امروزه سازمان ها در حین کار و ارتباط با مشتریان، حجم عظیمی از اسناد و داده ها را ایجاد می کنند. ایجاد و گردآوری اسناد نسبتاً آسان است. جایی که اکثر تیم ها با مشکل مواجه می شوند سازماندهی و ذخیره آنها به گونه ای است که در دسترس و ایمن باشند. اینجاست که هر سازمانی باید از خود بپرسد سیستم مدیریت اسناد (DMS) چیست؟
سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) وارد این عرصه می‌شوند تا تمام مراحل ذخیره‌سازی، بازیابی و اشتراک‌گذاری اسناد را به‌طور کارآمد و امن مدیریت کنند. در این مقاله تمام آنچه را که برای مدیریت امن اسناد در سازمان خود نیاز دارید به اشتراک می‌گذاریم و نحوه پیاده‌سازی نرم افزار dms (سیستم مدیریت اسناد)، چالش‌هایی که ممکن است با آنها مواجه شوید و ویژگی‌های کلیدی برای جستجوی یک سیستم مدیریت اسناد را بررسی خواهیم کرد.
مدیریت اسناد (DMS) چیست؟
مدیریت اسناد یا Document Management System که به اختصار DMS گفته می‌شود، نحوه استفاده، مدیریت و ذخیره اسناد توسط یک سازمان است. این اسناد ممکن است در قالب‌های مختلفی مانند PDF، تصاویر، ویدئو، صوت، صفحات گسترده و … ارائه شوند. به عبارت دیگر، DMS یک ابزار دیجیتال است که سازمان‌ها برای مدیریت داده‌ها و اسناد خود از آن استفاده می‌کنند تا بتوانند جریان کار خود را بهبود بخشند و به صورت مؤثرتر با داده‌ها و اسناد خود کار کنند.
این سیستم‌ها معمولاً از یک پایگاه داده مرکزی استفاده می‌کنند که اسناد شرکت آن ذخیره می‌گردد و ابزارهایی مثل جستجو و فیلترینگ برای شناسایی سریع اسناد از قابلیت‌های کلیدی این سامانه‌ها است. با استفاده از DMS، امکان به اشتراک‌گذاری داده‌ها با تیم‌ها و کاربران مختلف، ایجاد نسخه‌های مختلف از اسناد و پیگیری تغییرات صورت گرفته در آنها مختلف وجود دارد.
DMS به‌عنوان یک منبع واحد برای تمام اطلاعات و آرشیوهای شرکت شما عمل می‌کند. استفاده از نرم‌افزار آرشیو الکترونیکی اسناد تا حد زیادی به ساده‌سازی فرآیند مدیریت چرخه عمر سند کمک می‌کند. شما می‌توانید گردش کار و فرآیندهای خودکار را برای مدیریت، به‌روزرسانی و ذخیره اسناد به اشتراک‌گذاشته‌شده و استفاده‌شده در شرکت تنظیم کنید. این ابزارها نه تنها به سرعت پردازش اسناد کمک می‌کنند بلکه امنیت و یکپارچگی آنها را نیز حفظ می‌کنند.
چرا مدیریت اسناد مهم است؟
مدیریت اسناد بخش حیاتی هر کسب‌وکار است که می‌تواند بر سرعت و کارایی عملیات تأثیر مستقیم بگذارد. بسیاری از سازمان‌ها از سیستم‌های مختلف برای ذخیره و مدیریت اسناد استفاده می‌کنند. اما اگر این سیستم‌ها به درستی مدیریت نشوند، احتمال از دست رفتن داده‌ها یا ایجاد تداخل در دسترسی به اسناد مهم وجود دارد. اینجا است که سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) وارد عمل می‌شوند.
DMSها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که اسناد خود را به صورت دیجیتال مدیریت کنند، آنها را در یک سیستم مرکزی ذخیره‌سازی کنند و با ایجاد قابلیت جستجو، دسترسی آسان و سریع به اسناد را فراهم کنند. با استفاده از این سیستم‌ها، شرکت‌ها می‌توانند امنیت اطلاعات خود را حفظ کنند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری نمایند.
بیشتر بخوانید : ویژگی ضروری سیستم مدیریت اسناد
مزایای سیستم‌های مدیریت اسناد
استفاده از DMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارایی خود را افزایش دهند و از اشتباهات انسانی جلوگیری کنند. در ادامه، به برخی از مزایای کلیدی این سیستم‌ها پرداخته‌ایم:
- بهبود همکاری و کار تیمی
سیستم‌های مدیریت اسناد تضمین می‌کنند که اعضای تیم همیشه به آخرین نسخه سند دسترسی دارند و می‌توانند به‌راحتی در پروژه‌ها همکاری کنند. اعضای تیم می‌توانند اسناد را مشاهده، ویرایش و نظر دهند که این باعث بهبود همکاری می‌شود.
- امنیت پیشرفته
در سامانه مدیریت اسناد حفظ امنیت اطلاعات و اسناد شما در اولویت قرار دارد. سیستم‌های مدیریت اسناد تضمین می‌کنند که اسناد ورودی و خروجی از سازمان شما ایمن هستند و به‌طور ایمن در یک پلتفرم مرکزی و در دسترس برای همه‌ی تیم‌ها ذخیره می‌شوند.
سیستم‌های مدیریت اسناد دارای کنترل‌های امنیتی و دسترسی داخلی هستند تا بتوانید دقیقاً کنترل کنید که چه کسی می‌تواند به کدام اسناد دسترسی داشته باشد، همچنین تمام فعالیت‌ها را در هر سندی ردیابی و مشاهده کنید.
- انطباق و ممیزی
سیستم‌های مدیریت اسناد به ردیابی تاریخچه سند از ایجاد تا ویرایش و دانلود کمک می‌کند. این اطلاعات برای شیوه‌های انطباق با صنعت و کسب‌وکارهایی که حسابرسی می‌شوند، حیاتی است.
- بازیابی سریع و آسان اسناد
سیستم‌های مدیریت اسناد و مدارک معمولاً دارای قابلیت جستجوی قوی هستند و تیم‌ها می‌توانند اسناد مناسب را در صورت نیاز پیدا کنند. جستجوی سند مناسب زمانی که ارزش کل یک کسب‌وکار را دارید می‌تواند دشوار و وقت‌گیر باشد و حتی می‌تواند برای شما هزینه داشته باشد. نمایه‌سازی مناسب به شما امکان می‌دهد یک سند را در عرض چند ثانیه پیدا کنید و همچنین به کارمندان اجازه می‌دهد از راه دور به اسناد مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.
- بهره‌وری بهبود یافته
استفاده از سیستم مدیریت اسناد به این معنی است که کارمندان وقت خود را برای جستجوی فایل ها در چندین رایانه، برنامه یا پلتفرم های مبتنی بر ابر تلف نمی کنند. هر کسی که دسترسی مناسبی داشته باشد می تواند اسناد مورد نیاز خود را به سرعت و به راحتی جستجو کند.
- مقیاس بندی آسان
سیستم مدیریت اسناد نسبت به یک بایگانی کاغذی سنتی انعطاف پذیرتر است. به راحتی همراه با کسب و کار شما رشد می کند و شما می توانید سیستم مدیریت اسناد خود را با چند کلیک بر اساس نیاز سازمان خود تنظیم کنید. همچنین نیاز به فضای ذخیره سازی فیزیکی فایل ها و اسناد کاغذی را کاهش می دهد.
بیشتر بخوانید : نرم افزار سازمانی که کارایی شما را افزایش می دهد
چالش‌های رایج در مدیریت اسناد
با وجود مزایای بی‌شمار DMS، سازمان‌ها در هنگام پیاده‌سازی این سیستم‌ها ممکن است با چالش‌هایی روبه‌رو شوند. یکی از اصلی‌ترین مشکلات، عدم آگاهی کارکنان از نحوه استفاده صحیح از سیستم‌های جدید است. اگر کارکنان آگاهی کافی از قابلیت‌های DMS نداشته باشند یا به آن اعتماد نکنند، ممکن است به روش‌های سنتی خود برای مدیریت اسناد بازگردند.
از چالش‌های دیگر این سیستم‌ها می‌توان به انتخاب سیستم DMS متناسب برای سازمان، هزینه‌های اولیه پیاده‌سازی، و نیاز به آموزش کارکنان نام برد. این مشکلات می‌توانند سرعت پیاده‌سازی سیستم را کند نماید، ولی در نتیجه مثبت استفاده از این سامانه‌ها در هر سازمانی به قدری است که به آسانی این چالش‌ها را پوشش می‌دهد.
نحوه پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد (DMS)
هنگام پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت اسناد جدید یا به‌روزرسانی سیستم موجود خود، ابتدا باید نحوه جریان فرآیند را برنامه‌ریزی کنید. برای مثال، شما باید تصمیم بگیرید که اطلاعات و اسناد چگونه باید سازماندهی شوند، چه کسانی به چه اسنادی دسترسی خواهند داشت، و چگونه فرآیندهای مختلف کاری با استفاده از این سیستم بهینه خواهند شد.
برنامه خود را با تیم‌های خود به اشتراک بگذارید تا مطمئن شوید که همه از دستورالعمل‌ها پیروی می‌کنند. برنامه شما باید برای مدیریت اسناد موجود، جدید و نسخه‌های دیجیتال و فیزیکی باشد. مطمئن شوید که سیستم جدید را در مقیاس کوچک قبل از ارائه آن به کل سازمان آزمایش کرده‌اید.
این فرآیند باید به‌گونه‌ای انجام شود که تمام کارکنان بتوانند به‌راحتی به اسناد دسترسی پیدا کنند و همکاری به‌راحتی انجام شود. در نهایت، پیاده‌سازی DMS می‌تواند به‌شدت سرعت و کارایی تیم‌ها را افزایش دهد و از خطاهای انسانی جلوگیری کند.
مراحل پیاده سازی DMS
- تحلیل نیازها: بررسی دقیق نیازهای سازمان برای تعیین مشخصات سیستم.
- انتخاب نرم‌افزار مناسب: بررسی ویژگی‌ها و انتخاب بهترین گزینه موجود.
- آموزش تیم: اطمینان از آگاهی تیم‌ها از نحوه استفاده از سیستم.
- آزمایش سیستم: آزمایش سیستم در مقیاس کوچک قبل از ارائه به کل سازمان.
ویژگی‌های کلیدی سیستم‌های مدیریت اسناد
در جستجوی یک سیستم مدیریت اسناد کارآمد، شما باید ویژگی‌هایی را در نظر بگیرید که می‌توانند برای سازمان شما مفید باشند. این ویژگی‌ها عبارتند از:
- امنیت بالا: اطمینان حاصل کنید که اسناد حساس به‌طور ایمن ذخیره می‌شوند و فقط افرادی که مجاز هستند به آنها دسترسی دارند.
- قابلیت جستجو و بازیابی آسان: سیستم باید به گونه‌ای طراحی شود که جستجوی اسناد و بازیابی آنها سریع و آسان باشد.
- پشتیبانی از نسخه‌های مختلف اسناد: قابلیت نگهداری نسخه‌های مختلف از اسناد و امکان بازگشت به نسخه‌های قبلی در صورت نیاز.
- یکپارچگی با دیگر سیستم‌ها: سیستم مدیریت اسناد باید بتواند با دیگر ابزارهای سازمان شما (مانند ایمیل، ERP و CRM) یکپارچه شود تا اطلاعات بدون نیاز به انتقال دستی در دسترس باشند.
بیشتر بخوانید : آشنایی با انواع فرایندهای کسب و کار
نحوه عملکرد سیستم آرشیو اسناد (DMS)
سیستم مدیریت اسناد، کل چرخه عمر یک سند تجاری را همراهی می‌کند – از ضبط و ایجاد تا توزیع و پردازش. حال بیایید به نحوه عملکرد یک نرم‌افزار DMS نگاه کنیم.
عملکرد نرم‌افزار DMS سه مرحله اصلی دارد:
- ضبط و ایجاد سند
هنگامی که یک سند جدید ایجاد می‌شود یا دریافت می‌شود، آن را به سیستم DMS منتقل کرده و اطلاعات اولیه را ثبت می‌کنید. این اطلاعات می‌توانند شامل ابرداده‌هایی همچون تاریخ ایجاد، نام کاربری که سند را بارگذاری کرده است، و دیگر جزئیات مربوط به سند باشند.
- ذخیره یک سند
سند در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره می‌شود که دسترسی به آن را راحت‌تر می‌کند. اسناد بر اساس قوانین تنظیم‌شده قبلی مرتب و ذخیره می‌شوند. به عنوان مثال، اسناد مالی ممکن است در پوشه‌ای خاص ذخیره شوند، در حالی که اسناد مشتریان در بخش دیگری قرار گیرند.
- بازیابی و توزیع یک سند
در نهایت، زمانی که نیاز به دسترسی به یک سند خاص است، کاربران می‌توانند با استفاده از قابلیت‌های جستجو به‌سرعت به سند مورد نظر دست یابند. همچنین این سیستم‌ها می‌توانند اسناد را برای تیم‌ها و افراد خاص ارسال کنند تا فرآیندهای تأیید و همکاری ادامه یابد.
چرا شرکت ها به سیستم مدیریت اسناد نیاز دارند؟
در چشم‌انداز کسب‌وکار امروزی، با وجود بیماری کرونا و تغییر به کار ترکیبی یا از راه دور، صاحبان و مدیران مشاغل مدت‌هاست که از سیستم‌های موقت برای مدیریت، ذخیره و اشتراک‌گذاری اسناد استفاده می‌کنند. اما مدیران شرکت ها برای به دست آوردن کنترل و بینش از اسناد و داده های ورودی و خروجی سازمان باید از سیستم های مدیریت اسناد استفاده کنند. در این صورت است که مطمئن می شوید که همه کارمندان به جدیدترین و به‌روزترین نسخه‌های اسناد دسترسی دارند.
اعضای تیم می توانند به راحتی نظرات، پیشنهادات و حاشیه نویسی را در نرم افزار سیستم مدیریت اسناد اداری اضافه کنند و همکاری، ارتباط، بررسی و تایید کار را آسان می کند.
نرم افزار مدیریت اسناد همچنین مسائل امنیتی و ممیزی داده ها را با ایجاد مسیرهای چرخه عمر سند از ایجاد تا اصلاح و توزیع حل می کند.
آینده سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS)
با پیشرفت‌های روزافزون فناوری اطلاعات، آینده سیستم‌های DMS روشن‌تر از همیشه به نظر می‌رسد. این سیستم‌ها همچنان در حال تکامل هستند و با ویژگی‌های جدید و بهبود یافته، ابزارهای قدرتمندتری برای مدیریت اسناد خواهند بود. برخی از ترندهای پیشرو در این حوزه عبارتند از:
- هوش مصنوعی و یادگیری ماشین: با استفاده از هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML)، سیستم‌های DMS قادر خواهند بود تا اسناد را به‌طور هوشمندانه‌تر شناسایی، دسته‌بندی و پردازش کنند. این تکنولوژی‌ها می‌توانند به سیستم‌های DMS این قابلیت را بدهند که از محتویات اسناد نیز اطلاعات مورد نیاز را استخراج کنند و به‌طور خودکار پیشنهادهایی برای مدیریت بهتر اسناد ارائه دهند.
- یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: آینده سیستم‌های DMS به یکپارچگی بهتر با دیگر نرم‌افزارهای سازمانی، مانند سیستم‌های ERP و CRM، وابسته است. این یکپارچگی می‌تواند جریان اطلاعات و اسناد را در سراسر سازمان بهبود بخشد و کارایی را افزایش دهد.
- فضای ابری (Cloud Storage): فضای ابری نیز آینده‌ای روشن برای سیستم‌های DMSترسیم نموده است. با ذخیره‌سازی اسناد در فضای ابری، سازمان‌ها می‌توانند از هر مکانی به اسناد دسترسی داشته باشند و نگرانی‌های مربوط به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی را کاهش دهند.
جمع بندی
در این مطلب، با هم خواندیم که سیستم مدیریت اسناد (DMS) چیست و چرا برای شرکت‌ها مهم است. این سیستم‌ها به سازمان اجازه می‌دهند تا به صورت یکپارچه و بهینه اسناد خود را بایگانی و استفاده نمایند.
مسلما پیاده‌سازی هر سامانه جدیدی با مزایا و در عین حال چالش‌هایی همراه است، اما با مدیریت صحیح و پیش‌بینی این چالش‌ها، می‌توان به سرعت با آنها روبرو شد و عملکرد سازمان را افزایش داد. همکاران ما در سماتوس، آماده پاسخگویی به سوالات شما در زمینه سیستم‌های مدیریت سازمانی هستند. همچنین با استفاده از سامانه جامع اتوماسیون اداری پیوند، به ابزارهای کلیدی سیستم‌های DMS هم دسترسی خواهید داشت. برای دریافت دمو با ما تماس بگیرید.
سوالات متداول
نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) یک راه حل دیجیتالی است که به سازمان ها در پردازش، ضبط، ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد کمک می کند. . طراحی و پیاده‌سازی فرآیندهای کسب و کار و گردش کار دیجیتالی بدون نرم‌افزار مدیریت اسناد کاملاً غیرممکن است.
نرم افزار مدیریت اسناد , اسناد را در قالب الکترونیکی ضبط، مدیریت، بازیابی و ذخیره می کند. این به عنوان نمایش دیجیتال و ذخیره سازی امن اسناد تعریف می شود تا کسب و کارها بتوانند به سطوح جدیدی از سرعت، دقت و شفافیت دست یابند و در عین حال زیرساخت اطلاعاتی قابل پیش بینی، قابل اعتماد و قابل تکرار را ایجاد کنند.
این راه حل ها باید بتوانند با سیستم های دیگر یکپارچه شوند. این یکپارچه‌سازی‌ها به شما کمک می‌کند تا در صورت نیاز به اسناد برای انجام کار خود دسترسی داشته باشند.
نرم افزار مدیریت اسناد یک نرم افزار ضروری برای اکثر مشاغل است. کاغذ، اگرچه کاملاً منسوخ نیست، اما گران است و نگهداری آن دشوار است، یک کارمند باید کاغذ را بایگانی کند و یکی دیگر از کارکنان باید زمانی را صرف بازیابی اطلاعات کند.همچنین فرآیندهای دستی باعث هزینه های بیشتر، کاهش کارایی و خطاهای بیشتر می شود. از سوی دیگر، نرم افزار مدیریت اسناد، گزینه هایی را برای ذخیره سازی و بازیابی دیجیتال، گردش کار خودکار، امنیت داده ها و اقدامات انطباق در اختیار شما قرار می دهد.