- ابزارهای مدیریت گردش فرآیند (BPMS): برای طراحی، اجرا و کنترل خودکار فرآیندهای سازمانی و جریان کار میان واحدها.
- ابزارهای فرم‌ساز: برای ساخت فرم‌های الکترونیکی مانند درخواست‌ها، گزارش‌ها و فرم‌های ارزیابی و اتصال آن‌ها به گردش‌کار.
- ابزارهای مدیریت پروژه: برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و نظارت بر اجرای پروژه‌ها و همکاری تیمی.
- ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): برای ثبت تعاملات با مشتریان، مدیریت فروش و بهبود تجربه‌ی مشتری.
هر یک از این ابزارها می‌تواند به‌صورت مستقل مورد استفاده قرار گیرد یا در قالب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری یکپارچه، در کنار سایر ماژول‌ها پیاده‌سازی شود.
در ادامه به طور مفصل این ۵ نوع ابزار اتوماسیون اداری را بررسی می‌کنیم:
۱. امکان ایجاد گردش کار خودکار اسناد و تأییدیه‌ها
یکی از ویژگی‌های اساسی در هر سیستم مدیریت اسناد، توانایی ایجاد گردش کار (Workflow) و خودکارسازی فرآیندهای تأیید و بازبینی است. در این سیستم، به‌جای ارسال دستی نامه‌ها و اسناد یا چاپ نسخه برای امضا، مدارک در مسیرهای از پیش تعریف‌شده به صورت دیجیتال به افراد مربوطه ارجاع داده می‌شوند.
برای نمونه، زمانی‌که قراردادی در سازمان ایجاد می‌شود، نرم‌افزار به‌صورت خودکار آن را برای مدیر، واحد مالی و در نهایت آرشیو ارسال می‌کند. نتیجه این کار حذف دوباره‌کاری، صرفه‌جویی در زمان و افزایش دقت در پیگیری‌ها است.
همچنین در بسیاری از پلتفرم‌ها، قابلیت‌های DMS شامل تنظیم قوانین اختصاصی برای تاییدها و اعلان‌های خودکار است که هماهنگی بین تیم‌ها را ساده‌تر می‌کند.
در مجموع، DMS را می‌توان قلب نظم اطلاعاتی سازمان دانست؛ جایی که اسناد از حالت پراکنده به شکلی ساختارمند و قابل‌ردیابی درمی‌آیند و پایه اجرای سایر فرایندهای دیجیتال را تشکیل می‌دهند.
کاربرد ابزارهای مدیریت اسناد
کاربردهای ابزارهای مدیریت اسناد شامل:
- حذف مکاتبات و بایگانی‌های کاغذی
- نگهداری تمامی اسناد، فایل‌ها و مکاتبات در یک سامانه‌ی متمرکز
- جست‌وجوی سریع اسناد بر اساس متادیتا، تاریخ، نوع فایل یا محتوای متنی
- نگهداری نسخه‌های قدیمی اسناد و ثبت تاریخچه تغییرات
- تعریف سطح دسترسی کاربران و نقشهای سازمانی برای افزایش امنیت
- پشتیبان‌گیری خودکار و بازیابی سریع اطلاعات در شرایط بحرانی
- امضای دیجیتال، تأیید رسمی اسناد و ثبت لاگ قانونی فعالیت‌ها
- دسته‌بندی هوشمند و خودکار اسناد با استفاده از تگ‌ها، کلیدواژه‌ها یا هوش مصنوعی
- اتصال مستقیم با BPMS، اتوماسیون اداری و سیستم‌های ERP برای بایگانی خودکار
- ثبت سوابق انطباق و حسابرسی و پیگیری اینکه چه کسی، چه زمانی، چه تغییری ایجاد کرده است
- دسترسی از راه دور و موبایل و مشاهده و ویرایش فایل‌ها از طریق مرورگر یا اپلیکیشن موبایل سازمانی
- ادغام با ایمیل سازمانی و بایگانی خودکار پیوست‌ها و مکاتبات در پرونده‌ی مرتبط
- اتوماسیون نام‌گذاری و مسیر‌دهی فایل‌ها و کاهش خطای انسانی در ذخیره‌سازی
- جریان تأیید اسناد و ارسال خودکار فایل برای امضا یا بازبینی در قالب فرایند مشخص
۲. ابزارهای مدیریت گردش فرآیند (BPMS)
هر سازمان مجموعه‌ای از فرآیندها دارد: ثبت درخواست، تأیید پرداخت، صدور حکم، بررسی گزارش و ده‌ها اقدام دیگر که بین واحدهای مختلف جابه‌جا می‌شوند. در روش سنتی، این جریان‌ها اغلب به‌صورت دستی، با ایمیل یا کاغذ انجام می‌شدند؛ در نتیجه کند، مستعد خطا و بدون قابلیت پیگیری بودند. اما امروز با استفاده از نرم‌افزار BPMS، این فرآیندها به‌شکل دیجیتال، خودکار و کاملاً قابل‌ردیابی اجرا می‌شوند.
نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (bpms) به خودکارسازی فرایندها و کارهای مرتبط با کسب و کار می‌پردازد و سازمان را قادر می‌سازد جریان کارها را طراحی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی کند.
در این سیستم، هر فرآیند مانند نقشهای طراحی می‌شود که نشان می‌دهد چه کسی، در چه مرحله‌ای و با چه شرطی باید اقدام کند. برای مثال، در فرآیند درخواست خرید، پس از ثبت فرم، ابتدا مدیر واحد تأیید می‌کند، سپس درخواست به واحد مالی می‌رود و در نهایت تأمین می‌شود. به طور کلی الگوهای متداول گردش‌کار در BPMS عبارت‌اند از:
- الگوی خطی: هر مرحله به ترتیب و بدون بازگشت انجام می‌شود (مثل تأیید مرخصی)
- الگوی موازی: چند مرحله هم‌زمان پیش می‌روند (مثل ارزیابی عملکرد در چند واحد).
- الگوی شرطی: مسیر فرآیند بسته به وضعیت، تغییر می‌کند (مثل درخواست خرید با سقف متفاوت).
یکی از مزیت‌های مهم نرم‌افزار BPMS، امکان اتصال به سایر ماژول‌هاست. برای مثال، می‌تواند با DMS برای بایگانی خودکار اسناد، یا با CRM برای ثبت وضعیت مشتری تعامل کند. همین ویژگی باعث شده BPMS به ستون اصلی اتوماسیون اداری مدرن تبدیل شود.
به‌طور کلی، ابزار اتوماسیون اداری BPMS به سازمانها کمک می‌کند کارها به‌صورت استاندارد، سریع و بدون اتلاف زمان انجام شوند؛ یعنی همان هدفی که از دیجیتالی‌سازی اداری انتظار می‌رود.
کاربرد ابزارهای مدیریت گردش فرآیند (BPMS)
در مورد کاربرد bpms می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- طراحی و مدل‌سازی فرآیندهای سازمانی با الگوهای استاندارد (BPMN 2.0)
- تعریف قوانین، شرط‌ها و مسیرهای متفاوت (خطی، موازی، شرطی یا حلقوی)
- اجرای خودکار گردش‌کارها و حذف فعالیت‌های تکراری
- پایش و ردیابی لحظه‌ای وظایف برای ایجاد شفافیت در اجرای فرآیندها
- بهینه‌سازی فرآیندها با تحلیل داده‌های عملکرد
- مدیریت وظایف میان واحدها و کاهش وابستگی‌های دستی و ایمیلی
- اتصال فرآیندها به فرم‌ها، اسناد و فایل‌های موجود در DMS
- تولید گزارش‌های تحلیلی از زمان اجرا، گلوگاه‌ها، هزینه‌ها و میزان تأخیر
- تعامل مستقیم با CRM، ERP و اتوماسیون اداری برای تبادل داده در لحظه
- افزایش چابکی و هماهنگی سازمان از طریق استانداردسازی گردش‌کارها
- طراحی فرآیند با Drag & Drop و ایجاد گردش‌کار بدون نیاز به کدنویسی
- پشتیبانی از تصمیم‌گیری خودکار و اعمال قوانین هوشمند در مسیر فرآیند
- هشدار و اعلان خودکار و ارسال نوتیفیکیشن در زمان تأخیر یا تغییر وضعیت
- قابلیت شبیه‌سازی و تست فرآیند قبل از اجرای واقعی برای پیش‌بینی گلوگاه‌ها
- مدیریت تغییرات و نسخه‌های فرآیند و نگهداری تاریخچه نسخه‌های مختلف فرآیند
- پشتیبانی از هوش مصنوعی و تحلیل پیش‌بینی‌کننده و پیشنهاد بهینه‌سازی خودکار
۳. ابزارهای فرم‌ساز
در هر سازمان، بخش بزرگی از فعالیت‌ها با فرم‌ها آغاز می‌شود: ثبت درخواست مرخصی، ارسال گزارش مأموریت، ثبت خرید، ارزیابی عملکرد یا حتی نظرسنجی داخلی. زمانی این فرم‌ها روی کاغذ یا در فایل‌های اکسل پخش می‌شدند، اما با توسعه‌ی نرم‌افزار فرم‌ساز، این فرآیندها به‌صورت دیجیتال، سریع و یکپارچه انجام می‌شوند.
فرم‌سازها ابزارهایی هستند که امکان طراحی فرم‌های الکترونیکی بدون نیاز به کدنویسی را فراهم میکنند. کاربران یا مدیران سیستم می‌توانند فیلدها را با کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) بسازند، قوانین و الزامات ورود داده را تعیین کنند و فرم را به جریان کاری (Workflow) متصل نمایند.
به‌طور معمول، فرم‌سازها در سه دسته کاربردی طراحی می‌شوند:
- فرم‌های درخواستی: مانند مرخصی، تدارکات، خرید یا خدمات IT.
- فرم‌های نظرسنجی و ارزیابی: برای جمع‌آوری بازخورد یا سنجش عملکرد تیم‌ها.
- فرم‌های ورود اطلاعات: برای ثبت اطلاعات مشتری، پروژه یا قرارداد.
یکی از تفاوت‌های مهم فرم‌سازها با نرم‌افزار BPMS در این است که فرم‌ساز صرفاً مسئول جمع‌آوری داده‌ها است، در حالی که BPMS مدیریت کامل جریان داده‌ها بین مراحل را برعهده دارد. در واقع، فرم‌ساز نقش دروازه‌ی ورود به گردش‌کار را ایفا می‌کند.
استفاده از فرم‌ساز علاوه بر حذف فرم‌های کاغذی و خطاهای انسانی، باعث می‌شود داده‌ها در قالبی استاندارد وارد سیستم شوند و در گزارش‌گیری‌ها و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی قابل‌استفاده باشند.
برای مثال در یک شرکت خدماتی، فرم درخواست پشتیبانی می‌تواند به‌صورت خودکار به کارشناس مربوطه ارجاع داده شود، وضعیت آن پیگیری و در نهایت بایگانی گردد (اتوماسیون واقعی در ساده‌ترین سطح).
کاربرد ابزارهای فرم‌ساز
در مورد کاربردهای فرم‌ساز نیز می‌توان موارد زیر را نام برد:
- طراحی فرم‌های دیجیتال بدون نیاز به دانش فنی یا کدنویسی
- جمع‌آوری داده‌ها از کاربران، مشتریان یا کارکنان در محیط تحت وب یا موبایل
- ساخت فرم‌های درخواستی (مرخصی، خرید، خدمات IT، پشتیبانی و…)
- ایجاد فرم‌های نظرسنجی، ارزیابی عملکرد، رضایت مشتری و بازخورد داخلی
- تعریف قوانین شرطی برای نمایش یا مخفی‌سازی فیلدها بر اساس پاسخ‌ها
- اتصال به فرآیندهای BPMS برای آغاز گردش‌کار خودکار
- ثبت خودکار داده‌ها در پایگاه داده‌ی سازمانی یا سیستم‌های دیگر (CRM، HRM)
- جلوگیری از ورود داده‌های ناقص با اعتبارسنجی خودکار اطلاعات
- کاهش خطاهای انسانی و تسریع در ورود اطلاعات
- یکپارچگی با اتوماسیون اداری برای بایگانی خودکار فرم‌ها و گردش تأییدها
- ایجاد گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی از داده‌های ثبت‌شده
- استفاده از امضای دیجیتال و ضمیمه‌سازی فایل‌ها در فرم‌ها
- قابلیت ایجاد فرم‌های چندمرحله‌ای برای فرآیندهای پیچیده
- پشتیبانی از هوش مصنوعی برای پیشنهاد فیلدها یا تشخیص داده‌های تکراری
- ارسال اعلان و هشدار خودکار (ایمیل یا پیام داخلی) پس از ثبت فرم
- دسترسی از راه دور و از طریق اپلیکیشن موبایل فرم‌ساز
۴. ابزارهای مدیریت پروژه
سازمانها برای برنامه‌ریزی، پیگیری و کنترل پیشرفت کارها به ابزارهایی نیاز دارند که بتوانند تصویر شفافی از کل پروژه ارائه دهند. اینجا جایی است که نرم‌افزار مدیریت پروژه وارد عمل می‌شود. چنین نرم‌افزاری به مدیران کمک می‌کند وظایف را تعیین، مسئولیت‌ها را تقسیم، زمان‌بندی‌ها را تنظیم و نتایج را ارزیابی کنند.
یکی از ویژگی‌های کلیدی این نوع ابزارها، ایجاد دید کلی بر پروژه‌ها و وظایف جاری است. کاربر می‌تواند در قالب داشبورد یا گانت چارت (Gantt Chart) مراحل انجام پروژه را ببیند و بداند کدام فعالیت در چه وضعیتی است. ابزارهایی مانند Trello، Asana یا ClickUp نمونه‌های شناخته‌شده جهانی هستند، در ایران نیز سامانه‌هایی مانند پروژه‌یار یا نسخه‌های تحت وب داخلی مشابه، با قابلیت اتصال به اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند.
ویژگی دیگر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، امکان همکاری تیمی و اشتراک اطلاعات است. اعضای پروژه می‌توانند مستندات را به اشتراک بگذارند، وضعیت وظایف را تغییر دهند، توضیح بنویسند و از اعلان‌های خودکار درباره تغییرات مطلع شوند. همین تعامل مداوم، بهره‌وری تیم را افزایش داده و از تداخل وظایف جلوگیری می‌کند.
همچنین، این ابزار اتوماسیون اداری به مدیران کمک می‌کند گزارش‌های دقیق از زمان صرف‌شده، میزان پیشرفت و بهره‌وری اعضا به‌دست آورند. برای مثال، اگر پروژه‌ای از زمان‌بندی عقب بماند، سیستم هشدار می‌دهد یا گزارش تحلیلی ارائه می‌کند تا اقدامات اصلاحی انجام شود.
در مجموع، ابزارهای مدیریت پروژه نقش مکمل مهمی در ساختار ابزارهای دیجیتالی مدیریت سازمان دارند. آن‌ها با فراهم‌کردن نظم، شفافیت و قابلیت پایش لحظه‌ای، به سازمانها کمک میکنند تصمیم‌گیری مبتنی بر داده و هماهنگی میان تیم‌ها را به سطحی بالاتر برسانند.
کاربرد نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
کاربردهای نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را در ادامه مرور می‌کنیم:
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌ها با نمودار گانت و خطوط زمانی پویا
- تعیین وظایف، تقسیم کار و تخصیص منابع انسانی و مالی
- پایش پیشرفت وظایف و پروژه‌ها به‌صورت لحظه‌ای
- ثبت خودکار تغییرات و تولید گزارش‌های تحلیلی از وضعیت پروژه
- همکاری تیمی از طریق گفت‌وگو، کامنت و اشتراک فایل در بستر یکپارچه
- هشدار خودکار در صورت تأخیر، تغییر در وظایف یا افزایش هزینه‌ها
- تحلیل بهره‌وری اعضای تیم و شناسایی گلوگاه‌ها
- مستندسازی پروژه‌ها برای آرشیو و ارجاع‌های بعدی
- یکپارچگی با DMS برای ذخیره خودکار مستندات پروژه
- بهبود هماهنگی بین تیم‌ها و مدیران با داشبورد مدیریتی مشترک
- پشتیبانی از متدولوژی‌های مختلف: Agile، Scrum، Kanban یا Hybrid
- گزارش‌دهی پیشرفته: بررسی KPIها، نرخ اتمام وظایف و هزینه‌ها
- مدیریت ریسک پروژه: شناسایی و پایش عوامل تأخیر یا انحراف از هدف
- مدیریت زمان و تایم‌شیت‌ها: ثبت ساعات کاری و بهره‌وری فردی
- اتصال با ابزارهای ارتباطی و اتوماسیون اداری: Slack، Outlook، BPMS
- دسترسی از طریق وب و اپلیکیشن موبایل برای تیم‌های دورکار
۵. ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
نرم‌افزار CRM یکی از مهم‌ترین اجزای اکوسیستم اتوماسیون اداری است. هدف آن، ثبت، مدیریت و تحلیل تمام تعاملات سازمان با مشتریان (از مرحله‌ی جذب تا پشتیبانی پس از فروش) در یک بستر واحد است. به‌عبارت دیگر، CRM مغز ارتباطی سازمان است که داده‌های مربوط به مشتریان را در اختیار بخش‌های مختلف قرار می‌دهد تا تصمیم‌ها دقیق‌تر و سریع‌تر گرفته شوند.
در مدل سنتی، اطلاعات مشتریان در فایل‌های پراکنده یا در اختیار افراد مختلف بود؛ اما امروز با نرم‌افزار CRM، همه‌چیز در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره می‌شود. هر تماس، ایمیل، جلسه، یا حتی شکایت مشتری قابل ثبت و پیگیری است. این تمرکز اطلاعاتی باعث می‌شود هیچ فرصت فروشی از دست نرود و تیم‌های پشتیبانی بتوانند تجربه‌ی بهتری ارائه دهند.
برای مثال، در سازمانی که از CRM و BPMS هم‌زمان استفاده می‌کند، اگر مشتری سفارشی ثبت کند، درخواست به‌صورت خودکار وارد فرآیند تأیید و صدور پیش‌فاکتور می‌شود. در همین حین، اسناد مرتبط از طریق DMS ذخیره شده و برای مدیر مربوطه در اتوماسیون ارجاع داده می‌شود.
در بازار جهانی، ابزارهایی مانند Salesforce، Zoho CRM و HubSpot از محبوب‌ترین نمونه‌ها هستند، در حالی‌که در ایران نیز سامانه‌هایی نظیر اتوماسیون اداری پیوند از شرکت سماتوس، با تمرکز بر یکپارچگی با اتوماسیون اداری و نرم‌افزار BPMS، تجربه‌ی مشابهی را در محیطی بومی ارائه می‌دهند.
در مجموع می‌توان گفت نرم‌افزار CRM صرفاً ابزاری برای فروش نیست؛ بلکه پلی است بین عملیات داخلی و رضایت مشتری. این ابزار با ترکیب داده‌ها، فرآیندها و تعاملات انسانی، بخش جدایی‌ناپذیر از هر دسته‌بندی نرم‌افزارهای اداری مدرن به‌شمار می‌آید.
کاربرد ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
به طور خلاصه کاربردهای نرم‌افزار crm عبارت است از:
- ثبت و ذخیره‌ی متمرکز اطلاعات مشتریان در پایگاه داده‌ی مرکزی
- پیگیری ارتباطات (تماس‌ها، ایمیل‌ها، جلسات، پیام‌ها و تیکت‌ها)
- خودکارسازی فرآیندهای فروش، بازاریابی و خدمات مشتری
- تحلیل داده‌های مشتری برای شناسایی فرصت‌های فروش و رفتار خرید
- امتیازدهی به سرنخ‌ها و اولویت‌بندی پیگیری‌ها
- ادغام با BPMS برای فرآیندهای تأیید، فاکتوردهی و قراردادها
- بهبود تجربه‌ی مشتری از طریق پاسخ‌گویی سریع و دقیق
- گزارش‌گیری از عملکرد تیم‌های فروش و پشتیبانی
- ثبت شکایات و درخواست‌های مشتریان برای پاسخ‌گویی مؤثر
- افزایش وفاداری مشتریان با ارتباط هدفمند و کمپین‌های شخصی‌سازی‌شده
- اتوماسیون بازاریابی و ارسال ایمیل، پیام و کمپین خودکار
- پیش‌بینی فروش با تحلیل هوش مصنوعی
- مدیریت فرصت‌های فروش و پیگیری مراحل از پیشنهاد تا قرارداد
- یکپارچگی با سیستم‌های مالی و ERP برای صدور فاکتور یا ثبت پرداخت‌ها
- داشبوردهای لحظه‌ای و KPIهای عملکرد فروش
- دسترسی موبایلی برای تیم‌های فروش میدانی و پشتیبانی
جمع‌بندی
در این مقاله، با انواع ابزارهای اتوماسیون اداری آشنا شدیم و دیدیم هرکدام چگونه بخشی از فرآیندهای روزمره سازمان را دیجیتالی و یکپارچه میکنند. گفتیم که ابزار اتوماسیون اداری دیگر فقط به ارسال نامه یا بایگانی الکترونیکی محدود نیست، بلکه مجموعه‌ای از سیستم‌های هوشمند است که از مدیریت مستندات تا تعامل با مشتریان را پوشش می‌دهد.
در ابتدا، به ابزارهای مدیریت اسناد (DMS) پرداختیم که ستون ذخیره‌سازی و آرشیو اطلاعات محسوب می‌شوند. سپس نرم‌افزار BPMS را بررسی کردیم که گردش‌کارها را خودکار کرده و مانع از اتلاف زمان در فرآیندهای تکراری می‌شود. بعد از آن، نرم‌افزار فرم‌ساز را معرفی کردیم که داده‌ها را در قالب استاندارد و دیجیتال جمع‌آوری می‌کند، و در ادامه از نرم‌افزار مدیریت پروژه گفتیم که هماهنگی تیم‌ها و پایش پیشرفت پروژه‌ها را ممکن می‌سازد. در انتها نیز، نرم‌افزار CRM را به‌عنوان حلقه ارتباطی میان سازمان و مشتریان بررسی کردیم.
تمام این ابزارها در کنار هم، ساختار یکپارچه‌ای از ابزارهای دیجیتالی مدیریت سازمان را شکل می‌دهند؛ به همین دلیل شناخت دسته‌بندی نرم‌افزارهای اداری و انتخاب ترکیب درست این ابزارها، گامی حیاتی در مسیر تحول دیجیتال سازمانها است.
برای آشنایی بیشتر با انواع ابزارهای اتوماسیون اداری و درخواست دموی نرم‌افزار اتوماسیون اداری «پیوند» با سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
به مدیران کمک می‌کند نیازهای واقعی سازمان را شناسایی و ابزار مناسب را انتخاب کنند. برای مثال، سازمانی با تمرکز بر اسناد به DMS قوی نیاز دارد، در حالی‌که شرکت‌های خدماتی بیشتر از CRM و BPMS بهره می‌برند.
نرم‌افزار BPMS برای طراحی و اجرای گردش‌کارها استفاده می‌شود، اما فرم‌ساز تنها ابزاری برای ایجاد فرم‌های ورودی داده است. در واقع، فرم‌ساز نقطه‌ی آغاز فرآیندها است و BPMS مسیر حرکت آن داده‌ها را میان بخش‌های مختلف مدیریت می‌کند.
زیرا باعث صرفه‌جویی در زمان، بهبود دقت، افزایش بهره‌وری و شفافیت در گردش اطلاعات می‌شود. در دنیای رقابتی امروز، سازمان‌هایی که از ابزارهای دیجیتالی مدیریت سازمان بهره می‌گیرند، سرعت تصمیم‌گیری و کیفیت خدمات بهتری دارند.
با انتخاب راهکارهایی که قابلیت اتصال به‌هم را دارند. برای نمونه، بسیاری از راهکارهای اتوماسیون مانند BPMS، CRM و DMS در محصولات شرکت سماتوس به‌صورت بومی و یکپارچه عرضه می‌شوند تا تبادل داده بدون واسطه انجام شود.
هدف این ابزار کاهش خطاهای انسانی، افزایش هماهنگی میان واحدها و ایجاد شفافیت در فرایندهای روزمره است.