با افزایش سن شرکت ها ، گردش کار زیاد باعث ناکارآمدی می شود و فرآیندها ممکن است باعث رکود و انزوا و کندی سازمان شوند.گردش کارها می تواند از نحوه مرتب سازی نامه الکترونیکی تا نحوه مدیریت تعاملات بین فروشندگان و مشتریان متغیر باشد. حتی مسائل كوچك نیز می توانند در عملیات یک شرکت یا سازمان تأثیرات زیادی داشته باشند. در این مقاله یاد می گیریم سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPMS چیست و با مزایا و اهمیت آن آشنا می شویم.
مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS چیست؟
مدیریت فرآیند های کسب و کار یا BPMS مخفف عبارت Business Process Management System است. BPMS یک نرمافزار یا مجموعهای از ابزارهاست که برای طراحی، مدیریت، اجرا، نظارت و بهینهسازی فرآیندهای کسبوکار در سازمانها مورد استفاده قرار میگیرد. هدف BPMS این است که به سازمانها کمک کند تا فرآیندهای خود را کارآمدتر، شفاف‌تر و قابل نظارت‌تر کنند.
درک تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار قبل از اجرای آن مهم است. نرم افزار BPMS راه حلی برای کمک به مشاغل در درک و نظارت فرآیندهای تجاری و اجرای استراتژی BPM قوی در سازمان طراحی شده است.
در واقع نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS به شرکت‌ها کمک میکند تا با شناسایی، مدلسازی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری خود را مدیریت و بهبود بخشن. همچنین با BPMS، سازمانها می‌توانند گردش کارها و وظایف مختلف بین کارکنان، سیستمها و بخش‌های مختلف را به صورت هماهنگ مدیریت کنند.
بیشتر بخوانید: معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS
4 وظایف اصلی نرم افزار BPMS
- مدل سازی : نرم افزار BPMS به کاربران این را امکان می‌دهد تا فرآیندهای کسبوکار را به شکل نموداری طراحی و مستند کنند. این نمودارها نشان می‌دهند که چگونه مراحل مختلف یک فرآیند به هم متصل شده و چگونه داده‌ها و وظایف , بین تیم یا سیستم‌های مختلف منتقل میشوند.
- خودکار سازی : نرم افزار BPMS قادر است وظایف تکراری و دستی را خودکار کند و به‌صورت سیستمی جریان کارها را به جلو ببرد. این کار باعث کاهش زمان انجام کارها و خطاهای انسانی می‌شود.
- نظارت و پیگیری: سامانه BPMS امکان نظارت بر فرآیندهای در حال اجرا را به مدیران می‌دهد. مدیران می‌توانند به‌صورت لحظه‌ای بر وضعیت فرآیندها نظارت داشته و در صورت بروز مشکلات، مداخله کنند.
- تحلیل و بهینهسازی: با جمع‌آوری داده‌های مربوط به عملکرد فرآیندها، نرم افزار BPMS به سازمانها کمک میکند تا عملکرد فرآیندهای خود را تحلیل کرده و با استفاده از این داده‌ها، فرآیندها را بهینه کنند.
فواید و مزایای نرم افزار BPMS
نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار bpms برای شرکت های که می خواهند فرایند کسب و کار را بهبود ببخشند ضروری است .
بسیاری از راه حل های موجود در بازار امروز به سادگی نمی توانند مشکلات سازمان را در آینده حل کنند. بر خلاف راه حل های خاص مانند ERP یا مدیریت اسناد ، راه حل های مدیریت فرآیند تجارت برای حل نیازهای آینده شما با یک راه حل انعطاف پذیر و کارآمد طراحی و ساخته شده است.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به سرعت و کارایی کارکنان کمک می کند. در اینجا چندین مزایای نرم افزار BPMS بیان شده تا به شما ایده کلی از مزایا و فواید نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار بدهد :
افزایش بهره وری
نرم افزارbpms با حذف وظایف تکراری ، بهره وری را افزایش می دهد که باعث می شود عملکرد شرکت افزایش پیدا کند . همچنین با استفاده از این نرم افزار درک و پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می شود .
با اتصال فرآیندها، می توان داده های مفید تری برای کارمندان ایجاد کرد تا گردش کار را دنبال کنند و منابع را در صورت نیاز به کارهای ضروری دیگه تخصیص دهند.
بهبود سرعت
با این سیستم ، سازمان ها می توانند فرآیندهای مختلف ایجاد کنند که باعث افزایش چابکی می شود که به سرعت با شرایط سازمان سازگار می شود. این سیستم گردش کار را سفارشی می کند تا از سازگاری فرایند ها با سازمان اطمینان حاصل کند.
کاهش هزینه ها
کاهش هزینه ها هدف مهم هر سازمانی است. هزینه های عملیاتی کمتر به سود بیشتر و بودجه سازمانی بهتر گفته می شود. یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار , فرآیندها را کنترل می کند و مطمئن می شود که آنها هیچ مرحله غیر ضروری یا اقدامات ناخواسته ای انجام نمی شود. کیفیت محصول را بهبود می بخشد، گلوگاه های فرآیند را از بین می برد و ریسک شرکت را به حداقل می رساند و هزینه های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.
برخی دیگه از مزایای نرم افزار BPMS :
- یکپارچه سازی بین سازمانی را قادر می سازد تا کنترلهای مدیریت را در سطح فناوری گسترش دهد.
- تغییر قوانین و مقررات فرایندها را در سازمان به طور موثر مدیریت می کند.
- یک محیط ساختاری اما قابل برنامه ریزی برای گسترش به سایر صنایع و نیازها برای به حداقل رساندن هزینه های آموزش فراهم می کند.
مراحل کار نرم افزار BPMS
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار BPMS به بهبود فرآیند های سازمان کمک می کند . این نرم افزار با بررسی نتایج و متغیر های سازمان مشکلات را شناسایی می کند و بهبود می دهد و بعد به طور مداوم گردش کار را برای اثر بخشی و کارایی بهتر نظارت و تست می کند .
مراحل مدیریت فرایند کسب و کار bpms شامل : تجزیه و تحلیل، طراحی، مدلسازی، اجرا، نظارت و بهینهسازی.
۱.تحلیل و بررسی
در این مرحله با تجزیه و تحلیل فرایند های موجود در سازمان مشکلات را پیدا می کند. هر جنبه ای از گردش کار تجزیه و تحلیل می شود و معیارهایی برای حل مشکلات در سازمان ایجاد می شود.
۲.طرح
این مرحله شامل اصلاح مشکلات و تأخیرهای فرآیندها و طراحی یک گردش کار کارآمدتر است. هدف این طراحی اصلاح گردش کار و فرآیندهای درون آن است که منجر به پیدا شدن تنگناها و ناکارآمدی می شود. تمام مشکلات و تنش ها را در فرآیندهای استاندارد هدف قرار می دهد و آنها را با یک فرآیند کارآمدتر تصحیح می کند.
۳.مدل سازی
فرایند های طرحی شده در یک فلوچارت با رفع پاسخگویی و افزونگی در هر فرآیند نشان داده می شود. حلقه‌های شرطی را با متغیرهایی در هر نقطه معرفی میکند تا نتایج متفاوتی را نسبت به فرآیندهای قدیمی تعیین کند، مانند گام‌هایی که باید در زمانی که خروجی هدف برآورده نشد یا اگر نتیجه مرحله قبل رضایت‌بخش است، انجام داد.
۴.اجرا
پس از مدل سازی و شبیه سازی موفقیت آمیز طراحی گردش کار، مرحله بعد اجرای فرآیندها است. قبل از استقرار فرایند در سازمان، ابتدا برای بررسی درست بودن و پیدا کردن ایرادات نهایی طرح روی یک سیستم کوچکتر آزمایش می شود.
۵.نظارت
در اینجا، فرآیندهای بررسی شده و آماده پیاده سازی در سازمان است. عملکرد فرآیند ها در هر مرحله برای تعیین اثربخشی فرایند تجزیه و تحلیل می شود. همچنین به شناسایی مشکلات و آسیب پذیری های امنیتی کمک می کند.
۶.بهينه سازي
در این مرحله داده های به دست آمده , نظارت تجزیه و تحلیل می شود و هر تغییری که برای کارآمدتر کردن گردش کار که لازم است اعمال می شود.
نمونه هایی از کاربرد سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار BPMS
نمونه‌های موفق از اجرای سیستم BPMS در سازمان‌های مختلف نشان‌دهنده قدرت این سیستم در بهینهسازی و خودکارسازی فرآیندهای کسبوکار است. برخی از نمونه های مدیریت فرایند کسب و کار bpms که برای دستیابی به اهداف سازمان استفاده میشوند شامل :
- فروش و بازاریابی
- گزارشات مالی
- مدیریت فاکتور ها
- فرایند های استخدام
در ادامه چند نمونه از کاربردهای BPMS در صنایع مختلف آورده شده است:
صنعت بانکداری
بانک های بزرگی هستند که از BPMS برای بهبود فرآیندهای وام‌دهی و مدیریت مشتری استفاده می کنند. این نرم افزار به بانک‌ها کمک کرده‌اند تا زمان پردازش درخواست‌های وام را کاهش دهند و مدیریت حساب‌های مشتری، پردازش وام‌ها و … به کمک نرم افزار BPMS به طور خودکار انجام می‌شود که این باعث کاهش خطاهای انسانی و افزایش سرعت شده است. به شکل موثرتری با مشتریان ارتباط برقرار کنند.
شرکت های بیمه
در شرکت‌های بیمه , BPMS برای پردازش درخواست‌های بیمه‌نامه، مدیریت ادعاها و بررسی اسناد بیمه‌ای استفاده می‌شود. نرم افزار BPMS فرآیندهای پیچیده‌ای مانند ارزیابی خسارت و صدور بیمه‌نامه را ساده و خودکار کرده است که باعث ارتباط بین بخش‌های مختلف مانند ارزیابی و پرداخت خسارت تسهیل شده است.
سازمان های دولتی
در سازمان‌های دولتی از نرم افزار BPMS برای مدیریت پروژه‌ها، پیگیری درخواست‌ها و خدمات به شهروندان و… استفاده می‌شود. برای مثال، سازمان‌های دولتی از BPMS برای پیگیری و پاسخ‌دهی به درخواست‌های ارباب رجوع و بهبود خدمات الکترونیکی بهره می‌برند. سامانه‌های ثبت‌نام و درخواست الکترونیکی در دولت‌های الکترونیک از نمونه‌های بارز اجرای BPMS هستند.
بیشتر بخوانید: مزایای مدیریت فرایند کسب و کار
BPMS ابری
نرم افزار ابری از طریق مرورگر وب شما از هر مکانی قابل دسترسی است. جدا از قابلیت دسترسی ، BPMS ابری مسئولیت مدیریت نرم افزار را به عهده سازمان می گذارد. نرم افزارهای ابری معمولاً در قالب SaaS (Software as a service) ارائه می شوند. که منجر به پرداخت هزینه کمتری برای مشتری می شود.
بیشتر بخوانید : چرا شرکت ها به نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارند ؟
مراحل پیاده سازی BPMS
موفقیت یک سیستم یا نرم افزار BPM به انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما ختم نمی شود. عامل اصلی موفقیت یک طرح مدیریت فرآیند، اجرای آن است.
۱۰ نکته مهم پیاده سازی سامانه مدیریت فرآیند:
- انتخاب پلتفرم
- انتخاب فرآیند
- شناسایی تیم فرآیندساز
- تنظیم معیارها
- ترسیم نمودار گردش کار
- ملاقات با سهامداران
- آزمایش سیستم
- ادغام و نظارت
- آموزش کاربران
- بهینه سازی و مقایسه
سوالات متداول
چرا سازمان ها باید از BPMS استفاده کنند؟
نرم افزار اتوماسیون اداری به سادگی وظایف را از فردی به فرد دیگر هدایت می کند. به عنوان مثال می توان روند بررسی یک نامه را مثال زد. در این روند یک نامه از یک شخص به فرد دیگر ارسال می شود. هنگامی که همه نامه را بررسی کردند ، روند کار کامل می شود. یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار از چند طریق نرم افزار اتوماسیون را به سطح کاملاً جدیدی منتقل می کند. یعنی فرآیند کسب و کار با یکپارچه سازی سیستم های موجود ، قوانین سازمان ، داده های ، فرم ها و الگوها است و گردش کار را راحت می کند.
دلایل اهمیت سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار bpms
سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار bpms توسط شرکت ها برای مدیریت عملیات استفاده می شود. bpms به ساده سازی عملیات و کارآمدتر کردن فرآیند ها در سازمان کمک می کنند. هدف اصلی یک سیستم BPMS خودکار سازی فرآیندهای تجاری است که منجر به افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها و بهبود کیفیت خدمات می شود.
.برخی از دلیلی که نشان می دهد شما به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارید :
- اتلاف زمان
- تکرار اشتباهات در پروژه ها
- افزایش خطا در پروژه ها
- کمبود و یا نبود اطلاعات کافی در مورد پروژه
ما در این مقاله گفتیم که نرم افزار BPMS چیست و چه مزایای داره و بدون استفاده از این نرم افزار کسب و کار ها به مشکل می خورند.
اگر هنوز BPMS را برای سازمان خود انتخاب نکرده اید ، زمانش فرا رسیده است. انتخاب صحیح نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار برای هر شرکتی یک تصمیم مهم است. حتماً نرم افزاری را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و بتواند بر اساس نیاز های شما سفارشی سازی بشه .برای آشنایی با راهکار های مدیریت فرایند کسب و کار و یا سیستم BPMS پیوند می توانید درخواست دمو پر کنید تا کارشناسان ما سریع ترین زمان ممکن با شما تماس بگیرند.
ممنون از توضیحاتتون