دفتر اندیکاتور یا نامه نما، دفتری است که در آن می‌توانید مشخصات نامههای صادره، وارده و بین سازمانی خود را ثبت کنید و زمانی که به نامه‌ای نیاز دارید، بر اساس این مشخصات (مثل شماره اندیکاتور، فرستنده، موضوع و…) به راحتی آن را پیدا کنید. در کنار این دفتر، دفتری به نام دفتر اندکس وجود دارد که برای کمک به دسته‌بندی نامههای سازمان‌های با حجم بالای نامه‌نگاری استفاده میشود و به طبقهبندی بهتر سیستم نامه نگاری کمک می‌کند.
این دفترها هم به صورت فیزیکی و هم در غالب نرم افزار مثل نرم فزار دبیرخانه در دسترس هستند. پس اگر برای شما هم این سوال پیش آمده که دفتر اندیکاتور چیست و چه کاربردی دارد با ما همراه باشید.
دفتر اندیکاتور چیست و چه کاربردی دارد؟
دفتر اندیکاتور، وسیله‌ای برای ثبت کلیه اطلاعات و مشخصات مربوط به مکاتبات شرکت‌ها است. این دفترها هم برای مکاتبات درون‌سازمانی و هم مکاتبات برون‌سازمانی استفاده میشود.
اگر در سازمانی مشغول به کار هستید که نامه نگاری زیادی دارد، خواهید دید که در میان حجم بالای نامه‌ها، گم شدن یک نامه اصلا دور از ذهن نیست؛ و در عین حال ممکن است عواقب وحشتناکی برای سازمان به همراه داشته باشد. با کمک دفتر اندیکاتور می‌توانید جلوی چنین اتفاقاتی و ضررهای ناشی از آن را بگیرید.
بیشتر بخوانید : صفر تا صد نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری
دفتر اندکس چیست؟
این دفتر در واقع دفتری کمکی برای دفتر اندیکاتور است و به دفتر راهنمای دبیرخانه معروف است. دبیرخانه هر نامه‌ای که ارسال یا دریافت میشود را در دفتر اندکس هم ثبت می‌کند تا در زمان نیاز، بتوان نامه مورد نظر را راحت‌تر پیدا کرد. این دفتر بیشتر مورد استفاده سازمان‌هایی است که حجم مکاتبات اداری‌شان بالاست.
دفتر اندکس از سه ستون فرستنده نامه، شماره اندیکاتور (شماره نامه ثبت شده در دفتر اندیکاتور)، و هزار (شماره هزارگان نامه) تشکیل شده است.
نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور
دفتر اندیکاتور دارای دو فرم متفاوت برای نامههای وارده و صادره است. این فرم‌ها شامل یک سری ستون است که به بایگانی و پیدا کردن نامه‌ها کمک می‌کند.
- شماره ردیف: معمولا همان شماره اندیکاتور است.
- تاریخ: تاریخی که نامه در آن ارسال یا دریافت شده است.
- گیرنده نامه: سازمان، مقام یا فردی که نامه به آن ارسال میشود.
- موضوع: موضوع توسط نویسنده نامه مشخص میشود و متن نامه درمورد همین موضوع است.
- شرح نامه: توضیحی کلی در مورد محتوای نامه (معمولا می‌توان از موضوع نامه برای پر کردن این قسمت کمک گرفت).
- شماره نامه: هر نامه دارای شماره مشخصی است که سازمانها بسته به سیستم بایگانی به آن اختصاص میدهند.
- ذکر شماره‌های قبل: ثبت شماره‌های نامه‌هایی که قبلا صادر شده، ولی به این نامه مرتبط هستند.
- صاحبان نامه: منظور، فرستنده نامه است که می‌تواند یک سازمان یا فرد باشد.
- ارجاع: اگر نیاز باشد که نامه به فرد، واحد یا سازمان خاصی ارجاع داده شود، در این بخش ثبت میشود.
- شماره پرونده: اگر نامه مربوط به یک پرونده خاص باشد، در این بخش شماره آن پرونده ذکر میشود.
- رونوشت: اگر احتیاج باشد رونوشت از نامه‌ها به فرد یا واحدی فرستاده شود، در این ستون نوشته میشود.
- پیوست: در این ستون ذکر میشود که نامه پیوست دارد یا خیر؛ اگر پیوست وجود دارد باید تعداد آن ثبت شود.
نحوه تکمیل دفتر اندیکاتور
ممکن است در ابتدا ظاهر این دفتر و ستون‌های زیادش گیج کننده باشد، ولی نگران نباشید. در ادامه با هم چگونگی دریافت یک نامه و ثبت آن در دفتر اندیکاتور را بررسی می‌کنیم.
در سازمان‌های بزرگ، ابتدا دبیرخانه فرد یا واحد مورد ارجاع نامه را مشخص می‌کند و سپس نامه توسط متصدی ثبت نامه، ثبت میشود. ستون‌های مهمی که حتما باید پر شوند شماره نامه، تاریخ نامه، موضوع، شماره اندیکاتور، فرستنده، گیرنده و پیوست هستند. با کمک این ستون‌ها می‌توان به راحتی سازمان فرستنده یا گیرنده، تاریخ، نوع و موضوع نامه آن را پیدا کرد.
در سازمان‌های کوچک‌تر معمولا منشی یا نیروی اداری مسئول ثبت و ارجاع نامه‌ها به فرد مورد نظر است؛ ولی روند پر کردن دفتر اندیکاتور در هر دو نوع سازمان یکی است.
بیشتر بخوانید : انواع نامه اداری در سازمان
نمونه پر شده دفتر اندیکاتور
در ادامه می‌توانید نمونه پر شده دفتر اندیکاتور را بر اساس توضیحات بالا ببینید. در نظر داشته باشید که نحوه پرکردن و سیستم طبقهبندی و شماره گزاری هر سازمانی می‌تواند منحصربفرد باشد و نیازی نیست دقیقا از این الگو پیروی کنید.
فواید دفتر اندیکاتور
- امکان شناسایی خطاهای فردی در نامه نگاری‌ها از قبیل مشکلات نوشتاری، فراموشی کارکنان در ارسال یا دریافت نامه‌ها، پیگیری موارد مورد نیاز و…
- دسته‌بندی منظم نامه‌ها بر اساس نیازهای سازمان
- امکان پیدا کردن نامه‌ها بر اساس مشخصات آن مثل شماره نامه، شماره ردیف و…
- امکان پیگیری وضعیت نامه‌ها
- امکان دسته‌بندی نامه‌ها بر اساس نیازهای سازمانی و بخش‌های مختلف
جایگزین مدرن دفتر اندیکاتور
در سال‌های اخیر دفترهای فیزیکی اندیکاتور و دفتر اندکس جای خود را به نرم افزار دفتر اندیکاتور مثل سیستم اتوماسیون اداری پیوند داده اند. این نرم افزارها نه تنها امکاناتی گسترده‌تر و جامع‌تر نسبت به نمونه‌های فیزیکی دارند، بلکه سرعت مکاتبات را افزایش داده، امکان اشتباه را کاهش می‌دهد و مشکلات دفتر فیزیکی مثل امکان خرابی، گم شدن، نیاز به فضای بایگانی و… را از بین می‌برند.
برخی دیگر از امکانات نرم افزار دبیرخانه پیوند:
- دسته‌بندی نامههای صادره، وارده و داخلی
- دسته‌بندی نامههای در دست اقدام، آماده امضا، بایگانی و…
- جست‌وجوی پیشرفته بر اساس اطلاعات نامه‌ها
- امکان ذخیره نامه‌ها روی هارد
- دریافت خروجی از نامه‌ها در قالب PDF
- قابلیت تعریف الگوی نامه و الگوی چاپ
- امکان ایجاد امضای الکترونیکی
- سیستم اشتراک فایل درون سازمانی با سطوح مختلف دسترسی
- پشتیبانی از فکس سرور
- ثبت وقایع و گزارش‌گیری
- امنیت نرم افزاری بالا برای مقابله با حمله‌های سایبری
- پشتیبانی از قفل سخت‌افزاری
- سرعت بالا به دلیل استفاده از سیستم AJAX
- و دهها امکان منحصربفرد
نتیجه گیری
در این مقاله خواندیم که دفتر اندیکاتور چیست، دفتر اندکس چیست و هر کدام چه کاربردهایی دارند. دفتر اندیکاتور یکی از قدیمی‌ترین روش‌های دسته‌بندی نامههای اداری است که به کمک آن می‌توان نامههای ارسالی یا دریافتی و اطلاعات مربوط به آن را ثبت کرد. این اطلاعات به پیدا کردن نامههای مورد نیاز، و اطلاعات مربوط به هر نامه کمک میکنند.
در دوران مدرن، این دفترها جای خود را به نرم‌افزار‌های اتوماسیون اداری نظیر اتوماسیون اداری داده‌اند. این نرم‌افزارنه تنها جایگزین کاملی برای دفتر اندیکاتور است، بلکه امکانات و توانایی‌های بسیار گسترده‌تری در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
برای آشنایی بیشتر و دموی رایگان نرم افزار دبیرخانه پیوند با همکاران ما در واحد پشتیبانی و فروش تماس بگیرید.