سیستم اتوماسیون اداری روشی برای مقابله با کارهای خسته کننده و تکراری با کمک فناوری است. هیچ بخشی از سازمانها توسط اتوماسیون بی تأثیر نمی مانند. برخی راهکارهای اتوماسیون اداری و انواع اتوماسیون اداری در این مقاله بیان شده است.
اکنون دیجیتالی سازی به بخشی جدایی ناپذیر در سازمان ها تبدیل شده است. استفاده بهینه از اتوماسیون گردش کار سیستم یا سازمان شما را تقویت می کند.
تعریف سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری یک نرم افزار است که کارهای مختلف اداری را خودکار و یا ساده می کند. این سیستم می تواند به ساده سازی کل گردش کار اداری کمک کند.
یک سیستم اتوماسیون اداری می تواند به شما کمک کند با ساده کردن حجم کاری با برنامه هایی که به طور خاص برای انجام وظایف خاص با حداقل تعامل انسانی طراحی شده اند، بهره وری در سازمانتان را افزایش دهید.
برخی از مزایای اتوماسیون اداری در سازمان ها :
- کاهش خطای انسانی
- صرفه جویی در زمان
- افزایش بهره وری
- تجزیه و تحلیل به موقع و گزارش معیارهای عملکرد را ارائه می دهد.
- بانک اطلاعات دفتر شما را ادغام کرده و یک بستر امن و متمرکز دسترسی به داده ایجاد می کند.
- در شناسایی هرگونه مشکل احتمالی سریع عمل می کند و با یک راه حل مناسب برای کسب و کار به شما خدمت می کند.
- یک چشم انداز کلی از روندهای در حال انجام و گردش کار در دفتر ارائه می دهد.
- کاهش کار در یک کار واحد ، ایجاد فضای اضافی برای انجام همزمان چندین پروژه.
- با استفاده از راه حل های پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات ، به دفاتر کمک می کند و امنیت را از هر گونه تهدید داخلی یا خارجی تأمین می کند.
انواع اتوماسیون اداری
انتشارات الکترونیکی
انتشارات الکترونیکی یکی از پرکاربردترین انواع اتوماسیون اداری است. این دسته شامل ابزارهای اداری می شود که در زندگی شخصی و حرفه ای ما به عنوان ابزار اصلی تبدیل شده اند، مانند نرم افزارهای پردازش متن و انتشار دسکتاپ.
ابزار های الکترونیکی و همکاری
همانطور که کار از راه دور رایج تر می شود، سازمان ها احتمالاً به راه حل های اتوماسیون اداری برای ساده کردن ارتباطات روی می آورند. ابزارهای توسعه کم کد مانند نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) می توانند به شرکت ها در ساده سازی عملیات خود کمک کنند.
برای مثال، با خودکارسازی رویه‌های تأیید، یک شرکت می‌تواند مشکلات را از بین ببرد. کارمندان می توانند بدون نیاز به تماس با مدیران خود برای امضا، درخواست خود را از خانه یا دفتر ارسال کنند. دریافت کننده به صورت الکترونیکی مطلع می شود و درخواست کننده می تواند بدون نیاز به پیگیری مکرر وضعیت را به سرعت پیگیری کند.
ذخیره سازی اسناد و پردازش تصویر
ابزار های پردازش تصویر و ذخیره‌سازی اسناد، فناوری‌هایی مانند سیستم‌های مدیریت گردش کار اسناد و ابزارهای تصویربرداری مانند اسکنرها را در بر می‌گیرند. سازمان‌هایی که همچنان به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ یا غیراستاندارد متکی هستند، اغلب هزینه‌های بیش از حد، بهره‌وری از دست رفته، خطاهای پرهزینه را تجربه میکنند.
یک سیستم مدیریت گردش کار می تواند ذخیره، جستجو و بازیابی اسناد را ساده کند. علاوه بر این، می‌تواند انطباق را با حفظ دنباله بهبود بخشد و نیاز به انجام وظایف ورود دستی داده‌ها را از طریق ویژگی‌هایی مانند تشخیص کاراکتر نوری (OCR) و تشخیص کاراکتر هوشمند (ICR) برطرف کند.
بیشتر بخوانید : ویژگی ضروری سیستم مدیریت اسناد
مدیریت
نرم افزارهای اتوماسیون اداری شامل راه حل هایی برای مدیریت وظایف و زمان بندی در محیط های اداری می باشد .راه حل های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) با اجازه دادن به کسب و کارها برای بهبود در سطح فرآیند، اتوماسیون اداری را به سطح بعدی می برد.
به عنوان مثال، مدیریت وظایف را می توان با تعیین سطح اولویت و فوریت وظایف و اختصاص به افراد مختلف در تیم خود انجام داد. به این ترتیب، می‌دانید چه کسی چه چیزی را مدیریت می‌کند، داده های عملکرد را با ابزارهای مدیریت کار جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنند و پیشرفت کار را پیگیری کنند.
انواع نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری با خودکارکردن برخی از وظایف باعث کاهش کارهای تکراری و افزایش بهره وری می شود . در ادامه ۶ تا از انواع اتوماسیون اداری را برای شما تعریف می کنیم :
اتوماسیون بازاریابی
اتوماسیون بازاریابی به تیم فروش در پیدا کردن سرنخ ها کمک می کند . همچنین این نرم افزار ها به سازمان ها کمک می کند تا کمپین های بازاریابی خود را سریع تر اجرا کنند و به موفقیت برسند .
ابزار اتوماسیون بازاریابی به شرکت ها برای بررسی فعالیت های مشتریان و شناسایی سرنخ های فروش کمک کند
اتوماسیون مالی
عملیات مالی در سازمان ها فرایند کاملا پیچیده و زمان بری است .سازمان ها با خودکار کردن فرآیند حسابداری می توانند زمان زیادی در انواع کار های ثبت و پردازش حساب ها صرفه جویی کنند .
با استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون مالی جمع آوری داده ها خودکار می شود و خطاهای داده نیز کاهش پیدا می کند.
اتوماسیون فرآیند ها
نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (bpms) به خودکار سازی فرایند ها و کارهای مرتبط با کسب و کار می پردازد . این ابزار با یکپارچه سازی سایر ابزار های اتوماسیون باعث افزایش بهره وری در سازمان می شود .
برخی از فرآیند های که با این ابزار خودکار می شوند شامل :انتقال فایل ,درخواست مرخصی , ارائه گزارش و … است .
اتوماسیون منابع انسانی
این ابزار چندین مرحله دارد و قابلیت خودکار سازی را دارند . سیستم مدیریت منابع انسانی به خودکار کردن فرایند های استخدام کمک می کند. با استفاده از این سیستم واحد منابع انسانی می تواند علاوه بر فرآیند استخدام , فرایند مدیریت اطلاعات و درخواست های مرخصی و حقوق را نیز خودکار کنند.
اتوماسیون مدیریت اسناد
این سیستم برای ذخیره‌سازی، دسته‌بندی، بازیابی، و مدیریت اسناد الکترونیکی به کار می‌روند. این نرم‌افزارها به سازمانها کمک میکنند تا از کاغذبازی جلوگیری کرده و دسترسی سریع به اطلاعات داشته باشند.
اتوماسیون مدیریت جلسات
اتوماسیون مدیریت جلسات برای مدیریت پروژه‌ها، پیگیری وظایف و تعیین مسئولیت‌های کارکنان در سازمان ها استفاده می شوند .این سیستم‌ها جلسات را به‌صورت خودکار برنامه‌ریزی و یادآوری‌های لازم را به اعضا ارسال میکنند.
اتوماسیون تدارکات
اتوماسیون تدارکات کارمندان شما را از انجام وظایف زائد آزاد می کند و آنها را مطابق با مجموعه مهارت های آنها آماده می کند.
این امر ضمن ایجاد شفافیت ، زمان کافی برای انجام وظایف استراتژیک ، ایجاد کارآیی در مدیریت هزینه ها ، روابط سالم با تامین کنندگان ، ضمن تأمین دقیق هرگونه پیشرفت احتمالی ، هزینه های کارکنان را متعادل می کند.
انواع مختلف اتوماسیون اداری به سازمانها کمک میکنند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشیده و بهره‌وری را در سازمان افزایش دهند. بسته به نیازهای سازمان، می‌توان از این ابزارها در بخش‌های مختلف برای بهینه‌سازی و ساده‌سازی عملیات استفاده کرد. انتخاب مناسب‌ترین نوع اتوماسیون به نوع فعالیت‌های سازمان و اهداف آن بستگی دارد.
بیشتر بخوانید : چرا به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم؟
راهکارهای اتوماسیون اداری در سازمان ها
راهکارهای اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و ابزارهایی اشاره دارد که با هدف بهینه‌سازی، خودکارسازی و ساده‌سازی فرآیندهای اداری و سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. این راهکارها برای کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، جلوگیری از خطاهای انسانی و بهبود عملکرد سازمان طراحی شده‌اند. در زیر چند راهکار اصلی اتوماسیون اداری ارائه شده است:
- راهکار مدیریت اسناد
- راهکار مدیریت گردش کار
- راهکار مدیریت منابع انسانی
- راهکار مدیریت ارتباطات
- راهکار مدیریت مشتریان
- و…
انتخاب راهکار مناسب اتوماسیون اداری بستگی به نوع و اندازه سازمان، نیازهای خاص و فرآیندهای کلیدی آن دارد. پیاده‌سازی این راهکارها نه‌تنها باعث بهبود عملکرد سازمان می‌شود، بلکه باعث کاهش هزینه‌ها، افزایش کارایی و ارتقای کیفیت خدمات می‌گردد.
انواع اتوماسیون اداری از نظر پیاده سازی سیستم
اتوماسیون اداری ویندوزی
در این نوع اتوماسیون اداری، سیستم بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب و راه‌اندازی می‌شوند و تمام نرم‌افزارها و داده‌ها به صورت محلی در دیتاسنترهای داخلی سازمان ذخیره و مدیریت می‌شوند. یکی از معایب بزرگی که این مدل نرم افزار ها دارند نیاز به خرید و نگهداری سرورها، تجهیزات سخت‌افزاری و همچنین تیم پشتیبانی فنی برای مدیریت سیستم در سازمان است .
اتوماسیون اداری ابری
داشتن یک سیستم اتوماسیون اداری ابری زحمت و هزینه های عملیاتی را کاهش می دهد.حتی قبل از انتقال ابر ، همه ی سیستم و شبکه شما باید کاملاً مطابق با نیازهای پیکربندی آن باشد.
با تهیه و پیکربندی هر نوع زیرساخت ابری و به دنبال آن مدیریت صحیح ، می توانید منابع و زمان خود را آزاد کنید.
اتوماسیون اداری تحت وب
این نوع از اتوماسیون اداری به جای نصب بر روی سیستم های داخلی سازمان بر روی پایگاه داده ذخیره می شود. و از طریق شبکه های وب در دسترس کاربران سازمان قرار می گیرد.
این دسته از انواع اتوماسیون اداری مشکلاتی مثل سرعت پایین و محدودیت فضای ذخیره سازی و امکان دسترسی به اتوماسیون اداری را فراهم کرده است .
اصول اولیه اتوماسیون اداری چیست ؟
- کارتابل
- دبیرخانه
- گردش مکاتبات
نتیجه گیری
در این مقاله با انواع اتوماسیون و راهکار ها و اهمیت آن آشنا شدیم . نرم افزار اتوماسیون اداری بخشی جدایی ناپذیر از محل کار است. از بهبود گردش کار گرفته تا صرفه جویی درهزینه ها و… مزایای بسیاری دارد. استفاده از آخرین فن آوری ها و انتخاب بهترین ابزار تضمین می کند که نتایج خوبی دست می آورید.
حتما نرم افزاری را انتخاب کنید که نیازهای شما را برآورده کند تا بتواند بازده خوبی از سرمایه گذاری داشته باشد.