اتوماسیون اداری از روبات ها گرفته تا سیستم های نرم افزاری به تیم ها کمک می کند تا با دقت و راحتی بیشتری کار کنند. مدیران و رهبران مشاغل باید اتوماسیون را بررسی کنند زودتر از آنکه از رقبا عقب مانده یا کارمندانی بی انگیزه داشته باشند. سازمانهایی که عقب می مانند به طور چشمگیری در معرض آسیب هستند. زیرا اتوماسیون کردن کارها اجازه می دهد منابع مستقیما به سایر سرمایه های نواورانه منتقل شده که نتیجه آن افزایش کارایی و بهره وری است. راهبران باید نواوری کنند یا از موقعیت های رقابتی خارج شوند. در این مقاله با مزایا و معایب اتوماسیون اداری بیشتر آشنا می شوید.
مزایای اتوماسیون اداری
اولین و اصلی ترین مزیت اتوماسیون اداری امکان پیگیری امور، ثبت و ضبط و بایگانی مستندات، ردیابی اطلاعات است.
پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری طیف وسیعی از مزایا را به سازمان ها ارائه می دهد. این مزایا عبارتند از:
- به یک سازمان اجازه می دهد تا تقریباً بدون کاغذ و کاملاً دیجیتالی شود.
- امنیت و پیش بینی بیشتر فرآیندها
- یک سازمان را مجبور به آزمایش و تعریف آنچه برای اتوماسیون مهم است ، می کند.
- توانایی تمرکز بیشتر بر استثناها و نه اختصاص دادن وقت برای انجام کارهای تکراری
- دفاتر می توانند کار بیشتری را با منابع کمتری پردازش کنند.
- هزینه های استفاده از ورق کاغذ ، کارتریج تونر و احتمالاً چاپگر را کاهش دهید.
- با اجتناب از استفاده از کاغذ و جوهر ، کارهای اداری را خودکار کند.
- کاهش کارهای دستی یا پیش پا افتاده کارکنان را از خستگی و نارضایتی کاهش می دهد
- افراد به دنبال پیشرفت در زمینه های دیگر اند و با گذشت زمان فرهنگ نوآوری ایجاد میکند
- درگیر کردن کارمندان با تلاشهای اتوماسیون، اعضای تیم را توانمند می کند.
برخی دیگر از مزایای اتوماسیون اداری شامل :
افزایش بهره وری
یکی از مزایایی اتوماسیون اداری کمک میکند کارهای تکراری و زمان‌بر به صورت خودکار انجام شود و نیروی انسانی برای انجام وظایف پیچیده‌تر آزاد شود.
صرفهجویی در زمان و هزینه
اتوماسیون اداری با خودکار سازی کارها های اداری باعث کاهش نیاز به کاغذ بازی، بهبود سرعت انجام کارها، و کاهش خطاهای انسانی موجب صرفهجویی در زمان و هزینهها میشود.
کنترل و نظارت بهتر
یکی از مزایای اتوماسیون اداری کنترل و نظارت بهتر کارهای تیم است . با پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان، مدیران می‌توانند فرآیندها و پیشرفت کارها را به راحتی نظارت کنند و تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تری داشته باشند.
افزایش امنیت اطلاعات
سیستم‌های اتوماسیون اداری با داشتن گواهینامه های معتبری که کسب کرده اند, دارای مکانیزم‌های امنیتی برای حفاظت از اطلاعات , دادهای سازمان هستند که از دسترسی غیرمجاز و خطرات احتمالی جلوگیری می‌کنند.
معایب اتوماسیون اداری
- اگر برخی از فرآیندهای با ارزش بالا خودکار باشند ، تعامل تیم با مشتری را کاهش می دهد.
- مشاغل ممکن است فرآیندهای اشتباه را خودکار کنند.
- ممکن است سازمانها مهارت لازم برای مدیریت تلاشهای اتوماسیون اداری را نداشته باشند.
- تیم به فرایندهای خودکار / الکترونیکی اعتماد افراطانه خواهند کرد.
- هزینه های اولیه سرمایه گذاری ممکن است مانع از روند خودکار سازی سازمان شود.
چرا باید از اتوماسیون اداری در سازمان ها استفاده کرد؟
ضرورت استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها دلایل زیادی دارد. به عنوان مثال نرم افزار اتوماسیون اداری باعث کاهش زمان انجام وظایف تکراری و ساده در سازمان میشود, و به جای انجام دستی وظایف مثل ثبت اسناد یا پردازش اطلاعات، این سیستم‌ها به صورت خودکار این فرآیندها را انجام می‌دهند که باعث زمان بیشتری صرف کارهای مهم تر در سازمان شود. همچنین اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن اسناد و فرآیندهای سازمان به آن ها کمک می کند که خیلی سریع و از هر مکانی به داده ها دسترسی داشته باشند.
اتوماسیون اداری اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری بین بخش های مختلف سازمان را راحت می کند که موجب بهبود هماهنگی تیم‌ها و اشتراک‌گذاری بهتر داده‌ها و اسناد میشود.
تاثیر اتوماسیون اداری در کسب و کار ها
در این قسمت تاثیر اتوماسیون اداری بر در پردازش حقوق کارکنان یک سازمان را مورد بررسی قرار دادیم :
هر ماه کارمندان باید برگه حضور خود را به بخش حسابداری شرکت ارسال کنند. فرآیند ایجاد حقوق و دستمزد مستلزم ورود چندین فاکتور مانند ساعت کار ، زمان تعطیلات و مرخصی ها است. سپس حسابدار پس از اعمال قوانینی که شرکت استفاده می کند و مانند کسر مالیات دولت از آن پیروی می کند ، از زمان ورودی کارمندان در سازمان استفاده می کند تا چک حقوق و دستمزد را برای هر کارمند تعیین کند. بدیهی است که این امر برای پردازش هر یک از کارمندان به تلاش گسترده دستی نیاز دارد.
در یک فرآیند خودکار ، سیستم همان قوانینی را که کارمند حقوق و دستمزد به طور سریع به کار می برد ، برای تعیین اینکه کدام یک از کارکنان را می توان بدون مداخله پردازش کرد ، بدون تخلف از خطاهای قانونی یا جدول زمانی ، اعمال می شود. این به کارمند حسابداری اجازه می دهد تا موارد استثنایی را مدیریت کرده و وقت خود را بر روی بهینه سازی بیشتر بخش خود یا کار با کاربران نهایی برای کاهش خطاهای حقوق و دستمزد متمرکز کند.
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چیست ؟
چگونه تعیین کنیم کدام فرایند باید خودکارسازی شود؟
رهبران مشاغل و مدیران دفتر باید در نظر بگیرند که کدام یک از کارهای دفتر برای خودکار کردن ، بیهوده ترین است. برای شناسایی این کارها اغلب چندین روش وجود دارد از جمله موارد زیر:
- فعالیت های ارزش افزوده را شناسایی کنید: درک کنید که مشتریان شما چه ارزشی برای محصولات و خدمات قائل هستند
- مراحل لازم برای تأمین این مقدار را تعیین کنید: فعالیتهای اصلی را که باید برای ارائه آنچه مشتریان نیاز دارند، شناسایی کنید
- شناسایی زباله در فرآیندها: مشخص کنید که کارمندان بیشترین زمان را برای صرف کدام کار می گذرانند
- برای شناسایی تغییرات با تیم کار کنید: از کارمندان بخواهید در یک جلسه شرکت کنند تا بفهمند بهترین روش چیست ، یعنی انجام سریعترین و دقیق ترین کارها چگونه انجام میشود
- اندازه گیری: فرآیند فعلی را از نظر زمان تکمیل و سطح دقت آن شروع کنید
پس از شناسایی وظایف اصلی دفتر و مبنای داده ها ، مدیران خود را در موقعیت قدرتمندی برای شروع فرآیند اتوماسیون برای سازمان خود می یابند.
دلیل اصلی راکد ماندن یا عدم کارآیی دفاتر و تیم ها اغلب به دلیل فرهنگ یا هنجارهای روزمره است. بهترین راه برای اتوماسیون و دفتر کار ، توانمند سازی کارمندان و نصب فرهنگ کارایی و تکیه دادن به تیم خود است. در بهترین حالت حتی اگر مفهومی از اتوماسیون اداری به کار گرفته شود ، نداشتن آموزش یا فرهنگ صحیح کارمندان می تواند مانع ابتکارات برای بهبود وضعیت دفتر شود.
چرا اتوماسیون اداری پیوند ؟
یکی از ویژگی های مهم اتوماسیون اداری پیوند حفظ امنیت داده ها می باشد همچنین اتوماسیون اداری پیوند باعث کاهش هزینه ها در سازمان می شود برخی از مزایای اتوماسیون اداری پیوند :
- خودکارسازی فرایند های دستی در سازمان
- مشکلاتی که باعث اتلاف زمان و هزینه می شود را شناسایی و مشخص می کند
- با ارائه گزارشات تصمیم گیری را راحت تر می شود
- و…..
همان طور که گفتیم خودکار سازی فرایند ها باعث صرفه جویی در هزینه ها و زمان و افزایش بهره وری در سازمان می شود .
همچنین نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند با دریافت گواهینامه های امنیتی از مراجع قانونی نگرانی کاربران را برای حفط و یکپارچگی داده ها رفع می کند .